Étude de cas :

Comment Prospectives modernise et accélère les réponses aux appels d'offres d'une fédération de 11 PME 

Optimiser la rédaction des mémoires techniques et accélérer la réponse aux appels d'offres est un défi majeur pour les bureaux d'études du BTP.
Face à l'augmentation des volumes de dossiers et au durcissement des délais des donneurs d'ordres, la gestion artisanale sur Microsoft Word montre rapidement ses limites.

Dans cette étude de cas, Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives (société de fonctions supports pour la fédération de 11 PME de travaux Evariste en Île-de-France), explique comment l'adoption du logiciel de proposition commerciale XaitProposal a transformé leur processus de réponse aux appels d'offres.

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Région
France

Taille de l'entreprise
26 collaborateurs 

Secteur d'activité
Travaux Publics, Espaces Verts

Solutions
XaitProposal 

Les défis du Bureau d'Études : Explosion du volume et exigences de marché

Le Bureau d'Études de Prospectives gère l'intégralité du processus des Appels d'Offres pour 11 entreprises différentes, couvrant des métiers variés (élagage, espaces verts, voirie, assainissement, génie civil, etc.).
Sa mission : récupérer les Dossiers de Consultation des Entreprises, chiffrer, monter les solutions techniques/financières et déposer l'offre.

Le service fait face à une double pression :

  • Volume en forte croissance : Le BE est passé de 300 dossiers gérés en 2025 à une prévision de près de 400 dossiers pour 2026.
  • Complexification des Appels d’Offres : Une baisse globale de la qualité technique des dossiers de consultation (DCE) de la part des Donneurs d’Ordre, conjuguée à des délais de réponse de plus en plus courts.

“Notre périmètre augmente [...]. En parallèle, les dossiers de consultation des Donneurs d’Ordre baissent en qualité technique et les délais de réponse se réduisent fortement. Tout cela demande beaucoup d'attention et un besoin crucial d'outils qui vont vite.”
Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives

À propos de Prospectives

Prospectives est une société de services qui centralise les fonctions supports d'une fédération de PME de travaux (Evariste). Elle met à leur disposition, entre autres, un Bureau d’Études commun, spécialisé dans les Travaux Publics et les Espaces Verts pour la région Île-de-France, tout en permettant à chaque PME de conserver son identité locale.

Pourquoi la rédaction de mémoires techniques sur Microsoft Word a atteint ses limites

Avant le déploiement de XaitProposal, le traitement des dossiers reposait sur un fonctionnement traditionnel via Microsoft Word, qui a rapidement montré ses limites avec la croissance de la fédération.

  • Processus artisanal : Utilisation d'une ossature Microsoft Word structurée par chapitres.
  • Perte de temps : Réponse construite par "copier-coller" de blocs de textes en fonction du Règlement de Consultation. Perte de temps sur le formatage de l’offre.
  • Sanction sur la forme : En 2018, le Bureau d'Études subit des retours clients négatifs sur le visuel de ses offres. La mise en page chronophage pénalisait le fond.

“Word fonctionnait mais a atteint ses limites quand nous sommes devenus nombreux et que nous avons développé de nouveaux métiers. En 2018, nous avons eu un virage avec des retours négatifs sur nos offres, notamment sur la forme. On perdait beaucoup de temps sur la mise en page. La forme l’emportait sur le fond. Nous souhaitions un coup de fraîcheur.”
Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives

Pourquoi Prospectives a choisi le logiciel XaitProposal pour se différencier

Déployée en 2020, la solution XaitProposal a été choisie pour automatiser entièrement la mise en forme et permettre aux équipes de se concentrer exclusivement sur la valeur technique de l'offre.

  • Le choix de la différenciation : Dans un secteur concurrentiel, notre positionnement commercial privilégie la "mieux-disance" plutôt que la guerre des prix. La qualité visuelle et la pertinence de la trame sont devenues incontournables.
  • Un outil adopté par tous les profils : L'outil centralise les argumentaires communs tout en s'adaptant aux spécificités des 11 entreprises pour qui nous intervenons.

“Notre positionnement est sur la mieux-disance. On ne casse pas les prix, la différenciation se fait donc sur la qualité de notre réponse technique et sur notre capacité à construire rapidement une trame de mémoire qui répond parfaitement au Règlement de Consultation. Quand on a rencontré Xait, la promesse "ne vous occupez plus de la forme" nous a séduits. C’était notre premier besoin.”
Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives

Automatisation des DC1, DC2 et des mémoires techniques en 5 minutes

  • Pour les assistant.e.s (Volet Candidature) : Génération ultra-rapide des dossiers administratifs (DC1, DC2...) via le système de QCM intelligent.
  • Pour les chargés d'études (Volet Technique) : Création d'une base de mémoire technique solide et structurée en seulement 5 minutes de clics.

“XaitProposal est également utilisé pour le volet candidature. Nous ne pourrions plus faire sans !
De mon côté, la fonctionnalité que j'aime le plus, c’est le QCM : en 5 minutes, on a la possibilité d'avoir une base de mémoire solide.”
Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives

“Le gain de temps sur la mise en page est top.
Cela nous a permis de nous mettre au niveau des grands groupes nationaux. ” 

Bastien Serieys

Bastien Serieys, Prospectives

Quels sont les bénéfices de XaitProposal sur la performance des offres ?

  • Mise au niveau des majors : Le Bureau d’Etudes a pu s'aligner instantanément sur les standards de réponse des grands groupes nationaux.
  • Zéro friction technique : Plus aucun problème de gestion des sommaires, de tableaux compliqués, de copier/coller malheureux d’un dossier à l’autre ou de sauts de page intempestifs.
  • Plus d'intelligence dans les offres : Le temps économisé sur le traitement de texte est directement réinvesti dans la personnalisation technique du dossier.

“Nous n'avons plus aucun souci de gestion du sommaire ou de sauts de page. Cela nous permet de passer plus de temps sur les dossiers, d’y mettre plus d’intelligence et de personnaliser davantage nos offres.”
Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives

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L'avenir des appels d'offres : Allier IA, automatisation et personnalisation humaine

Face à l'émergence de l'Intelligence Artificielle (notamment utilisée par les clients pour analyser les copies), Prospectives mise sur XaitProposal pour gagner le combat de la personnalisation.

  • S'adapter aux contraintes futures : Continuer à faire entrer l'expertise du BE dans les cadres rigides et limités imposés par les acheteurs.
  • Privilégier le sur-mesure face à la standardisation : Utiliser le logiciel comme un accélérateur pour passer plus de temps sur le sur-mesure.

“Quel sera l’avenir des appels d’offres dans 5 ans ? Moins d'intelligence humaine ? De mon côté, je pense au contraire à un retour de l'humain. Si nous voulons gagner encore du temps avec un logiciel, c'est pour y amener encore plus de personnalisation. Moi, ce que je veux pouvoir dire au donneur d'ordre, c'est : "Il y a quand même un humain qui a travaillé là-dessus, Monsieur". Dans la mieux-disance, nous devons être plus proches de l'artisan que de l'industriel.”
Bastien Serieys, Directeur du Bureau d’Études et Méthodes chez Prospectives

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