Rédacteur d’offres : vous en avez assez de perdre du temps et des opportunités avec les outils bureautiques ?

Quels outils utilisez-vous pour créer les documents les plus importants de votre entreprise ? Utilisez-vous Word, SharePoint ou d'autres outils bureautiques ? Si c'est le cas, voici ce que je sais :

Vous et votre équipe souhaitez vous concentrer sur la substance de la proposition. En réalité, vous êtes obligés de passer la plupart de votre temps...

• à vous occuper de choses superficielles comme le formatage du document, les graphiques et la mise en page (Vous pouvez découvrir notre article pour doper votre mise en page ici)
• à combiner manuellement plusieurs contenus en un seul document cohérent
• à faire des allers-retours pour parfaire vos argumentaires avant de pouvoir envoyer la proposition.

Êtes-vous prêt à vous débarrasser de ces frustrations et à retrouver votre temps et le contrôle ? 

Dans cet article, vous apprendrez pourquoi vous vous tirez une balle dans le pied en tant que rédacteur d’offres en utilisant Word. Je vous montrerai ce qu'il faut faire à la place, pour rendre le processus beaucoup plus agréable et vous aider à gagner plus de contrats.

Qu'est-ce qui fait que les outils bureautiques ne conviennent pas à la création de propositions ?

En travaillant depuis 22 années avec des clients de divers secteurs, j'ai constaté un point commun à des entreprises par ailleurs très différentes : leur processus de création de propositions est pénible parce qu'elles utilisent des outils de bureautique.

Les défis de la rédaction d'une proposition à l'aide de Word

Les propositions commerciales sont souvent créées de la manière suivante : Vous créez un modèle de proposition ou d'offre dans votre logiciel de traitement de texte habituel et l'utilisez comme document de référence. Vous faites plusieurs copies du modèle, puis vous les recopiez. Différents éléments de propositions antérieures sont également copiés et collés.

Au fil du temps, le document perd de sa substance, et des erreurs commencent à apparaître. Les informations telles que le nom de l'entreprise et les chiffres clés ne sont pas mises à jour, par exemple.

La taille du document augmente et il doit être divisé en plusieurs parties. Les différents auteurs ne travaillent pas en même temps sur le même document, ce qui rend difficile le suivi du contenu original et la gestion des nombreuses versions différentes (qui peuvent être enregistrées à différents endroits). 

Par conséquent, il devient difficile de suivre les progrès réalisés en raison d'une méthode de travail fragmentée. La plupart de votre temps est consacré au formatage et à d'autres tâches ennuyeuses et fastidieuses de gestion de contenu qui ne vous aident pas à atteindre vos objectifs. Corriger une chose en modifiera une autre. 

Dans les jours qui précèdent l'échéance, il y aura beaucoup de stress et de nuits tardives. Le résultat final ? Une proposition qui ne répond pas aux attentes du prospect et qui ne représente pas bien votre marque.

La mise en page est limitée

Word est un outil de traitement de texte. L'outil vous permet d'ajouter certains éléments visuels, tels que des arrière-plans, des en-têtes et des pieds de page, mais il n'est pas conçu spécifiquement pour créer des documents commerciaux à forte composante graphique.

Pour la plupart des utilisateurs de Word, il peut être difficile de créer autre chose qu'un document texte de base. Bien que vous puissiez télécharger un modèle, la modification d'un modèle dans Word peut s'avérer pénible, comme vous l'avez probablement constaté.

Vous et votre équipe pouvez passer des heures à essayer de rendre le document conforme à la charte graphique de l'entreprise, mais vous réaliserez que Word (et SharePoint) ne sont pas faits pour cela.

Vous ne démontrez pas votre expertise

Les membres de votre équipe sont frustrés, et vous perdez du temps et de l'argent. Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, rien que ça, c'est vraiment inutile. Mais le pire, c'est que vous passez à côté d'opportunités commerciales, car vous ne parvenez pas à mettre en valeur le véritable niveau d'expertise de votre entreprise. 

En outre, vous ne donnerez pas l'impression de vous préoccuper outre mesure du document en le créant dans Word. Tout le monde peut créer un document Word, alors qu'est-ce qui permet à votre proposition de se démarquer ?

Ne perdez plus de temps - utilisez un outil de création de propositions qui vous guide tout au long du processus de rédaction.

Vos propositions commerciales doivent se démarquer de la concurrence, peut-être plus que jamais auparavant. C'est difficile, mais il existe un moyen de mettre toutes les chances de votre côté.

Profitez de la solution logicielle que les entreprises internationales - petites, moyennes et grandes - utilisent pour battre leurs concurrents.

Un outil simple et intuitif qui... 

• Vous donne la possibilité de créer des propositions et des offres commerciales qui reflètent véritablement l'identité de marque de votre entreprise.
• S'assure que tout est parfait en un temps beaucoup plus court en vous guidant tout au long du processus de création de la proposition.
• Vous permet de créer des documents personnalisés à grande échelle.
• Vous offre un cadre automatisé pour terminer votre document beaucoup plus rapidement, ce qui améliore immédiatement l'efficacité de votre flux de travail.
• Rassure vos rédacteurs, les libère de toute frustration et leur permet de donner le meilleur d'eux-mêmes.

Plus important encore, un outil de création de proposition guidée vous permet de regagner votre temps. Vous pouvez alors consacrer plus de temps à l'amélioration du contenu et de vos argumentaires, en veillant à ce qu'il soit bien rédigé, adapté aux besoins et exigences du prospect, et exempt d'erreurs. 

Vous aurez également le temps de partager le contenu avec d'autres parties prenantes de votre équipe. Cela vous permettra d'obtenir des commentaires précieux et de repérer les erreurs, ce qui augmentera vos chances de gagner.

L'envoi d'une proposition rédigée à l'aide d'un outil professionnel de rédaction de propositions montre au prospect 1) que vous vous intéressez à lui, 2) que vous avez des normes professionnelles élevées et 3) que vous êtes déterminé à gagner son marché.

Gagner plus d'affaires avec la création guidée de propositions

J'entends souvent les destinataires de propositions se plaindre que les propositions qu'ils reçoivent ne sont pas adaptées à leurs besoins spécifiques :

"Nous ne sommes pas comme les autres entreprises, mais nous recevons les mêmes documents qu'elles. Cela me fait penser que l'entreprise à l'origine de ces propositions ne comprend pas vraiment ce dont nous avons besoin."

Arrêtez d'utiliser Word ou des outils bureautiques similaires pour vos propositions commerciales si vous voulez impressionner vos prospects. En plus d'être lente, peu pratique, frustrante et non adaptée au travail, cette méthode sera perçue comme un manque de professionnalisme et de soin.