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Introduction to competitive tendering in a large enterprise organisation (PDF)


Introduction

Whilst it is based on the service companies within
the oil and gas industry and procurement practices
adopted across the European Union, much of the
process is likely to be similar in other regions of the
world and in other industries. Indeed, the larger the
enterprise, the more likely it is that there will be a
greater degree of standardization of the tendering
process across geographical regions.

 

enterprise-tendering-cover

 

Contents

Introduction to competitive tendering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Bid preparation phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Possible pre-qualification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Bid document(s) issued . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Initial document review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Kickoff meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Set up the response . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Executive summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Pre-submission clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Monitor progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Parallel activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Commercial considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Qualifications / Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Internal approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Finalise the submission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Submission considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Post submission clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Final negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Award process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Debriefing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Contract review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Contract handover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Contract maintenance and periodic review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

 

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