Recycler ses anciennes propositions : attention, danger !

Nous cherchons tous à gagner du temps dans la réponse à un appel d’offres ou dans la rédaction d’une proposition commerciale. Alors forcément il est tentant de réutiliser ses anciennes propositions pour capitaliser sur les contenus et optimiser cette phase de rédaction.
Qu’il s’agisse d’un copier-coller de contenus ou de la reprise d’une proposition modèle, cette méthode peut en apparence vous faire gagner du temps, mais elle comporte des risques.

Réutiliser une ancienne proposition commerciale : une fausse bonne idée ?

Il est facile de reprendre une ancienne offre pour la modifier et l’adapter au nouveau prospect, ou la transformer en modèle. Mais les risques du copier-coller sont nombreux : bien souvent on oublie des contenus de l’ancienne offre (nom client, références…), on ne personnalise pas correctement la proposition (le cas client 1 n’est jamais le même que le cas client 2)… Au final, on perd en qualité et pertinence mais aussi en temps de relecture et validation !
Chaque appel d’offres ou consultation comporte des demandes ou exigences différentes. Aussi recycler vos anciennes propositions n’est-il pas une si bonne idée.

Les copier-coller se repèrent vite !

Votre prospect lit peut-être un très grand nombre d’offres commerciales mais il repère vite quand on n’a pas pris le temps de personnaliser à son besoin : incohérences sur le fond, la forme, le ton… Si vous avez écrit pour un client différent, dans un contexte différent cela se ressent forcément ! Et votre prospect peut, à juste titre, interpréter votre proposition comme un manque de considération et de professionnalisme de votre part.

Monsieur A ? Ah pardon Monsieur B

La gaffe ultime ! Malgré tous vos efforts, vous avez oublié de remplacer le nom du client A par celui du client B ? Qui n’a jamais frôlé cette catastrophe ? Même le fameux Ctrl-F pour rechercher et remplacer une occurrence peut vous léser sur ce point. Et ne faites pas confiance non plus au mot générique ‘CLIENT’ qui montre que vous n’avez fait aucun effort pour adapter votre offre. Et au-delà du nom, il faut aussi faire attention aux contenus spécifiques au métier du client, à son organisation, son contexte… Au final, vous obtiendrez un résultat bien plus efficace et professionnel en réécrivant votre proposition.

La solution : une base de données de contenus réutilisables

Une proposition commerciale comporte une part importante de contenus (textes et images) personnalisés, mais aussi génériques. Ce sont ces modèles qu’il est intéressant de réutiliser(présentation de l’entreprise, méthodologies, organigrammes, fiches produits, etc.).

Nous vous conseillons de mettre en place une bibliothèque de contenus dépersonnalisés. Cette base de données peut contenir de nombreux éléments : blocs de textes, graphiques, images, références clients, fiches techniques, certifications…

Ensuite pour rédiger votre réponse, il suffit de sélectionner les contenus qui répondent au cahier des charges de votre prospect. Vous repartez ainsi à chaque fois d’un texte neutre qu’il suffira de personnaliser. Vous évitez ainsi la perte de temps dans la recherche d’information et les pièges du copier-coller.

Une bibliothèque de contenus à jour

Attention cependant, cette bibliothèque de contenus doit être mise à jour régulièrement(chiffres, dates, logos, nouveaux produits, etc.). Pour ordonner et gérer ces briques de contenus, un outil de Proposal Management peut vous être d’une grande utilité.

De même reste à votre charge la question de la mise en forme graphique de vos propositions commerciales. Il ne faut pas négliger une cohérence pour un rendu homogène… Là encore un outil vous permettra de vous délester des questions de mise en forme et de mise en page. S’il est toujours tentant de recycler une ancienne proposition commerciale gagnante, cela ne signifie pas qu’elle sera gagnante à tous les coups. Entre les coquilles, les erreurs de contexte, le temps perdu à l’adaptation et le risque de contenus totalement obsolètes, il vaut mieux repartir d’une page blanche pour répondre au mieux à votre prospect. Mais pas complètement blanche ! Si vous créez une bibliothèque de contenus bien gérée et à jour, vous pourrez construire une offre pertinente et gagnante très rapidement.