Étude de cas :

Le Groupe Pomona optimise ses réponses aux appels d'offres avec XaitProposal : plus de cohérence, d'efficacité et des contenus adaptés aux exigences des clients

Le groupe Pomona est le leader français de la distribution livrée de produits alimentaires auprès des professionnels de la restauration et des commerces spécialisés de proximité. Son métier repose sur trois expertises clés : sélectionner, conseiller et livrer. Sa mission :

« Aider les professionnels des métiers de bouche à toujours mieux nourrir leurs clients ».  

Avec 194 sites, un chiffre d’affaires de 5,3 milliards d’euros en 2023 et près de 2 000 appels d’offres traités chaque année, Pomona fait de la rigueur, de l’agilité et de la qualité de service des leviers essentiels à sa performance. Pour faire face à des demandes toujours plus précises et exigeantes, le Groupe a engagé une transformation en profondeur de ses processus de réponse aux appels d’offres, avec un objectif : garantir des offres cohérentes, fiables et parfaitement alignées avec les attentes des acheteurs.

GROUPE POMONA

Région
France

Taille de l'entreprise
5 000 collaborateurs 

Secteur d'activité
Commerce de gros alimentaire non spécialisé

Solution
XaitProposal

Contexte : Une production de mémoires éclatée, des documents hétérogènes

Avec 2 000 appels d’offres par an pour les branches TerreAzur, PassionFroid et EpiSaveurs, le Groupe Pomona, présent sur tout le territoire, devait faire face à un défi de taille : produire des réponses de qualité malgré une organisation historiquement décentralisée.

« Avant XaitProposal, chacun travaillait dans sa région, avec moins d’alignement et d’aides au quotidien. Chacun avait sa méthode et son fonctionnement quant à la gestion de ses contenus. Par conséquent, nos documents commerciaux manquaient de cohérence sur le fond du discours. »
Eric Juttin, Directeur Marchés Publics

Les conséquences :

  • Des contenus redondants ou contradictoires
  • Des formats inégaux d’une entité à l’autre
  • Un manque d’agilité dans l’adaptation aux exigences clients

Objectifs : structurer, fiabiliser, harmoniser

En 2013, Pomona lance une démarche ambitieuse de transformation pour accompagner sa croissance et renforcer son efficacité, avec comme objectifs de :

  • Gagner du temps sur les tâches chronophages
  • Fiabiliser et structurer les contenus au niveau national et régional
  • Permettre une co-rédaction fluide et collaborative
  • Améliorer la qualité des offres et mieux répondre aux attentes des acheteurs

« Afin de poursuivre notre développement, nous avons eu besoin de mettre en place des outils pour organiser les activités, optimiser notre manière de travailler pour gagner en temps, fluidité, efficience et agilité. L’enjeu était que toutes les entités, grandes ou petites, délivrent le même niveau d’information à nos clients. »
Eric Juttin

À propos de Groupe Pomona

Pomona est le leader français du commerce de gros alimentaire, spécialisé dans la distribution de produits aux professionnels des métiers de bouche. Basée à Antony (Hauts‑de‑Seine) avec plus de 90 établissements, l’entreprise a généré environ 3,2 milliards € de chiffre d’affaires en 2023. Grâce à un réseau de marques spécialisées—TerreAzur, PassionFroid, ÉpiSaveurs, Délice & Création, Saveurs d’Antoine et Relais d’Or—Pomona fournit les professionnels de la restauration, des commerces de proximité et des collectivités, alliant proximité, qualité et expertise alimentaire. 

La solution XaitProposal : une “fusée à plusieurs étages”

« XaitProposal est un outil de gestion de la donnée. Un peu comme une fusée à plusieurs étages, XaitProposal permet de coopérer sur les contenus régionaux tout en partageant les contenus nationaux. »
Eric Juttin

Pourquoi Pomona a choisi XaitProposal :

  • Centralisation des données dans une bibliothèque unique
  • Mise à jour collaborative des informations marketing, juridiques, qualité
  • Structuration des écrits commerciaux
  • Personnalisation fine des offres selon les exigences des clients
  • Conformité réglementaire garantie

« Pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de s'approprier XaitProposal et de l'utiliser régulièrement. Il faut en permanence actualiser l’ensemble des informations communiquées dans l’outil puisque c’est une bibliothèque vivante. Nous effectuons un travail de fond avec le marketing afin d’être toujours à la page. Un groupe de travail dédié remet à jour les contenus, renouvelle les manières de traiter les sujets et adapte les visuels.»
Eric Juttin

Résultats : plus de maîtrise, plus d’impact

« Pour répondre à des acheteurs de plus en plus créatifs, XaitProposal permet de chercher les typologies d’infos correspondantes facilement. Nous pouvons aisément personnaliser et s’adapter à la demande du client. En complément, l’immense atout de l’outil est la possibilité de partager l’information, notamment en lien avec les évolutions de nos métiers, mais aussi sur le plan réglementaire.»
Eric Juttin

XaitProposal a permis au Groupe Pomona de :

  • Réduire le temps passé à structurer les réponses
  • Personnaliser l’argumentaire selon chaque appel d’offre
  • Valoriser la connaissance client grâce à des contenus adaptés
  • Renforcer la conformité et la traçabilité des informations
  • Aligner l’outil avec la démarche RSE du Groupe

« Cette avancée a contribué à l’obtention du label Engagé RSE – niveau confirmé, délivré par l’Afnor. »
Eric Juttin

XaitProposal-illustration-mar-2025


“Nous gagnons du temps pour établir la structure de l’offre et pouvons le consacrer à personnaliser l’argumentaire aux attentes du client. XaitProposal nous permet d’apporter des réponses fiables et cohérentes. ”

Éric Juttin, Directeur Marchés Publics, Groupe Pomona

 
 
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Et demain ? Répondre à des attentes de plus en plus ciblées

« Nous devons rester à l’écoute des évolutions sociétales et environnementales. Celles-ci nous permettent de compléter et de modifier l'ensemble des actions que l’on peut partager avec nos clients. Comme ceux-ci se sont formés et ont également évolué, l’information demandée est de plus en plus chirurgicale, et nous devons aller de plus en plus loin dans les niveaux de détails communiqués à nos clients. »
Eric Juttin

Pomona reste en veille constante pour adapter ses contenus aux évolutions sociétales, environnementales et sectorielles. L’objectif : continuer à proposer des réponses adaptées, sur-mesure et responsables.

“Nous avons effectué un grand pas en avant sur la maîtrise de nos contenus. Toutes les informations transmises sont dûment contrôlées par tous les services du Groupe : marketing, qualité, juridique…”.

Éric Juttin, Directeur Marchés Publics, Groupe Pomona

Les bénéfices de XaitProposal pour Pomona

  • Cohérence renforcée des documents produits par les entités régionales
  • Gain de temps significatif pour les équipes marchés publics
  • Personnalisation accrue des mémoires techniques
  • Conformité et vérifiabilité des données transmises
  • Alignement stratégique avec la démarche RSE du Groupe

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