ONF Vegetis harmonise ses réponses aux appels d'offres grâce à XaitProposal.

Enjeux : harmoniser des pratiques disparates entre agences

XaitProposal, appelé "Ophrys" en interne, est utilisé par les équipes depuis 2019, alors qu'ONF Vegetis dépendait encore directement de l'ONF au niveau national. Lorsque l'entité est devenue filiale il y a quatre ans, l'équipe a fait le choix de conserver l'outil, déjà plébiscité pour la qualité de mise en forme des dossiers et le gain de temps qu'il procurait.

Jusqu'à récemment, son usage n'était pas généralisé à l'ensemble des agences. Cette absence de cadre commun avait des conséquences concrètes :

« Avant, on n'imposait pas l'outil. Chaque agence avait son propre mémoire technique, avec des disparités sur les contenus, la mise en forme…»
— Valérie Béziat, Responsable de la cellule de réponse aux marchés, ONF Vegetis

Ce constat a conduit ONF Vegetis à franchir une étape supplémentaire : imposer l'usage de XaitProposal à toutes les agences, avec un contenu commun, pour garantir une image homogène et professionnelle auprès des clients, quelle que soit l'équipe qui répond au marché.

La solution : un master commun et un espace de travail collaboratif

Pour engager cette généralisation, ONF Vegetis a organisé une réunion de cadrage en juin, réunissant les équipes autour de la nouvelle méthode de travail. Un plan de formation pour les 16 collaborateurs a suivi.

En amont, lors de l'intégration des masters de Vegetis, l'équipe s'était appuyée sur une agence de communication pour construire une identité visuelle homogène pour ses dossiers.

Concrètement, XaitProposal permet désormais à chaque agence de travailler sur une trame de contenus commune, dans un espace collaboratif partagé : répartition des tâches entre contributeurs, modification des contenus en parallèle, suivi de l'avancement des dossiers en temps réel.

« Sur XaitProposal, on peut travailler sur un espace collaboratif, envoyer des tâches, partager avec les contributeurs pour qu'ils modifient les contenus qui les concernent. »
— Valérie Béziat, Responsable de la cellule de réponse aux marchés, ONF Vegetis

Des bénéfices ressentis à tous les niveaux

Un gain de temps sur la mise en forme. Grâce à la mise en page automatisée de XaitProposal, le temps consacré à la présentation des dossiers de réponse a nettement diminué.

Une image renforcée auprès des clients. La qualité visuelle des mémoires techniques produits avec XaitProposal a été spontanément saluée par les clients d'ONF Vegetis.

« Nous avons eu de très bons retours de nos clients sur le visuel de nos mémoires techniques, avec des écrits sur la qualité de la présentation. »
— Valérie Béziat, Responsable de la cellule de réponse aux marchés, ONF Vegetis

Des contenus complets et réutilisables. Grâce au modèle d'offre (master) XaitProposal, les équipes s'appuient sur une bibliothèque de contenus centralisée. Le système de QCM permet d'adapter automatiquement ces contenus à la variabilité de chaque marché, sans repartir de zéro à chaque réponse.

Un support technique très réactif. Un point régulièrement mis en avant par l'équipe : la rapidité de la relation avec le support XaitProposal.

« Le support est très réactif. J'ai un retour en moins de cinq minutes. C'est très efficace. »
— Valérie Béziat, Responsable de la cellule de réponse aux marchés, ONF Vegetis

Une adhésion progressive, y compris chez les plus réticents. Même les agences qui n'utilisaient pas encore l'outil au quotidien ont reconnu le bénéfice sur la qualité de mise en page des dossiers, facilitant l'adoption à l'échelle du groupe.