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Romain NOYERE : Chez ENGIE, 400 collaborateurs sont impliqués dans la rédaction d’offres. Au total, 8000 offres sont émises tous les ans par nos Directions Régionales. Quand nous avons lancé un appel d’offres pour nous accompagner sur ce sujet, notre souhait était d’augmenter la qualité des propositions et cela, autant au niveau du fond que de la forme.

Romain NOYERE : Au terme d’un appel d’offres, nous avions retenu 3 candidats. Xait a été retenu pour son outil qui a une longueur d’avance sur la concurrence et s’adapte parfaitement aux offres à forts contenus rédactionnels.  Nous avons également particulièrement apprécié la méthodologie de Xait et son expertise en Proposal Management.

Romain NOYERE : Nous disposions d’une solution web interne qui proposait des masters d’offres Word et PowerPoint par métier, des blocs de contenus et des gabarits graphiques d’offres. Celle-ci n’était plus utilisée depuis 2 ans car ses mises à jour dépendaient d’un seul administrateur national. En outre, comme cette solution proposait une modularité de contenu assez limitée, les offres étaient très longues et manquaient d’impact !

Romain NOYERE : XaitProposal est un outil performant et évolutif. Au goût du jour, il est à la portée de tous types de profils. Son ergonomie le rend vite accessible même s’il faut bien connaître toutes ses possibilités pour l’exploiter au mieux.

Romain NOYERE : L’approche méthodologique, en complément de l’outil, montre que Xait traite la problématique dans son ensemble. L’analyse des offres, réalisée en amont, a mis en avant de façon explicite tous les écarts que nous pouvions avoir sur la rédaction de nos offres et nous a amené à réfléchir à de nouvelles manières de rédiger. XaitProposal permet d’injecter la stratégie de l’entreprise en termes de construction d’offres. Dans la structure, nous avons cherché à valoriser les éléments différenciants et les arguments indispensables.

Romain NOYERE : Nous avons réalisé des formations initiales agence par agence et par périmètre pour faciliter l’adoption des 400 utilisateurs. Nous proposons des piqûres de rappel sous différentes formes (petites sessions ou tutoriels vidéos…) et toujours au final en se faisant la main sur une vraie proposition commerciale.

Romain NOYERE : L’objectif est atteint : nous sommes satisfaits de la qualité de nos offres. Les retours clients et bureaux d’études l’ont confirmé : nous avons eu de très bons retours sur nos mémoires mais nous ne devons pas nous reposer sur nos lauriers. Dans une logique d'amélioration continue, nous devons sans cesser améliorer les contenus. Côté chiffres, 65% de nos offres sur le périmètre déployé sont réalisées dans la solution. L'utilisation de l'outil étant non obligatoire et une part de nos offres étant nons adressables par XaitProposal, notre objectif initial était d'atteindre environ 70% de nos offres émises. On peut donc considérer que c'est atteint.

Romain NOYERE : L’outil était attendu. Cela faisait plus de deux ans qu’il n’y avait plus de solution pour réaliser nos offres.

Les retours sont encourageants : XaitProposal permet de les inciter à remonter des informations sur les contenus…et d’aller vers les bonnes pratiques. Un des bénéfices de l’outil permet de structurer cette démarche collaborative. 2 masters ont été paramétrés pour le moment : un master métier et un master administratif pour construire les dossiers de candidatures, d’autres suivront.

De plus, la logique de structuration des offres en 3 niveaux (chapitre / sous-chapitre / thème) « force » à hiérarchiser les contenus. Nos équipes ont gagné en expertise du Proposal Management.

Autre changement : les utilisateurs se posent la question du contenu plutôt que de dupliquer les offres. Le commercial ne repart plus d’une ancienne offre mais d’un QCM qui permet d’appeler des contenus adaptés au besoin client. Le discours a gagné en professionnalisme. En bonus, XaitProposal permet aussi de structurer des documents complémentaires et annexes à l’offre commerciale, par exemple, il a été très utile pour l’édition de 80 fiches spécifiques liées à un marché.