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Guillaume BOUAZIZ : Au sein de la Business Unit construction et immobilier, principalement les fonctions supports dont le Département Appels d’Offres, soit 125 personnes, utilisent quotidiennement XaitProposal pour rédiger les mémoires techniques, les contrats cadres et accords de référencement publics privés.

Guillaume BOUAZIZ : Auparavant, l’organisation était décentralisée, laissant chacun rédiger ses offres avec des outils comme Word, Excel ou PowerPoint, entraînant des disparités dans la conception des offres et dans la bonne utilisation de notre charte graphique.

Guillaume BOUAZIZ : Cela engendrait naturellement une forte hétérogénéité des livrables et des risques de mauvaise retranscription des savoir-faire de SOCOTEC. Les offres manquaient de structure commune, d’uniformité et d'impact auprès de nos clients.

Guillaume BOUAZIZ : En 2016, notre ambition était d'accroître notre capacité à répondre à un plus grand nombre de consultations afin de soutenir la croissance de l'entreprise, en particulier dans la commande publique et privée. 
Parallèlement, nous avons entrepris une refonte de notre charte graphique et nous cherchions un outil pour déployer de manière uniforme notre nouvelle identité visuelle. 

Guillaume BOUAZIZ : L’ergonomie du logiciel et le QCM ont été décisifs dans le choix de XaitProposal. Le QCM permet réellement de structurer les réponses et d’orienter les contenus en fonction de la demande du client. 

Guillaume BOUAZIZ : La philosophie de l'outil est orientée utilisateur et rédaction des offres. Une période d'adaptation est nécessaire mais le bénéfice est réel : les mémoires techniques ont gagné en qualité, professionnalisme et ont véhiculé le renouveau de notre image.

Guillaume BOUAZIZ : L’équipe est à l’écoute, elle est facilitante et force de proposition. Nous avions beaucoup de contenus et des délais restreints. Il fallait faire vite. Les équipes ont été d’un grand secours pour coordonner les équipes et respecter le calendrier du projet.

Guillaume BOUAZIZ : L'outil est devenu incontournable pour les rédacteurs du back office et les fonctions supports. Il a favorisé le partage de bonnes pratiques et la structuration des contenus, permettant une meilleure contextualisation des offres et une présentation plus percutante pour nos clients.

Quelles sont vos fonctionnalités ‘coup de coeur’ ?

Guillaume BOUAZIZ : Sans hésiter, le QCM qui est un élément vraiment différenciant.
Et également, le mode plan qui permet de s’adapter aux souhaits du donneur d’ordre dans le cas d’un plan imposé, un atout majeur pour répondre aux appels d’offres. 

Quels sont les résultats sur le taux de signature ? 

Guillaume BOUAZIZ : L’évolution est manifeste : même en cas de non-attribution d'un marché, notre note technique a grimpé dans les classements. Notre compréhension accrue des besoins des clients nous a permis d’ajuster nos contenus contribuant à une hausse significative du taux de gain pour atteindre désormais 53% pour le Département Appels d’Offres.

Nous sommes très satisfaits car nos clients constatent une facilité de lecture de nos livrables. Ils remarquent une plus grande clarté dans les présentations de nos ressources humaines et matérielles, une meilleure transcription de notre méthodologie ainsi qu’une compréhension approfondie de leurs enjeux.

Quelles sont les prochaines étapes ? 

Guillaume BOUAZIZ : En 2023, nous avons travaillé sur l’évolution de la charte graphique. L’outil doit être le plus à jour possible. En 2024, nous prévoyons d’intégrer progressivement de nouveaux contenus pour rester alignés sur nos actualités et les tendances du marché.