Découvrez notre interview Paprec

Paprec, c’est plus de 350 sites industriels de collecte et de traitement, 29 unités de valorisation énergétique, et une équipe de 16 000 collaborateurs engagés dans dix pays à travers le monde.

“Chaque année, nous trions la poubelle jaune d’1 Français sur 3 et produisons 3 TWh d’énergie bas carbone, évitant ainsi 7,1 millions de tonnes de CO2. Paprec contribue ainsi à rendre notre planète plus verte”.

Chiffres clés :

N°1 du recyclage avec 70 000 clients
16 000 collaborateurs
350 sites en France et présence dans 10 pays
3 milliards d’euros de CA

Interview de Olivier BEAU
Directeur délégué Éco-Organismes
PAPREC

Enjeux : professionnaliser

Leader du recyclage en France, PAPREC s’appuie sur plus de 350 sites industriels et 16 000 collaborateurs pour répondre chaque année à plusieurs centaines d’appels d’offres publics. En 2024, ce sont 16 millions de tonnes de déchets qui ont été collectés et traités, avec un taux de valorisation de 88,4 %.
Dans ce contexte exigeant — à forte technicité et encadré par une réglementation en constante évolution — la qualité des mémoires techniques constitue un enjeu stratégique.

"On ne voulait plus perdre un appel d’offres pour des mauvaises notes techniques."

Les limites du processus précédent

Avant l’arrivée de XaitProposal, la rédaction des mémoires techniques s’effectuait à l’aide d’outils bureautiques classiques, en s’appuyant sur un modèle de base et des blocs de contenu standards. Une méthode qui révélait plusieurs limites :

Dépendance aux compétences individuelles : tout reposait sur l’aptitude d’un ingénieur d’études à écrire et à maîtriser les outils bureautiques.

"On était à la merci de la capacité et du goût du rédacteur à rédiger."

Risque d’obsolescence des contenus : Les contenus utilisés n’étaient pas toujours les plus pertinents ou les plus récents, faute de gouvernance centralisée.
Manque de standardisation : pas de politique de rédaction claire, des mémoires souvent hétérogènes comme les temps de conjugaison, la ponctuation ou l’usage des tableaux.
Temps rédactionnel élevé : sur 12 jours d’ingénieur par dossier, 3 à 4 étaient absorbés par la rédaction.

De plus, les offres manquaient d’un vrai "ton marketing".

"Les ingénieurs ont tendance à exprimer des caractéristiques, pas des bénéfices clients."

Solutions

Pour relever ces défis, PAPREC a déployé XaitProposal, en commençant par les marchés les plus volumineux : collecte (PAV/PAP) et gestion de déchèteries.

Ce que XaitProposal a permis de transformer :

Conjuguer industrialisation de la production documentaire et personnalisation des mémoires techniques.
Disposer d’un référentiel unique et centralisé, avec des contenus enrichis, structurés et validés par les différentes équipes.
Faciliter la co-rédaction et la collaboration entre ingénieurs, commerciaux et marketing.
Harmoniser le style rédactionnel des offres grâce à une charte rédactionnelle formalisée (12 règles structurantes) pour homogénéiser le fond et la forme.
Adopter XaitWebProposal pour digitaliser les présentations d’offres digitales innovantes, les comités de suivi et la formation interne.

Parmi les fonctionnalités plébiscitées par les équipes de PAPREC, le mode Plan se distingue particulièrement. Il offre une vue structurée et hiérarchisée du document, permettant de réorganiser les sections en un clic, sans craindre de casser la mise en page — un gain de temps pour les ingénieurs.

Autre atout majeur : les champs personnalisables (XX), qui signalent les zones à adapter selon le contexte de chaque appel d’offres. Associés à la fonction "chercher-remplacer", ils facilitent la personnalisation cohérente des mémoires techniques, tout en évitant les oublis.

"On a mis à plat l’offre, précisé ce qu’on voulait dire, valorisé nos nouveaux pavés numériques et motorisations plus vertueuses."

Bénéfices : plus de qualité et plus de réussite

“Aujourd’hui on a atteint notre objectif de qualité. Nos clients remontent : ‘vos dossiers sont au-dessus du lot’.”

Qualité perçue en nette hausse : meilleure lisibilité, structure claire, ton plus convaincant.

Uniformisation des livrables : l’image de marque de PAPREC est renforcée.

"Moins de temps sur la forme, plus sur les études, c’est ce qu’on veut."

Implication collective : 15 ingénieurs et 15 directeurs commerciaux co-rédacteurs, une meilleure transversalité des expertises.
Meilleure intégration des jeunes talents, plus à l’aise avec l’outil qu’avec les anciens processus Word.

“Cela nous a permis d'intégrer plus facilement de jeunes ingénieurs d'études”.

Équilibre entre standardisation et sur-mesure : les bases sont solides, tout en laissant place à la personnalisation.

"Plus ils utilisent XaitProposal, plus ils l’aiment."

Résultats

178 appels d’offres traités en 2024, dont 72 marchés de collecte depuis juillet.
63 % de taux de réponse via XaitProposal, avec un pic à 86 % en mars.
Gain record de chiffre d’affaires sur les marchés où XaitProposal a été utilisé.
Adoption rapide, notamment auprès des nouvelles générations.

"Dernièrement, nous avons remporté un beau marché dans le sud de la France, l’agence était fière. On a eu un très bon retour sur la qualité du dossier."

Prochaines étapes

Lancement du nouveau master “déchèteries”.
Déploiement de l’outil dans toutes les agences, pour homogénéiser les appels d’offres produits.
Développement de XaitWebProposal comme support différenciant pour les offres innovantes et la formation des équipes.