Étude de cas

Pourquoi la DSI de Suez opte pour XaitProposal pour ses équipes afin d'harmoniser ses offres et maîtriser les contenus

Avec 35 000 collaborateurs présents sur les cinq continents,
SUEZ est un leader mondial dans la gestion intelligente
et durable des ressources. Il apporte des services essentiels pour protéger et améliorer la qualité de vie, face à des défis environnementaux grandissants. SUEZ permet à ses clients de fournir l’accès à des services d’eau et de déchets, par des solutions résilientes et innovantes.

La Direction des Systèmes d’Information de SUEZ a déployé XaitProposal pour répondre aux besoins métiers en matière de production d’offres, d’unification des contenus et de gain de temps.

Suez logo

Région
France

Taille de l'entreprise
40 000

Secteur d'activité
Gestion de l’eau et des déchets

Solution
XaitProposal

Contexte : un besoin d’harmonisation et de performance

Présent sur les cinq continents avec plus de 35 000 collaborateurs, SUEZ est un acteur mondial de la gestion durable des ressources. Son enjeu : répondre à des appels d’offres stratégiques, avec des documents à la fois professionnels, structurés et cohérents avec l’image du groupe.

« Les rédacteurs construisaient les réponses aux appels d’offres sur Word, Excel, Powerpoint à partir de documents répartis sur différentes sources dont Sharepoint.
Nous sommes implantés sur tout le territoire national et les rédacteurs d’offres perdaient beaucoup de temps à trouver les contenus, à structurer et à rédiger leurs documents commerciaux. Avec un problème crucial : ils rencontraient des difficultés à identifier les contenus à jour. De plus, la charte graphique du groupe n’était pas respectée dans les différents documents émis, ce qui nuisait à notre image.»
Aminata DIA, Responsable Applications à la Direction des Systèmes d’Information de SUEZ

 

Limites identifiées :

  • Temps perdu à rechercher et structurer les contenus
  • Difficulté à identifier les informations à jour
  • Non-respect de la charte graphique du groupe
  • Manque de cohérence dans les livrables

À propos de SUEZ

SUEZ est un groupe français de premier plan spécialisé dans la gestion du cycle de l’eau et des déchets. Implanté à La Défense, il dispose d’un réseau étendu couvrant 40 pays et emploie environ 40 000 personnes.


Avec un chiffre d’affaires d’environ 9,2 milliards d’euros en 2024, SUEZ accompagne entreprises et collectivités à chaque étape de leurs projets, depuis la conception jusqu’à l’exploitation d’infrastructures de traitement et de recyclage.

Grâce à ses centres d’expertise et innovations, le groupe contribue à protéger les ressources, améliorer la qualité de vie et fournir des services essentiels à plus de 68 millions de personnes dans le monde.

“Côté DSI, notre souhait était de proposer un seul outil national pour répondre à tous les besoins des métiers. Cet outil devait nous aider à harmoniser l’ensemble des offres de Suez, maîtriser les contenus grâce à une base documentaire et disposer d’une mise en page entreprise : XaitProposal a l’avantage de répondre à tous ces objectifs.”

Aminata Dia, Responsable applications direction des systèmes d'information, SUEZ

Objectifs : un outil unique pour tous les métiers

La DSI France avait un double objectif en lançant le projet :

  • Proposer un outil unique au niveau national pour tous les métiers concernés par les appels d’offres
  • Maîtriser les contenus à travers une base documentaire centralisée et des mises en page conformes à l’identité de SUEZ

« Nous cherchions une solution capable d’harmoniser l’ensemble des offres, de structurer les contenus et d’assurer un rendu professionnel, tout en répondant aux exigences des différents services. XaitProposal répondait à l’ensemble de ces critères. »
Aminata DIA

 

Mise en œuvre : deux solutions Xait adaptées aux entités métiers

SUEZ a déployé deux instances de XaitProposal, chacune dédiée à un périmètre métier :

  • Simpl’AO : pour les marchés du recyclage et de la valorisation des déchets
  • Kit’AO : pour les offres du marché de l’eau et de l’assainissement

 

« Simpl’AO est utilisé pour rédiger les mémoires techniques et créer les dossiers de candidature aux appels d’offres sur les marchés du recyclage et de la valorisation des déchets.
Kit’AO est utilisé pour les mémoires techniques pour les offres du marché de l’eau et de l’assainissement.
Au total, 223 utilisateurs rédigent sur XaitProposal. 
Kit’AO dispose également du ‘module Questions Réponses’ qui permet de répondre aux questionnaires émis lors des appels d’offres. Cela permet aux équipes de gagner du temps dans la réponse à des questions similaires.»
Aminata DIA

 

XaitProposal screen mockup with logo

“L’outil est facile à prendre en main, il facilite le quotidien des rédacteurs. Les offres remises sont aussi plus qualitatives, sur le fond et sur la forme, ce qui est très important pour nous ! ”

Aminata Dia, Responsable applications direction des systèmes d'information, SUEZ

Gouvernance et accompagnement : un pilotage structuré

Le pilotage du projet est assuré par la DSI, qui centralise l’ensemble des besoins et demandes :

  • Gestion des comptes utilisateurs
  • Animation de points mensuels avec les métiers
  • Points trimestriels avec Xait pour les évolutions techniques (mise en page, SSO, droits, etc.)

« Côté gouvernance, nous gérons les comptes et centralisons les demandes avec les équipes métiers.
Des points mensuels sont organisés pour échanger avec celles-ci puis de façon trimestrielle, nous remontons
à Xait les sujets comme les besoins d’évolutions de la mise en page, les masters côté métier ou d’autres sujets techniques comme le SSO…Les équipes Xait sont très réactives et à l’écoute de nos besoins.»
Aminata DIA

 

Résultats : un gain de temps et de qualité pour les équipes

Grâce à XaitProposal, SUEZ a constaté des bénéfices immédiats et mesurables :

  • Gain de temps significatif pour les rédacteurs d’offres
  • Meilleure qualité des livrables, tant sur le fond que sur la forme
  • Contenus fiables et à jour, issus d’une base documentaire maîtrisée
  • Confort de travail renforcé pour les utilisateurs

« Les utilisateurs gagnent du temps, sont assurés de disposer de contenus à jour pour leurs offres et gagnent en confort au quotidien. Les offres remises sont aussi plus qualitatives, sur le fond et sur la forme, ce qui est très important pour nous ! »
Aminata DIA

 

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