Étude de cas

Pourquoi SUEZ a choisi XaitProposal pour harmoniser ses appels d'offres et maîtriser ses contenus commerciaux

Leader mondial de la gestion intelligente et durable de l'eau et des déchets, SUEZ emploie 35 000 collaborateurs sur les cinq continents. Face à des enjeux environnementaux croissants, le groupe fournit des services essentiels d'accès à l'eau et de gestion des déchets grâce à des solutions résilientes et innovantes.

Pour répondre à ses besoins métiers en matière de production d'offres commerciales, d'unification des contenus et de gain de temps, la Direction des Systèmes d'Information (DSI) de SUEZ a déployé XaitProposal, le logiciel de gestion des réponses aux appels d'offres et des propositions commerciales de Xait.

Suez logo

Région
France

Taille de l'entreprise
40 000 collaborateurs

Secteur d'activité
Gestion de l’eau et des déchets

Solution
XaitProposal

Le contexte : harmoniser des appels d'offres stratégiques à l'échelle nationale

Présent sur les cinq continents avec plus de 35 000 collaborateurs, SUEZ répond à des appels d'offres stratégiques qui exigent des documents professionnels, structurés et cohérents avec l'image du groupe.

Avant XaitProposal, les rédacteurs de SUEZ construisaient leurs réponses aux appels d'offres sur Word, Excel et PowerPoint, à partir de contenus dispersés sur plusieurs sources, dont SharePoint.

« Les rédacteurs construisaient les réponses aux appels d’offres sur Word, Excel, Powerpoint à partir de documents répartis sur différentes sources dont Sharepoint.
Nous sommes implantés sur tout le territoire national et les rédacteurs d’offres perdaient beaucoup de temps à trouver les contenus, à structurer et à rédiger leurs documents commerciaux. Avec un problème crucial : ils rencontraient des difficultés à identifier les contenus à jour. De plus, la charte graphique du groupe n’était pas respectée dans les différents documents émis, ce qui nuisait à notre image.»
Aminata DIA, Responsable Applications à la Direction des Systèmes d’Information de SUEZ

 

Les limites identifiées avant XaitProposal :

  • Temps perdu à rechercher et structurer les contenus
  • Difficulté à identifier les informations à jour
  • Non-respect de la charte graphique du groupe
  • Manque de cohérence dans les livrables

À propos de SUEZ

SUEZ est un groupe français de premier plan spécialisé dans la gestion du cycle de l’eau et des déchets. Implanté à La Défense, il dispose d’un réseau étendu couvrant 40 pays et emploie environ 40 000 personnes.


Avec un chiffre d’affaires d’environ 9,2 milliards d’euros en 2024, SUEZ accompagne entreprises et collectivités à chaque étape de leurs projets, depuis la conception jusqu’à l’exploitation d’infrastructures de traitement et de recyclage.

Grâce à ses centres d’expertise et innovations, le groupe contribue à protéger les ressources, améliorer la qualité de vie et fournir des services essentiels à plus de 68 millions de personnes dans le monde.

“Côté DSI, notre souhait était de proposer un seul outil national pour répondre à tous les besoins des métiers. Cet outil devait nous aider à harmoniser l’ensemble des offres de Suez, maîtriser les contenus grâce à une base documentaire et disposer d’une mise en page entreprise : XaitProposal a l’avantage de répondre à tous ces objectifs.”

- Aminata Dia, Responsable applications direction des systèmes d'information, SUEZ

Les objectifs : un outil unique pour harmoniser les appels d'offres de tous les métiers

La DSI France de SUEZ avait un double objectif en lançant ce projet de transformation digitale des appels d'offres :

  1. Proposer un outil unique au niveau national pour tous les métiers concernés par les appels d'offres
  2. Maîtriser les contenus à travers une base documentaire centralisée et des mises en page conformes à l'identité de SUEZ

« Nous cherchions une solution capable d’harmoniser l’ensemble des offres, de structurer les contenus et d’assurer un rendu professionnel, tout en répondant aux exigences des différents services. XaitProposal répondait à l’ensemble de ces critères. »
Aminata DIA

 

La mise en œuvre : deux instances XaitProposal adaptées aux métiers de SUEZ

Pour coller aux spécificités de chaque activité, SUEZ a déployé deux instances de XaitProposal, chacune dédiée à un périmètre métier :

  • Simpl'AO : pour les marchés du recyclage et de la valorisation des déchets
  • Kit'AO : pour les offres du marché de l'eau et de l'assainissement

« Simpl’AO est utilisé pour rédiger les mémoires techniques et créer les dossiers de candidature aux appels d’offres sur les marchés du recyclage et de la valorisation des déchets.
Kit’AO est utilisé pour les mémoires techniques pour les offres du marché de l’eau et de l’assainissement.
Au total, 223 utilisateurs rédigent sur XaitProposal. 
Kit’AO dispose également du ‘module Questions Réponses’ qui permet de répondre aux questionnaires émis lors des appels d’offres. Cela permet aux équipes de gagner du temps dans la réponse à des questions similaires.»
Aminata DIA

 

XaitProposal screen mockup with logo

“L’outil est facile à prendre en main, il facilite le quotidien des rédacteurs. Les offres remises sont aussi plus qualitatives, sur le fond et sur la forme, ce qui est très important pour nous ! ”

- Aminata Dia, Responsable applications direction des systèmes d'information, SUEZ

Gouvernance et accompagnement : un pilotage structuré entre SUEZ et Xait

Le pilotage du projet est assuré par la DSI de SUEZ, qui centralise l'ensemble des besoins et demandes des équipes métiers :

  • Gestion des comptes utilisateurs
  • Animation de points mensuels avec les métiers
  • Points trimestriels avec Xait pour les évolutions techniques (mise en page, SSO, droits d'accès, etc.)

« Côté gouvernance, nous gérons les comptes et centralisons les demandes avec les équipes métiers.
Des points mensuels sont organisés pour échanger avec celles-ci puis de façon trimestrielle, nous remontons
à Xait les sujets comme les besoins d’évolutions de la mise en page, les masters côté métier ou d’autres sujets techniques comme le SSO…Les équipes Xait sont très réactives et à l’écoute de nos besoins.»
Aminata DIA

 

Les résultats : gain de temps et amélioration de la qualité des offres

Grâce à XaitProposal, SUEZ constate des bénéfices immédiats et mesurables sur l'ensemble de son processus de réponse aux appels d'offres :

  • Gain de temps significatif pour les rédacteurs d'offres
  • Meilleure qualité des livrables, tant sur le fond que sur la forme
  • Contenus fiables et à jour, issus d'une base documentaire maîtrisée
  • Confort de travail renforcé pour les utilisateurs

« Les utilisateurs gagnent du temps, sont assurés de disposer de contenus à jour pour leurs offres et gagnent en confort au quotidien. Les offres remises sont aussi plus qualitatives, sur le fond et sur la forme, ce qui est très important pour nous ! »
Aminata DIA

 

 

Questions fréquentes sur XaitProposal et SUEZ

Pourquoi SUEZ a-t-il choisi XaitProposal ? SUEZ recherchait un outil unique au niveau national pour harmoniser ses appels d'offres, centraliser ses contenus dans une base documentaire commune et garantir le respect de sa charte graphique. XaitProposal répondait à l'ensemble de ces besoins.

Combien d'utilisateurs SUEZ a-t-il déployés sur XaitProposal ? 223 utilisateurs rédigent leurs offres sur XaitProposal, répartis entre les deux instances Simpl'AO (recyclage et valorisation des déchets) et Kit'AO (eau et assainissement).

Quels bénéfices SUEZ a-t-il constatés avec XaitProposal ? Un gain de temps significatif pour les rédacteurs, une meilleure qualité des livrables, des contenus fiables et à jour, ainsi qu'un meilleur confort de travail au quotidien pour les équipes.

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