Étude de cas :

Bouygues Energies & Services transforme son processus de réponse aux appels d'offres grâce à XaitProposal : temps, cohérence et qualité.

Photo: Bouygues Energies & Services - Dupont Renoux.

Au sein de la direction ferroviaire de Bouygues Energies & Services, entité d’Equans France, les équipes du service Etudes de Prix répondent aux appels d'offres de maintenance ferroviaire, notamment via la plateforme dédiée de la SNCF.

Chaque soumission implique la production de plusieurs documents techniques : mémoire technique, sécurité, environnement et qualité. Ce processus exige coordination, rigueur, et personnalisation selon la nature du chantier (gare, voie, génie civil, etc.).

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Région
France

Taille de l'entreprise
6 000

Secteur d'activité
Énergie

Solution
XaitProposal

Les limites d'une trame bureautique structurée

Avant l’introduction de XaitProposal, les équipes s’appuyaient sur une trame bureautique structurée, intégrant des blocs de texte standards. Bien que cette méthode ait permis une certaine homogénéité, elle pouvait présenter des risques en termes de cohérence, de mise à jour des contenus ou de personnalisation, notamment dans des contextes complexes ou évolutifs.
Ces contraintes ont mis en évidence le besoin d’un outil plus collaboratif et sécurisé pour optimiser la production des offres.

Transformer en profondeur avec XaitProposal 

La mise en place de XaitProposal en 2023, appelé Karl en interne, a permis une transformation en profondeur du processus de réponse aux appels d’offres.

Objectif initial :
Créer une base générique de contenu facilement personnalisable par les chiffreurs selon les spécificités du chantier (photos, cartes, éléments techniques suite aux visites terrain).

Fonctionnement actuel : 

  • Marie-Cécile Buvat, Assistante de Service Appels d’Offres, initie le dossier en répondant au QCM qui appelle les contenus liés aux réponses, générant une première trame d’offre
  • Les chiffreurs enrichissent les contenus en intégrant les particularités du chantier
  • Des blocs peuvent être ajoutés pour répondre à des questions spécifiques du cahier des charges, tout en conservant la mise en page homogène

Fonctionnalités appréciées :

  • Insertion intuitive de visuels
  • Génération automatique de fichiers PDF à la charte de l’entreprise
  • Fonctionnalité de glisser-déposer fluide
  • Personnalisation des pages de couverture
  • Mutualisation des contenus via la base de connaissance (KB)

À propos de Bouygues Energies & Services

Avec 6 000 collaborateurs répartis sur 170 implantations, Bouygues Energies & Services développe des solutions clés en main pour répondre aux défis énergétiques d’aujourd’hui et de demain.

Sa division Transport Ferroviaire joue un rôle clé dans la modernisation des infrastructures en France.

« Une fois pris en main, on est clairement dans un gain de temps pour personnaliser le dossier avec les spécificités du chantier. Le rendu est clair, fluide et agréable à lire, tout en étant pertinent. »

Marie-Cécile Buvat, Assistante de Service Appels d’Offres

Bénéfices concrets : temps pour la personnalisation, sécurisation des
contenus et personnalisation

1. Gain de temps

Les utilisateurs constatent un temps de traitement réduit et une meilleure réactivité aux appels d’offres. Le QCM permet de pré-remplir efficacement les offres. Le temps gagné est mis à profit de la personnalisation des offres.

2. Meilleure personnalisation

Les équipes peuvent désormais aller au-delà du générique, en ajoutant des blocs spécifiques aux enjeux de chaque chantier.

3. Qualité perçue améliorée

Les offres sont plus cohérentes, visuellement harmonisées. Les retours, même informels, soulignent une présentation plus professionnelle.

4. Travail collaboratif

L’outil encourage le travail en équipe grâce à la base de connaissances partagée. Le contenu peut être réutilisé, enrichi et mis à jour en continu.

« Grâce à XaitProposal, nous pouvons aller encore plus loin dans la valorisation
des spécificités de chaque projet, en rédigeant un contenu ciblé sur un risque
particulier propre à ce chantier, en lien avec les caractéristiques du terrain. »

Christophe Flocon, Responsable de service Etudes de Prix

XaitProposal : un levier d’excellence pour les offres de Bouygues Energies & Services

Grâce à l’adoption de XaitProposal, Bouygues Energies & Services – Transport Ferroviaire, entité d’Equans France, renforce la qualité visuelle et structurelle de ses offres.

L’outil accompagne les équipes dans une évolution vers des documents plus homogènes, lisibles et adaptés aux exigences spécifiques de chaque chantier.

Le processus de production gagne en fluidité et en fiabilité, notamment grâce à la génération automatique de documents bien structurés et à l’ergonomie intuitive de la solution XaitProposal.

Ce gain de temps permet aux équipes de se concentrer davantage sur la personnalisation et la pertinence des contenus.

Par ailleurs, l’utilisation croissante de la base de connaissance commune favorise le partage d’expertise, la réutilisation de contenus pertinents et une montée en compétence collective dans la réponse aux appels d’offres.

Amélioration continue : personnaliser et enrichir les offres ferroviaires

Dans une logique d’amélioration continue, les équipes du transport ferroviaire de Bouygues Energies & Services, entité d’Equans France, poursuivent l’optimisation de leur utilisation de XaitProposal afin de renforcer encore la pertinence et l’agilité de leurs réponses.

  • Élargir le QCM avec davantage de questions pour affiner encore la personnalisation
  • Enrichir la bibliothèque de blocs pour adresser de nouveaux cas spécifiques
  • Favoriser une dynamique d’amélioration continue en capitalisant sur les retours d’expérience

« On va aller plus loin. Faire évoluer le QCM, ajouter des blocs. Faire vivre et
progresser. »
Marie-Cécile Buvat

 

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