Découvrez notre interview SEMERU FAYAT

Damien GIRARD : En fonction des agences et des activités, chacun rédigeait ses réponses aux appels d’offres à sa façon, anciennes offres ou modèles. En 2017, la direction a souhaité rationaliser le process de réponse aux appels d’offres. L’objectif était d’utiliser des contenus validés et de réaliser simplement des documents graphiquement différenciants. 

Damien GIRARD : Nous utilisions déjà l’ancienne version de XaitProposal pour l’activité environnement. Alors la version 2, plus aboutie notamment sur l’administration de contenus, était une évidence. Dernier trimestre 2020, le déploiement a été lancé pour l’ensemble des activités de Semeru.

Damien GIRARD : Nous souhaitions avoir facilement accès à des contenus corporate et des contenus spécifiques métiers ainsi qu’à une charte graphique commune. Il nous fallait une base de connaissances facilement administrable avec différents niveaux de responsabilité pour garantir une qualité de contenus.

Damien GIRARD : Nous avons ciblé une première activité : les bâtiments connectés. Des groupes de travail avec des utilisateurs éclairés de chaque activité ont été organisés. Jack a orchestré ces temps forts de façon très pédagogique, un vrai plus pour l’adhésion des futurs utilisateurs.

Damien GIRARD : Nous produisons deux types de documents sur XaitProposal :

–  Les dossiers de candidature (DC1 et DC2) sont réalisés en semi-automatisé sur XaitProposal. Cela nous permet de gagner du temps sur cette tâche et de produire une candidature mise en page de façon professionnelle. Le secrétariat technique de chacune des activités apprécie la sécurisation des documents officiels avec l’alerte date de validité en base de connaissances. Cette solution permet de se concentrer sur l’aspect qualitatif d’une candidature, comme une notice de présentation, plutôt que sur des tâches sans valeur ajoutée.

–  Les mémoires techniques sont créés sur XaitProposal. Chaque entreprise / métier disposera à terme de son propre master cumulant contenus transverses communs et contenus spécifiques entreprises avec une charte graphique commune à l’ensemble de Semeru.

Pour les deux types de documents, XaitProposal nous permet d’utiliser au mieux le peu de temps disponible pour produire une offre en se concentrant davantage sur les besoins du client et de la solution technique plutôt que sur des problématiques de recherche de contenus ou de mise en page !

Damien GIRARD : XaitProposal répond clairement à notre besoin. C’est une solution intuitive, la prise en main est rapide et efficace. Les fonctionnalités sont imaginées pour la rédaction des offres. J’apprécie particulièrement la facilité d’intégration de contenus (notamment par copier-coller de visuels, c’est simple et le rendu est parfait !). Il est aussi intéressant de pouvoir intégrer dans son document un document PDF de plusieurs pages sans perturber la pagination. Autre sujet capital pour nos usages : la facilité de gouvernance et d’administration des contenus sur le corporate et sur les contenus spécifiques métiers.

Damien GIRARD : Niveau candidature, les retours sont positifs, le gain de temps est nettement ressenti.

Côté offres, même si certains métiers sont toujours en cours, les premiers retours d’usages sont bons. Parfois il y a encore certaines réticences sur quelques contenus ou lorsqu’il faut s’intégrer dans des cadres très spécifiques.

L’avantage majeur reste la possibilité de générer en quelques clics tout le contenu générique pour dégager du temps à produire des argumentaires spécifiques et adaptés aux enjeux du client. C’est un point qui permet de convaincre facilement les futurs utilisateurs !

Côté client, les premiers retours sont bons : le nouveau document est agréable à lire et facilite l’accès à l’information, c’est le but recherché !