Comment SADE a gagné 7 points de taux de succès en mieux-disant grâce à XaitProposal.

Enjeux et défis : uniformiser l'image de marque et capitaliser sur l'expertise commerciale de SADE

Avant 2018, la gestion des propositions commerciales chez SADE souffrait d'un fonctionnement en silos. Chaque direction régionale ou chargé d'études rédigeait ses documents et ses mémoires techniques de manière isolée sur Google Docs puis Microsoft Word.

Cette méthode traditionnelle présentait trois limites commerciales majeures :

• Hétérogénéité de la charte graphique et du vocabulaire commercial d'une région à l'autre.
• Perte de temps sur la mise en page au détriment de la qualité globale du fond de l'offre.
• Difficultés à capitaliser sur l'intelligence collective et les expertises techniques locales.

Le constat de Stéphane Wuilque, Directeur Développement France :

« Jusqu'à 2018, chacun avait son modèle Google Docs ou Word, c'était individuel. Dans mes objectifs au siège, je devais harmoniser nos offres commerciales, notamment dans la commande publique. L'enjeu était de capitaliser et d'homogénéiser la présentation des réponses. »

« Chacun avait ses propres modèles de base. Il fallait capitaliser sur notre intelligence collective, pour que ce qui est fait à Strasbourg, à Lille, à Marseille par exemple, puisse être réutilisé ailleurs. »

SADE a alors comparé plusieurs solutions du marché avant de faire son choix.

La solution : déploiement de XaitProposal, un projet structuré autour de la mutualisation

Un déploiement agile en 6 mois

La création des nouveaux modèles d'offres (nucléaire, réseaux, infrastructures) a été orchestrée par un spécialiste des études de prix dédié à temps plein. Ce travail de mutualisation documentaire s'est appuyé sur des groupes de travail locaux pour s'adapter précisément aux exigences de chaque profil de client.

« On a mutualisé les bases et réécrit des modèles d'offres pour chaque métier et chaque cible, jusqu'aux petites offres de quelques pages, qu'il suffit ensuite de personnaliser. »
Stéphane Wuilque, Directeur Développement France, SADE

Une gouvernance collaborative et un audit qualité annuel

Le succès de l'adoption de XaitProposal repose sur une structure de gouvernance rigoureuse mise en place par SADE :

• 18 administrateurs référents et 14 masters pour SADE et ses filiales structurent la base d'offres.
• Un réseau de référents régionaux fait remonter les meilleures pratiques commerciales de chaque territoire.
• L'audit annuel des experts : deux mois avant le comité de remontées, les experts juridique, qualité, etc. relisent et mettent à jour les chapitres techniques et réglementaires des différents masters.

« Notre gouvernance s'appuie sur des experts métiers, des rendez-vous annuels et des référents régionaux. Ces derniers recensent les meilleures pratiques de leur territoire pour enrichir la base nationale, qui sont ensuite validées en comité. »
Stéphane Wuilque, Directeur Développement France, SADE

Une capacité de mise à jour en temps quasi réel

L'un des bénéfices les plus marquants du dispositif est sa réactivité face à l'actualité géopolitique ou réglementaire.

Les usages : réponses aux appels d'offres et mémoires techniques, sur marchés publics et privés

SADE utilise XaitProposal pour la réponse aux consultations avec la rédaction de mémoires techniques, aussi bien sur les marchés publics que sur les marchés privés.

Complémentarité PDF et Web (XaitWebProposal) au service des offres

Si le format PDF reste obligatoire pour les dépôts de marchés publics, SADE utilise les mini-sites générés par XaitWebProposal pour se démarquer lors des soutenances et des propositions face à des clients industriels privés.

• Modernisation de l'image de marque : intégration de vidéos, d'onglets personnalisés et de liens fluides évitant l'accumulation d'annexes lourdes.
• Retours clients positifs : « Les clients trouvent l'offre beaucoup plus facile à lire, mieux travaillée. Ils nous disent : "Vous avez pris le temps de me raconter une histoire". »

« Les mini-sites web générés depuis XaitWebProposal surprennent positivement les clients et renforce l'impact de nos propositions commerciales. Certains contenus renvoient vers le site du groupe, ce qui évite les annexes. Le client clique et accède directement aux actualités officielles. Nous sommes certains que cela est à jour. »
Stéphane Wuilque, Directeur Développement France, SADE

XaitProposal / Sade in the Box : usages et bénéfices au quotidien

« L'outil évolue avec une fréquence importante, et on voit clairement l'évolution et l'écoute
de nos sujets. »
Stéphane Wuilque, Directeur Développement France, SADE

Au-delà de la centralisation des contenus, l'adoption de XaitProposal par les équipes d'études de prix de SADE repose sur des fonctionnalités métiers très concrètes qui éliminent les irritants du quotidien :

• Le configurateur d'offre initial (QCM) : XaitProposal génère un premier jet de mémoire technique à partir d'un questionnaire intelligent (QCM), évitant à l'utilisateur de partir d'une page blanche, en quelques minutes.
• Le mode plan : L'organisation des chapitres s'ajuste instantanément aux exigences du cahier des charges du client.
• La base de connaissances : Tout ce qui ne figure pas dans les masters ou modèles d'offres est stocké dans la base de connaissances. Les utilisateurs disposent d'une grande liberté pour enrichir l'offre (textes spécifiques, photos).
• L'automatisation graphique : La charte graphique de SADE ou de ses filiales s'applique automatiquement à l'ensemble du document. Les chargés d'études n'ont plus de mise en page manuelle à faire, garantissant une image de marque irréprochable et homogène.

« Si le client a des demandes particulières concernant le plan de l'offre, nous pouvons adapter la structure en deux clics : je déplace le chapitre que le client souhaite voir en deuxième position, et tout le bloc suit. Depuis, je n'ai plus jamais entendu : "Oui, mais le client demande cela et le modèle n'y répond pas". Je réorganise les blocs comme je le souhaite, et l'ensemble du document s'ajuste instantanément. »
Stéphane Wuilque, Directeur Développement France, SADE

Résultats : un taux d'offres gagnées en
« mieux-disant » nettement supérieur

SADE mesure directement la performance de l'outil à travers son taux de sélection en « mieux-disant », c'est-à-dire les succès commerciaux remportés sur la qualité perçue de l'offre en fonction de critères du client, sans être le moins cher.

Sur un historique de 20 000 affaires, l'impact est sans appel : le taux d'offres gagnées en mieux-disance bondit à 7 % avec l'outil, contre seulement 1 % pour les mémoires rédigés de manière traditionnelle sous Word.

Au-delà de la performance commerciale, la centralisation garantit une conformité juridique et réglementaire
absolue :

« Quand on compare une offre Word restée individuelle et une offre "Sade in the Box", on sécurise nos propositions en intégrant instantanément le bon article du Code du travail au bon endroit. »
Stéphane Wuilque, Directeur Développement France, SADE