Contexte : un pôle international aux multiples marques 

Présent sur les cinq continents, VINCI Energies Oil & Gas s’appuie sur un réseau d’entreprises locales.
Ces entités opèrent sous des marques fortes et reconnues : Actemium pour les projets industriels, Omexom pour les infrastructures énergétiques, et Axians pour les activités ICT. 

Dans ce contexte multilingue et multi-marques, l’organisation est amenée à produire un grand nombre d’offres commerciales et de mémoires techniques, adaptés aux exigences spécifiques de chaque client et territoire.

Avant XaitProposal : des offres disparates, chronophages et peu harmonisées

Avant la mise en place de XaitProposal, chaque entité fonctionnait de manière autonome, créant ses documents sous Word, souvent avec l’aide d’un prestataire externe en dernière minute pour la mise en forme. Résultat : des documents peu cohérents, des pertes de temps, et un stress important.

« Avant XaitProposal, chaque entité réalisait ses offres techniques et commerciales ainsi que ses mémoires techniques sous Word. Pour les gros dossiers, nous faisions appel à un prestataire pour la mise en forme, laquelle était réalisée dans la nuit… »
Jean-Gil Contreras, Directeur du Développement

Les équipes faisaient face à des demandes client de plus en plus exigeantes (RSE, innovation, présentation corporate), sans base documentaire harmonisée.

« On s’est aperçu que nous n’étions pas performants dans nos offres. Nos clients nous demandent beaucoup d’éléments ‘Entreprise’, sur la RSE ou l’innovation par exemple, qui sont globaux et pas toujours en lien avec nos métiers. »
Jean-Gil Contreras

Après XaitProposal : productivité, cohérence, professionnalisme

Le passage à XaitProposal a marqué un tournant stratégique, avec des objectifs clairs :

• Harmoniser la présentation selon les chartes graphiques des marques

• Gagner du temps sur la rédaction et la mise en page

• Disposer d’une base documentaire commune et validée

• Permettre un travail collaboratif à l’échelle internationale

La mise en place a commencé avec l’activité maintenance, puis s’est rapidement étendue à d'autres entreprises, séduites par l’outil.

« Les chefs d’entreprise ont tout de suite été convaincus par XaitProposal. »
Jean-Gil Contreras

Résultats concrets : qualité perçue, adoption accélérée et gain de temps

Les bénéfices ont été immédiats :

• Charte graphique respectée 

• Réduction du stress lié à la mise en page

• Référentiels à jour accessibles partout

• Adoption naturelle après une première utilisation

« Ceux qui ont réalisé une première offre sur XaitProposal ont continué les suivantes sur l’outil. »

Et les retours des clients sont positifs :

« Nous avons même un client qui nous a affirmé qu’il n’avait jamais vu une offre aussi claire. »
Jean-Gil Contreras

Clé de succès : un accompagnement personnalisé

Xait a su adapter ses méthodes aux réalités terrain :

« Les méthodes de Xait s’adaptent à chaque entité, elles essayent de comprendre nos besoins pour que l’on s’approprie l’outil au mieux. »

Grâce à des formations sur-mesure, parfois à distance et en plusieurs langues, l’appropriation s’est faite de manière fluide.

Et maintenant ? 

VINCI Energies Oil & Gas poursuit son déploiement de l’outil avec de nouvelles unités opérationnelles et continue de renforcer sa base de contenus partagés :

« Explorer toutes les fonctionnalités de l’outil, améliorer encore notre base de connaissances et intégrer d’autres unités opérationnelles dans l’aventure. »
Jean-Gil Contreras

XaitProposal, un outil au service de la performance commerciale internationale

Grâce à XaitProposal, VINCI Energies Oil & Gas a transformé son approche des offres commerciales, renforçant son image de marque tout en simplifiant les processus internes. Un changement structurant pour un groupe aux ambitions mondiales.