DeepOcean gagne du temps et réduit son stress grâce à XaitPorter

Grâce à un processus de réponse aux appels d'offres déjà bien rodé, DeepOcean parvenait à surmonter ces défis techniques. Néanmoins, l'entreprise était consciente qu'une marge de progression existait. Elle s'est donc mise en quête d'une solution de collaboration documentaire capable de soutenir ses processus internes déjà robustes, tout en les optimisant progressivement.

Au fil des années, DeepOcean a observé ses partenaires commerciaux et ses concurrents utiliser une solution de gestion de propositions facilitant la création rapide de documents volumineux, complexes et critiques. Cette solution, c'était XaitPorter : le logiciel de co-rédaction et d'automatisation qui permet aux entreprises de livrer des documents complexes jusqu'à 70 % plus rapidement.

Une visibilité totale sur l'avancement et les équipes

Il a fallu quelques essais à Ragnhild Brekke-Brandtzæg et son équipe pour affiner leur méthode de travail. Après avoir testé et validé cette approche sur un nouvel appel d'offres, et une fois pleinement satisfaits du résultat, ils ont étendu l'utilisation de la solution à un plus grand nombre de collaborateurs.

« Quelques mois plus tard, nous avons créé un guide d'utilisation interne. Il s'appuyait sur les meilleures pratiques d'utilisation de XaitPorter, tout en précisant la méthodologie propre à DeepOcean pour configurer un projet, définir les sous-sections et appliquer nos styles de mise en forme spécifiques. »

• Co-rédaction. Abat les cloisons entre les experts et les bureaux à travers le monde pour rédiger et réviser ensemble beaucoup plus rapidement.

• Modèles de mise en page. Des modèles prédéfinis établissent et protègent la mise en page, le formatage et la numérotation tout au long du développement, éliminant ainsi toute intervention manuelle.

• Bibliothèques de contenu. Centralisez vos contenus standards pour les retrouver, les utiliser et les mettre à jour facilement, tout en contrôlant l'édition des documents de référence.

• Workflow automatisé. La visibilité des tâches, les transferts de dossiers et les notifications automatiques permettent à chaque membre de l'équipe, peu importe où il se trouve, de rester informé et de respecter les délais.

• Tableaux de bord d'avancement. « De plus, chacun dispose de sa propre vue tableau de bord, qui affiche un résumé de l'état d'avancement, les tâches qui lui sont assignées et les commentaires non lus des autres membres de l'équipe. »

• Succès Client. « C’était génial ! Kristian de chez Xait nous a guidés en toute sécurité tout au long de l'onboarding (intégration). Il était toujours disponible par téléphone et nos e-mails recevaient toujours une réponse rapide. »

• Optimisation du processus. « Après cela, ma collègue et moi avons commencé à l'expérimenter sur chacun de nos appels d'offres et nous avons invité trois ingénieurs sur le projet. Nous avons dû élaborer une "recette" pour construire les réponses et être aussi efficaces que possible pour obtenir le résultat souhaité. »

• Adoption par les utilisateurs. Pour certains collègues de Mme Brekke-Brandtzæg, l'utilisation de XaitPorter a nécessité un temps d'adaptation. Cependant, ils ont rapidement pris le coup de main. « Je suis TRÈS agréablement surprise de la rapidité avec laquelle les gens ont pu s'immerger dans l'outil. À mesure qu'ils découvrent comment tout cela fonctionne, ils l'apprécient énormément. »

« XaitPorter nous aide à faire bonne impression dès le premier regard »

Une fois l'accès généralisé à tout le département, chaque collaborateur a bénéficié d'un accompagnement personnalisé par les experts de Xait pour s'approprier le guide d'utilisation. Après le succès de la phase initiale à Haugesund, le déploiement s’est poursuivi à Aberdeen pour former les équipes britanniques. Prochaine escale : les États-Unis, où l'équipe commerciale se prépare à son tour à adopter XaitPorter.

• Contenu à jour. « Avec XaitPorter, vous disposez toujours des informations les plus récentes. Cela évite de simplement copier-coller depuis un ancien appel d'offres sans savoir s'il s'agit de la version la plus récente et la plus exacte. »

• Facilité d'utilisation. « Il est extrêmement simple de glisser-déposer les contenus clés dans un projet. Cela nous permet de rendre notre proposition commerciale aussi convaincante que possible en nous concentrant sur ce qui s'applique directement à l'appel d'offres. Nous sommes bien plus efficaces désormais. »

• Gestion du flux de travail (Workflow). « XaitPorter facilite l'attribution des tâches de rédaction et de révision aux membres de l'équipe et aux experts métiers (SME), ainsi que la définition d'échéances individuelles », explique Mme Brekke-Brandtzæg.

• Processus rationalisé. « L'assistant d'assignation vous permet de sélectionner qui travaillera sur quoi et pour quand. Des notifications par e-mail sont envoyées automatiquement pour informer chaque personne de la section dont elle est responsable. »

• Appels d'offres professionnels. « Il est primordial pour moi que nos réponses fassent bonne impression dès le premier coup d'œil. Nous soumettons énormément de documents pour différents appels d'offres. Le client potentiel ne lira peut-être pas tout en détail, mais les parties qu'il consultera — et on ne sait jamais lesquelles — doivent impérativement avoir un aspect et une qualité professionnels. »

Grâce à XaitPorter, DeepOcean a atteint ses objectifs : éliminer la mise en forme manuelle, optimiser l'accès et l'utilisation du contenu, et renforcer le contrôle sur le processus et l'avancement des appels d'offres. Cette efficacité leur a permis de réduire le stress et de gagner du temps, tout en améliorant la qualité de leurs dossiers de candidature.

En s'équipant du bon outil de co-rédaction et d'automatisation, DeepOcean a su accroître l'efficacité et la maîtrise d'un processus interne déjà performant. Une excellente nouvelle au vu de la forte croissance de l'entreprise et de la demande croissante pour ses services.