Étude de cas :

Comment Europcar harmonise ses offres et gagne en efficacité avec XaitProposal

Europcar France, filiale d’Europcar Mobility Group, est un acteur majeur des solutions de mobilités en France et à l'international.
Au-delà de son activité historique de location de véhicules, Europcar propose aujourd'hui un large éventail de services : location à l’heure, à la journée, au mois, à l’année, auto-partage et crédit mobilité pour des véhicules thermiques, hybrides et électriques, de véhicules utilitaires et de scooters.
Dans ce contexte de forte activité, Europcar France devait rationaliser et harmoniser la production de ses documents commerciaux. 

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Région
France

Taille de l'entreprise
8 000

Secteur d'activité
Location de véhicules et solutions de mobilité

Solution
XaitProposal

« Réinventer la roue » : les défis liés à la gestion hétérogène des documents commerciaux

Avant la mise en place de XaitProposal, la préparation des documents commerciaux chez Europcar reposait sur des processus manuels et peu homogènes. Les équipes utilisaient des modèles Word basiques avec des champs à modifier selon un code couleur ou des fichiers Excel nécessitant de nombreuses reprises.

« Pour les réponses aux appels d’offres, nous passions beaucoup de temps à chercher les informations partout alors qu’on les avait déjà. Nous réinventions la roue à chaque offre. »
Delphine Repetylo, Responsable Support Commercial – Performance Commerciale 

« Nous n’avions pas de tronc commun et personne n’avait la dernière version. Chacun y allait de sa petite idée sur des PowerPoint. Nous manquions de contrôle et de vision globale. »
Corinne Charles Bidet, Directrice de la Performance Commerciale 

 

Europcar était confronté à plusieurs défis majeurs dans la rédaction de ses documents commerciaux :

  • Recherche d’informations chronophage : Les équipes passaient un temps considérable à chercher des données existantes mais dispersées.
  • Manque d’harmonisation graphique : Malgré les efforts, l’uniformité graphique des documents n’était pas assurée, engendrant une image de marque fragmentée.
  • Personnalisation inconsistante : « Avant XaitProposal, nous personnalisions tout, ce qui prenait énormément de temps. Chaque dossier était conçu sur mesure », témoigne Corinne Charles Bidet.
  • Contrôle des versions et créativité excessive : « Nous n’avions pas de tronc commun et personne ne disposait de la dernière version. La créativité commerciale s’exprimait sans cadre : chacun proposait sa propre idée avec PowerPoint, sans contrôle ni vision globale de ce qui était envoyé aux clients. »

À propos de Europcar

Europcar est un leader des solutions de mobilité, reconnu pour ses services traditionnels de location de véhicules, qu’ils soient thermiques, hybrides ou électriques, ainsi que pour la location de véhicules utilitaires et de scooters.

Au-delà de la location, le groupe propose également une large gamme d’options de mobilité, telles que l’autopartage et les solutions de prêt de mobilité, accompagnant 5 millions de clients dans 140 pays et générant 3 milliards d’euros de chiffre d’affaires à l’échelle mondiale.

“Ce que nous permet XaitProposal : rapidité et fiabilité !”

Corinne Charles Bidet, Directrice de la Performance Commerciale, Europcar

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Des difficultés majeures : formatage manuel et manque de contrôle

Avant XaitProposal, la création de documents chez Europcar était caractérisée par :

  • Inefficacité  : du temps perdu sur des tâches répétitives, telles que la recherche d’informations et la mise en forme des documents.
  • Incohérence de la marque  : des documents sans identité graphique cohérente, ce qui nuit à l’image professionnelle d’Europcar.
  • Gestion des versions chaotique  : des difficultés à garantir que tous travaillaient sur la version la plus récente et correcte du contenu.
  • Risque élevé d’erreurs  : la saisie manuelle des données et la personnalisation à la volée augmentaient le risque d’erreurs et de non-conformité.

"XaitProposal nous permet de réaliser nos documents commerciaux en quelques clics simplement. Nous gagnons du temps et nous sommes sécurisées, sur le fond et la forme."

Delphine Repetylo, Responsable Support Commercial - Performance Commerciale, Europcar

« Rapidité et fiabilité ! » : Comment XaitProposal a tout changé

Europcar a choisi XaitProposal avec plusieurs ambitions claires :

  • Harmoniser et homogénéiser ses documents commerciaux
  • Standardiser les contenus pour garantir fiabilité et conformité
  • Gagner en productivité en réduisant le temps de production
  • Améliorer la qualité des argumentaires

Dès le déploiement de XaitProposal, la transformation a été immédiate. Une équipe de 6 personnes, basée au siège d’Europcar France, utilise désormais XaitProposal chaque jour pour soutenir l’ensemble des équipes commerciales et produire des réponses aux appels d’offres, contrats, avenants et devis.

"Nous voulions harmoniser, homogénéiser et nous doter d’un outil permettant de respecter la charte, la forme et le fond"

"Nous avions également de fortes attentes quant à la rédaction de nos contenus. Avant XaitProposal, nos argumentaires prenaient la forme de listes à puces."
Corinne Charles Bidet

"Nous voulions un outil capable de générer ce volume de documents… sans avoir à se poser de questions. Il y a beaucoup à gagner, rien qu’en ne risquant plus d’oublier, et en concentrant l’effort sur les sujets à forte valeur ajoutée. C’est tout l’intérêt de XaitProposal : la rapidité et la fiabilité !"
Delphine Repetylo

Plusieurs fonctionnalités de XaitProposal ont fait la différence :

  • Ergonomie et facilité d’utilisation : « L’outil est ergonomique et facile à prendre en main. Récemment, certains alternants l’ont adopté instantanément », souligne Delphine.
  • Champs de fusion : « On saisit une information clé une fois et elle se reporte sur l’ensemble du document. Cela nous fait économiser un temps précieux et limite le risque d’erreur. » Cette automatisation élimine les mises à jour manuelles fastidieuses.
  • Conditions d’affichage : Cette option permet « de rendre certaines parties de nos offres visibles ou invisibles », offrant une grande flexibilité et assurant un contenu adapté à chaque client, sans devoir créer plusieurs versions.
  • Accompagnement et formation professionnelle : Corinne souligne : « Nous apprécions travailler avec les équipes très professionnelles de Xait. En plus d’être très agréables, notre chef de projet est à l’écoute du client jusqu’à satisfaction. C’est très rassurant. »
    Delphine ajoute : « Nous avions besoin de formation et cela a été très rapide. Le contact avec les équipes Xait est fluide et efficace. Et l’équipe support est très réactive : si l’on a une question, la réponse arrive dans la journée. »
XaitProposal screen mockup with logo

« XaitProposal est un outil rassurant pour nos équipes. Nous ne faisons plus d’erreurs et nous n’oublions rien. Nous gagnons du temps et sommes plus sereins. Nous avons la certitude que ce qui sort de XaitProposal est conforme. »

Corinne Charles Bidet, Directrice de la Performance Commerciale, Europcar

Confiance acquise : qualité, présentation et délais

Grâce à XaitProposal, Europcar a constaté des gains concrets dans la production de ses documents commerciaux :

  • Qualité et mise en page améliorées : « Nous avons gagné en qualité, en mise en page et en temps grâce à XaitProposal », explique Corinne. Les documents ont désormais une apparence professionnelle et cohérente.
  • Contenu centralisé et validé : « Tout est désormais centralisé dans une seule base de données validée. » Cela garantit l'exactitude des informations et élimine le risque d'informations obsolètes.
  • Visibilité et contrôle total : « Aujourd'hui, nous avons une connaissance totale de tout ce qui provient de notre entreprise et la représente. » Cela permet d'avoir une vision globale et un contrôle sur tous les documents destinés aux clients.
  • Sécurité et conformité : « XaitProposal est un outil rassurant pour nos équipes. Nous ne commettons plus d'erreurs et ne risquons plus d'oublier quoi que ce soit. Nous gagnons du temps et sommes plus sereins. Nous pouvons être sûrs que tout ce qui sort de XaitProposal est conforme. »

Au-delà des objectifs : élargir le champ d'action et améliorer en permanence

Europcar a non seulement atteint ses objectifs initiaux, mais les a largement dépassés.

« Au départ, nous avions prévu de ne produire que nos offres commerciales. Mais lorsque nous avons réalisé à quel point cela serait facile, nous avons décidé de créer le modèle pour nos contrats-cadres, ainsi que la liste des prix », explique Corinne. « Non seulement nous avons atteint nos objectifs, mais nous avons également dépassé les besoins que nous voulions couvrir. Tous les documents standard qui doivent être remplis plusieurs fois par an sont désormais enregistrés dans le modèle XaitProposal, et nous en sommes pleinement satisfaits. »

Pour l'avenir, Europcar prévoit des améliorations continues, notamment la mise à jour des mises en page et des directives de marque, ainsi qu'une révision permanente du contenu.

 

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