Étude de cas :

ENGIE Solutions : Comment XaitProposal a optimisé la réponse aux appels d'offres d'un géant de l'énergie

Filiale à 100 % du groupe ENGIE, ENGIE Solutions est l'allié durable de ses clients professionnels sur la voie de la décarbonation. Du bâtiment au site industriel, du quartier à la ville, ENGIE Solutions accompagne ses clients pour associer au mieux énergies bas carbone et économies d'énergie, en tirant parti des ressources renouvelables disponibles localement. 

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Région
France

Taille de l'entreprise
16 000 collaborateurs

Secteur d'activité
Énergie

Solution
XaitProposal

À propos de Engie Solutions

ENGIE Solutions se positionne comme votre allié durable et innovant pour accompagner la décarbonation de vos activités tout en conjuguant sobriété énergétique, économies d’énergie et énergies vertueuses en vous proposant des solutions et équipement énergétiques. Face aux défis climatiques, la sobriété énergétique s’impose comme une réponse essentielle pour limiter les impacts environnementaux. .

Avant XaitProposal : Un processus de réponse aux appels d'offres éclaté

Initialement, ENGIE Solutions s’appuyait sur une plateforme interne proposant des modèles Word et PowerPoint, enrichis de blocs de contenu et de gabarits graphiques. Mais faute de mises à jour régulières – qui dépendaient alors d’un seul administrateur – l’outil avait été abandonné par les équipes.

La faible modularité de ce système traditionnel se traduisait par des offres commerciales trop longues, peu lisibles, et manquant cruellement d’impact face à la concurrence.

"La solution utilisée avant XaitProposal proposait une modularité de contenu assez limitée, les offres étaient très longues et manquaient d’impact !"
Romain Noyere, Directeur Digital Production des Offres, Engie Solutions

Pourquoi choisir XaitProposal comme logiciel de Proposal Management ?

Parmi trois candidats retenus à l’issue d’un appel d’offres rigoureux, la solution Xait s’est distinguée. L’expertise métier des équipes de Xait, combinée à une approche globale de la gestion des propositions commerciales, a fait la différence. L’objectif stratégique était clair : structurer, professionnaliser et harmoniser la production des dossiers.

« Xait a été retenu pour son outil de Proposal Management qui a une longueur d’avance sur la concurrence et s’adapte parfaitement aux offres à forts contenus rédactionnels et aux mémoires techniques du secteur de l'énergie. »
Romain Noyere, Directeur Digital Production des Offres, ENGIE Solutions

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“Xait a été retenu pour son outil qui a une longueur d’avance sur la concurrence et s’adapte parfaitement aux offres à forts contenus rédactionnels.”

Romain Noyere, Directeur Digital Production des Offres, Engie Solutions

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Structurer et automatiser pour mieux convaincre

L’adoption de XaitProposal a profondément transformé les pratiques internes de rédaction. Les équipes ne partent plus d’une ancienne offre Word obsolète, mais d’un QCM intelligent qui guide pas à pas la création du contenu.

La hiérarchisation rigoureuse en trois niveaux (chapitre / sous-chapitre / thème) pousse à clarifier le discours. Grâce à cette méthodologie, les équipes commerciales et techniques montent en compétences et adoptent une posture beaucoup plus stratégique.

 

XaitProposal screen mockup with logo

“XaitProposal permet d’injecter la stratégie de l’entreprise en termes de construction d’offres. ”

Romain Noyere 

Résultats : Performance commerciale, gain de temps et qualité augmentée

Depuis le déploiement national de la solution, ENGIE Solutions a industrialisé sa production de mémoires techniques et d’offres commerciales. L’outil a permis de professionnaliser les réponses aux appels d'offres et d'améliorer sensiblement la qualité perçue par les clients.

Indicateur Performance (KPI) Résultat Constaté chez ENGIE Solutions
Gain de temps estimé +32% de productivité lors de la rédaction des propositions
Qualité des offres (fond & forme) 95% d'utilisateurs satisfaits constatant une hausse de la qualité
Taux d'adoption interne 65% des offres éligibles sont produites via XaitProposal
Niveau de recommandation (NPS) Net Promoter Score de 52 (niveau d'excellence)

Des bénéfices concrets au quotidien :

  • Différenciation renforcée : Une amélioration notable de la lisibilité et de la clarté des propositions commerciales.
  • Génération de documents annexes : Plus de 80 fiches spécifiques liées à un marché sont générées de manière automatisée et efficace.
  • Collaboration optimisée : Des pratiques de co-rédaction fluides, centrées sur la valeur du fond et non sur la simple réutilisation de modèles anciens.

« Les retours clients et bureaux d’études sont excellents. L’objectif est atteint, mais nous restons dans une démarche d’amélioration continue. XaitProposal nous pousse à structurer, hiérarchiser et affiner notre discours pour faire ressortir nos arguments différenciateurs. »
Romain Noyere

Une collaboration et un accompagnement méthodologique à 360°

Au-delà de la performance du logiciel SaaS, c’est toute l’approche de conseil en Proposal Management qui a séduit ENGIE Solutions. Loin d’une simple implémentation technique, Xait a apporté une vision experte pour accompagner les équipes dans une transformation profonde de leur manière de rédiger.

Les piliers de l'accompagnement Xait :

  1. Audit initial des pratiques de rédaction pour identifier les écarts et les leviers d’amélioration.
  2. Analyse fine des offres existantes pour faire émerger les axes de différenciation.
  3. Définition d’une structure type d’offre, injectant la stratégie commerciale dès la conception.
  4. Mise en place de formations ciblées par périmètre et par agence régionale pour une adoption rapide.
  5. Suivi dans le temps via des piqûres de rappel, des tutoriels vidéo et une assistance continue.

« L’approche méthodologique, en complément de l’outil, montre que Xait traite la problématique dans son ensemble. Leur analyse a mis en lumière nos axes d’amélioration et nous a poussés à repenser notre manière de rédiger. Aujourd’hui, XaitProposal nous permet d’intégrer notre stratégie dès la construction de l’offre, en valorisant clairement nos éléments différenciants. »
Romain Noyere.

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