Étude de cas :

COLAS : Comment XaitProposal harmonise et booste la performance des réponses aux appels d'offres

Spécialiste de la construction, COLAS opère sur tous les continents. Dans un secteur des Travaux Publics où la qualité des mémoires techniques est devenue un critère éliminatoire ou clé de sélection dans les appels d’offres, l’entreprise a décidé de professionnaliser et d’harmoniser sa production documentaire.

L'enjeu : garantir une parfaite cohérence de fond et de forme sur l'ensemble de ses implantations territoriales.

Colas logo

Région
France

Taille de l'entreprise
65 000 collaborateurs

Secteur d'activité
Travaux Publics

Solution
XaitProposal

Avant XaitProposal : Une organisation décentralisée et des mémoires hétérogènes

Avant l’adoption de la solution, la rédaction des dossiers de candidature et des offres techniques se faisait de manière isolée dans chaque agence. Cette approche décentralisée posait des limites majeures en termes de productivité et d'image de marque.

« Les mémoires étaient faits de façon indépendante dans chaque agence. Les rédacteurs d’offres rédigeaient majoritairement sur Word, certains sur InDesign. Ce qui impliquait beaucoup de copier-coller avec des risques d’erreurs, de coquilles sur le fond. Et sur la forme, il y avait autant de mises en page que d’agences : pas d’harmonie visuelle et une charte graphique malmenée, beaucoup de temps perdu sur ce point avec un résultat non satisfaisant. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie, COLAS

Les points de friction identifiés :

  • Multiplicité des outils : Dispersion des équipes entre Microsoft Word et Adobe InDesign.
  • Risques opérationnels : Erreurs et données obsolètes induites par le copier-coller manuel.
  • Image de marque affaiblie : Non-respect de la charte graphique globale.
  • Inefficacité chronophage : Temps précieux perdu par les ingénieurs des bureaux d'études sur la mise en page au détriment du fond.

À propos de Colas

Colas, filiale du groupe Bouygues, conçoit, construit et entretient des infrastructures de transport et d’aménagements durables dans le monde entier.

Implanté dans plus de 50 pays sur les cinq continents, à travers un réseau de 2 000 unités d’exploitation de travaux et 3 500 unités de production de matériaux, Colas rassemble 64 000 collaborateurs engagés pour relier les Hommes et favoriser le développement durable des territoires en facilitant les échanges. Colas partage les valeurs fondatrices du groupe Bouygues, qui constituent le socle de notre culture commune et de notre manière d’agir au quotidien : le respect, l'engagement, l'esprit pionnier, la transmission.

En 2024, Colas a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 15,9 milliards d’euros, dont 60% à l’international.

“Les rédacteurs n'ont plus à chercher le contenu : il existe et profite à tous les bureaux d'études.”

Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie,
Colas

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Le choix de XaitProposal : Sécurité, collaboration et base de connaissances commune

Face à l'importance cruciale de la note technique, la direction commerciale de COLAS a initié une consultation. Deux solutions logicielles étaient en concurrence, et XaitProposal s'est imposé grâce à ses fonctionnalités uniques de Proposal Management collaboratif.

« L’importance de plus en plus cruciale de la note technique dans les critères de notation a motivé notre direction commerciale à consulter des prestataires. La sécurité informatique et la base de connaissances commune à tous ont été les éléments différenciants. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie, COLAS


Déploiement : Une adoption globale et une production documentaire étendue

La transition vers XaitProposal s'est traduite par une adoption rapide et massive par les équipes d'ingénierie commerciale et les bureaux d'études.

Métriques de Déploiement Objectifs et Volumétrie chez COLAS
Utilisateurs Actifs Plus de 500 collaborateurs connectés sur la plateforme
Taux d'utilisation actuel 60% des offres sont rédigées via XaitProposal
Objectif à terme 100% des réponses aux appels d'offres centralisées sur l'outil

Un outil unique pour l'ensemble des pièces techniques et administratifs

Au-delà du mémoire technique principal, XaitProposal automatise l'édition de tous les livrables indispensables aux marchés publics et privés du BTP :

  • Documents environnementaux et organisationnels : Génération des dossiers SOPAE (Schéma d'Organisation du Plan d'Assurance Environnement), SOPAC (Schéma d'Organisation du Plan d'Assurance Qualité) et SOGED (Schéma d'Organisation de la Gestion des Déchets).
  • Dossiers de candidature : Centralisation des documents administratifs et juridiques (DC1, DC2, attestations), garantissant la continuité de l'activité même en cas d'absence d'un collaborateur.

« Les agences peuvent aujourd’hui répondre intégralement aux appels d’offres [...] c’est un vrai bénéfice de retrouver les bonnes versions des documents administratifs et juridiques. »
Jennifer Flahaut, Cellule Ingénierie, COLAS

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“Nos mémoires techniques ont gagné en qualité autant sur le fond que la forme, un beau mémoire technique contribue à la réussite".

Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie,
Colas

Résultats : Efficacité opérationnelle et fiabilité du contenu

L'intégration de XaitProposal apporte des bénéfices concrets à la fois pour les rédacteurs et pour la direction de la marque.

  • Fiabilité absolue du fond : Les équipes n'ont plus à chercher l'information, la base de connaissances partagée fournit des contenus validés et à jour.
  • Focalisation sur la valeur : Déchargés des contraintes de mise en forme graphique, les ingénieurs se concentrent à 100 % sur l'excellence de la réponse technique.
  • Uniformité de l'image de marque : Les documents sont harmonisés d'une agence à l'autre, reflétant le professionnalisme de COLAS.

« Nos mémoires techniques ont gagné en qualité autant sur le fond que la forme, un beau mémoire technique contribue à la réussite. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie, COLAS

Les fonctionnalités clés plébiscitées par les utilisateurs

Pour soutenir ce niveau de performance, les équipes de COLAS s'appuient au quotidien sur les forces technologiques de la solution Xait :

  1. Les champs de fusion : Automatisation et sécurisation des données variables et contextuelles du client.
  2. La base de connaissances centralisée : Accès immédiat à un patrimoine informationnel d'entreprise validé.
  3. Le mode plan dynamique : Flexibilité totale pour adapter instantanément la structure de l'offre aux exigences du cahier des charges (CCTP/CCP).
  4. Le questionnaire guidé (QCM) : Exploration intuitive permettant d'assurer l'exhaustivité des réponses formulées.

Perspectives : Vers une extension aux conducteurs de travaux

Fort du succès de ce déploiement au sein des bureaux d'études, COLAS prévoit d'élargir le périmètre d'utilisation de XaitProposal à d'autres cas d'usages opérationnels sur le terrain. Le groupe travaille notamment à l'intégration du module PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé) afin de permettre aux conducteurs de travaux de générer leurs documents réglementaires avec la même rigueur et la même efficacité.

« Nous travaillons à la mise en place du module PPSPS, Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé, pour tous nos conducteurs de travaux. Et nous souhaitons embarquer d’autres services dans l’aventure : Direction Technique, Grands Travaux, etc. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie, COLAS

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