Acorus harmonise ses pratiques de réponse aux appels d’offres grâce à XaitProposal

Le déclic : sortir du copier-coller, gagner en pertinence et valoriser les équipes

Avant l’arrivée de XaitProposal, les équipes d’Acorus faisaient face à plusieurs défis récurrents dans la production de leurs mémoires techniques :

• Un recours excessif au copier-coller entre projets, entraînant un manque de personnalisation et une perte de pertinence.
• Un temps considérable passé à la mise en forme, souvent au détriment du fond et de l’analyse du projet.
• Une hétérogénéité dans les documents remis aux clients, selon les chargés d’études et les entités du groupe.
• Une frustration croissante des équipes, qui voyaient leur travail d’analyse technique dilué dans des livrables peu valorisants.

« Nos clients nous disaient : “Arrêtez de faire des copier-coller dans vos offres, il nous faut des mémoires techniques qui parlent du projet !”»
Adrien Henriot, Chargé d’études, Acorus

Côté client, les retours étaient clairs : il fallait aller plus loin, démontrer une vraie compréhension du projet, apporter des éléments concrets, adaptés et différenciants.
Et pour l'interne, le besoin d’un outil structurant, fiable et collaboratif s’imposait pour accompagner la montée en compétences des équipes et améliorer la compétitivité des offres.

La solution : XaitProposal au cœur de la transformation

« Quand on m’a recruté, on m’a montré XaitProposal. Et lors d’une démonstration de 3 minutes, on m’a exposé la capacité de l’outil à générer un premier jet de mémoire technique. Le process m’a plu. »
Adrien Henriot, Chargé d'études

Ce qui a déclenché l’adhésion ? L’efficacité immédiate de l’outil : la démonstration fut simple, rapide… et convaincante. XaitProposal ne se contente pas de générer un document, il structure la pensée, pousse à la personnalisation, tout en garantissant la conformité graphique et éditoriale.

« En tant que chargé d’études, économiste ou métreur, une grosse partie de notre travail consiste à rédiger des mémoires techniques. XaitProposal facilite ce travail, tout en valorisant notre expertise. »

Aujourd’hui, Adrien utilise lui-même cette démonstration express pour convaincre les futurs collaborateurs et les utilisateurs réticents. Le message est clair : XaitProposal n’est pas une contrainte, c’est un levier de performance et un vrai confort de travail.

Le facteur « Waouh » : Une adoption rapide par les équipes

« Je fais la simulation basique du QCM et de l’export… effet waouh garanti ! »

L’utilisation de l’outil est obligatoire chez Acorus, et même les plus réticents sont séduits par la simplicité du processus :

• QCM guidé
• Champs de fusion pour reporter les données clés 
• Export instantané avec mise en page professionnelle

L’intelligence au service de la pertinence

« Grâce au QCM et champs de fusion, la capacité à générer un mémoire technique en quelques clics est bluffante. »

Adrien Henriot a également été administrateur de l’outil, et apprécie particulièrement les nouveautés qui facilitent la gestion documentaire :

• Visibilité immédiate des champs obsolètes
• Mise à jour centralisée des contenus
• Amélioration continue grâce à l’écoute des équipes Xait

« Mon chef de projet Xait est toujours à l’écoute, disponible et pédagogue. »

Les résultats : Des offres qui font la différence

« Avec un premier jet, on obtient déjà 30 % de la note. Ce qui nous laisse du temps pour personnaliser. »

Bénéfices clés :

• Gain de temps important pour les équipes
• Valorisation du travail des chargés d’études
• Uniformisation de l’image de marque
• Propositions plus qualitatives, mieux notées, et plus pertinentes

Focus client : Créer la surprise avec des propositions courtes… et percutantes

« Sur les appels d’offres privés, le mémoire technique n’est pas obligatoire mais nous en envoyons toujours un. Nos cibles comme les copropriétés, bailleurs sociaux ou architectes sont surpris par nos mini mémoires techniques de 10 pages. C’est notre souhait ! »

Acorus se démarque grâce à des propositions synthétiques, visuelles et personnalisées :

• Plan de chantier
• Planning d’exécution
• Contraintes spécifiques du site

« Le document est personnalisé au projet et rassure. Nous prouvons notre compréhension et notre pertinence. »

Et pour les appels d’offres publics ?

Même en cas de formats imposés :

« Nous générons notre offre sur XaitProposal, puis nous l’exportons dans le format requis. Cela nous permet de garder une trace et de capitaliser sur la data. »

Et demain ? Objectif digital & immersif

« Nous essayons de casser les codes. Sur le secteur de la rénovation, nous devons rattraper notre retard en termes d’innovation. »

Acorus veut aller encore plus loin en misant sur des offres immersives, digitales, innovantes, où la différenciation ne repose plus seulement sur le prix, mais sur la qualité perçue et la capacité à rassurer.