Qu’est-ce que le Proposal Management et comment réussir sa mise en place ?

Discipline liée à l’activité commerciale, le Proposal Management désigne l’ensemble des méthodes et outils qui permettent de répondre aux appels d’offres et de construire des propositions commerciales de manière efficiente. Les deux enjeux majeurs sont : améliorer la productivité des rédacteurs et augmenter la qualité des offres et donc le taux de signature. En effet, dans toute entreprise du secteur BtoB, un maillon essentiel de la vente réside dans la réalisation de propositions commerciales argumentées. La qualité du document commercial est capitale pour se démarquer et remporter de nouveaux marchés.

Le Proposal Management induit des méthodes et des outils que nous allons aborder dans cet article.

Mesurer la performance

Afin de permettre un véritable management de l’activité liée aux offres, il convient de mettre en place un pilotage de celles-ci. On pourra par exemple quantifier un nombre d’indicateurs par typologie d’offre avec par exemple :

• Le coût moyen d’une proposition
• Le taux de succès
• L’affectation du temps passé

Pour identifier les leviers d’amélioration de la productivité de l’activité de rédaction d’offres, il est intéressant de lister :

• Le nombre de propositions émises par commercial par an
• Le ratio du temps proposition, comparé aux autres tâches du commercial
• La décomposition de son temps lié à la production d’une proposition en sous-tâches :
  • Recherche d’argumentaires, de visuels,
  • Rédaction,
  • Constitution du prix,
  • Mise en forme graphique de l’offre.

Ces indicateurs permettent d’identifier les axes d’amélioration : ainsi si on détecte un temps passé important sur un des axes, il conviendra de mettre en place un plan d’actions intégrant peut-être des outils (chiffrages, rédaction, mise en forme, etc.).

Scénariser ses contenus

Il est conseillé de personnaliser ses logiques de démonstration selon chaque cas commercial.

Cela vous permet de vous adapter à chaque situation et d’avoir des habitudes qui simplifient vos réponses. Puis viendra la phase de personnalisation des contenus selon l’entreprise pour laquelle vous candidatez. En scénarisant, vous serez paré à chaque éventualité et entraîné à répondre aux appels d’offres de manière plus qualitative, plus productive et plus rapide. Lorsque vous personnalisez, vos prospects le remarquent, se sentent plus en confiance. Votre candidature fait la différence.

Cartographier ses connaissances

Dresser un inventaire détaillé de vos connaissances et de vos argumentaires vous permet d’assurer votre performance et connaître les capacités détenues par votre organisation. Une fois cet inventaire réalisé, il est fortement conseillé de créer une bibliothèque de contenus (clauses, argumentaires, images, documents). Cette bibliothèque vous permettra de récupérer les contenus dont vous avez besoin plus rapidement. Cela va aussi faciliter la mise à jour de ces connaissances qui sont maintenant centralisées. Et bien sûr, cela vous permet de gagner du temps dans la réponse et d’en avoir plus pour personnaliser votre réponse.

Structurer les méthodes de rédaction

Lorsque vous structurez vos méthodes de rédaction, vous capitalisez les bonnes pratiques pour rédiger vite et bien. Vous apportez à vos rédacteurs de nombreuses billes pour mieux rédiger et mieux mettre en avant vos bénéfices. Tout l’intérêt est de gagner du temps et de se faire comprendre sans difficulté par les lecteurs. Ces méthodes structurées deviendront un fil rouge à suivre et rendront vos rédacteurs plus attentifs à la clarté de leur propos. Découvrez notre article « comment structurer une proposition commerciale gagnante ? ».

Pour conclure, le Proposal Management permet de mettre à disposition de vos équipes les bonnes pratiques pour rédiger sereinement et faire face à cette charge de travail souvent stressante dans des délais serrés. La finalité est de gagner en efficacité dans la rédaction des offres. Pour mettre en musique ces méthodes, il est conseillé d’adopter les bons outils et d’éviter de démultiplier les sources qui font perdre en efficacité. Une solution de Proposal Management comme XaitProposal vous permet de mettre en pratique efficacement ces différents points de rédaction. De faire mieux, plus simplement.

Découvrez notre article Pourquoi est-il important de mettre en œuvre une démarche de Proposal Management ?