Étude de cas :

Groupe Serpe : optimiser la réponse aux appels d'offres grâce à XaitProposal

 

Avec plus de 45 ans d’expérience, le Groupe Serpe s’est imposé comme le leader de l’élagage et de l’abattage d’arbres en France, et figure également parmi les quatre premiers acteurs en gestion du paysage au niveau national. Fort de 38 agences réparties sur l’ensemble du territoire, et de plus de 1 000 professionnels qualifiés, Serpe réalise un chiffre d’affaires annuel de 100 millions d’euros en 2024.

Face à un nombre croissant de consultations, l'entreprise a souhaité professionnaliser et homogénéiser ses mémoires techniques.

SERPE

Région
France

Taille de l'entreprise
1 000 collaborateurs

Secteur d'activité
Entretien des espaces naturels

Solution
XaitProposal

Organisation initiale et limites rencontrées

Avant la mise en place de XaitProposal, les offres étaient rédigées sous Microsoft Word à partir de deux modèles distincts : l’un pour l’activité élagage, l’autre pour les espaces verts. Cette méthode a rapidement montré ses limites.

« Sur Word, nous passions beaucoup de temps à mettre en page le document. Avec la multiplication du nombre de chargés d’études en France, les offres n’étaient pas homogènes, et nous rencontrions des difficultés de mise à jour du contenu tels que les chiffres clés, les graphiques… »
Anaïs Dumas, Responsable du Bureau d’Études

Outre le temps perdu, l’absence de centralisation des contenus et la difficulté à assurer une cohérence entre les différentes agences rendaient le pilotage national complexe.

Le groupe Serpe a alors souhaité professionnaliser sa réponse aux appels d'offres afin de : 

  • Gagner en efficacité dans la production documentaire
  • Renforcer la qualité rédactionnelle de ses offres
  • Réduire les risques d’erreurs et d’incohérences
  • Libérer du temps pour la personnalisation de ses réponses

À propos du Groupe Serpe

La Serpe est un spécialiste référent de l’élagage, de l’abattage et de l’entretien des espaces naturels en France. Avec plus de 1 000 collaborateurs et une flotte de 900 engins, l’entreprise intervient en zones urbaines et rurales pour préserver la biodiversité et sécuriser les infrastructures — notamment rivières, axes routiers et réseaux ferroviaires. Forte d’un chiffre d’affaires d’environ 100 M€ (2024) et d’un maillage de près de 30 agences, La Serpe se distingue par son expertise écologique, ses solutions de phytoépuration et sa politique volontariste en matière de sécurité. Aujourd’hui 4ᵉ acteur national dans son secteur, elle est le leader français de l’élagage.

“Seul XaitProposal nous a permis de disposer d’une mise en page aussi personnalisée que nous le souhaitions.”

Anaïs Dumas, Responsable Bureau d'Etudes, Groupe Serpe

Choix de XaitProposal et mise en œuvre

Le Groupe Serpe a conduit une consultation pour identifier un outil adapté à ses besoins spécifiques. Le choix s’est porté sur XaitProposal, la solution de rédaction et de gestion centralisée des contenus.

« Nous avons consulté plusieurs solutions de rédaction d’offres. Seul, Xait nous a permis de disposer d’une mise en page aussi personnalisée que nous le souhaitions. Et les références clients ont terminé de nous convaincre… »
Anaïs Dumas

Parmi les principaux critères retenus :

  • Une interface simple et collaborative pour les équipes régionales
  • Des fonctionnalités automatisées et verrouillées pour la mise en page
  • Une base de contenus centralisée et à jour
  • Un système de gestion des versions et de sécurisation des exports

Résultats obtenus

Depuis le déploiement de XaitProposal, Serpe observe des résultats concrets et mesurables :

  • Jusqu’à 2 heures gagnées par mémoire technique, réinvesties dans la personnalisation des offres 
  • Mise en page automatisée, suppression des erreurs de numérotation, pied de page ou marges 
  • Centralisation des contenus, facilitant les mises à jour (chiffres, graphiques, argumentaires) 
  • Uniformisation nationale des offres, malgré la diversité des contributeurs

“Le gros avantage sur XaitProposal, c’est qu’on part à neuf. On répond au QCM et on a le temps de personnaliser ses argumentaires au besoin du client puisqu’on a gagné du temps sur la mise à jour générale et la mise en page".

Anaïs Dumas, Responsable Bureau d'Etudes, Groupe Serpe

Adoption interne et conduite du changement

Comme tout nouveau dispositif, la solution a suscité des réactions contrastées au sein des équipes. Certaines agences ont rapidement perçu les bénéfices, tandis que d’autres ont eu besoin de temps et d’accompagnement.

Des actions de formation et un accompagnement progressif ont permis d’augmenter l’adoption et de faire évoluer les pratiques.

« Nous n’avons plus à nous soucier de la mise en page, ni de la numérotation des titres, ne plus avoir à vérifier les bas de page…La mention “draft” qui indique que le document n’est pas finalisé et ne permet pas l'export du document, est une vraie sécurité, cela nous met en alerte et nous donne une garantie supplémentaire. Nous sommes sûrs d’envoyer un document pertinent. »
Anaïs Dumas

Vers un usage stratégique généralisé

L’objectif est désormais d’approfondir l’usage de l’outil avec :

  • La création de nouveaux modèles (masters) adaptés à des cas spécifiques 
  • La formation de nouveaux administrateurs pour renforcer la maîtrise interne 
  • La consolidation du référentiel de contenu partagé à l’échelle nationale

« Personnellement, cela m’apporte de la sérénité sur les documents de réponse aux appels d’offres. Nous sommes sûrs d’envoyer un document pertinent. »
Anaïs Dumas

Les retours clients sont également positifs : les notes techniques se sont améliorées, et la lisibilité des offres a progressé.

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