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Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

23.05.2023

-

7 min

Europcar France est une filiale d’Europcar Mobility Group, entreprise française de solutions de mobilités. Au-delà de son métier historique de location de véhicules, Europcar offre de multiples solutions de mobilité : location à l’heure, à la journée, au mois, à l’année, auto-partage, crédit mobilité. Location de véhicules thermiques, hybrides et électriques, de véhicules utilitaires et de scooters

En quelques chiffres :

  • 5 millions de clients à travers le monde
  • Présent dans 140 pays
  • 3 milliards d’euros de chiffre d’affaires monde
  • 8000 collaborateurs

 

Delphine REPETYLO Responsable Support Commercial - Performance Commerciale

Corinne CHARLES BIDET Directrice de la Performance Commerciale

Quelles entités sont concernées par la rédaction de documents commerciaux ?

Delphine REPETYLO : Au siège Europcar France, j’ai dans mon équipe 6 personnes qui utilisent quotidiennement XaitProposal pour épauler l'ensemble des équipes de la Direction Commerciale.

Pour quels types de documents ?

Delphine REPETYLO : Nous avons beaucoup de types de documents différents à réaliser : de la réponse aux appels d’offres, des contrats, avenants et offres tarifaires.

Comment étiez-vous organisés avant ?

Delphine REPETYLO : Auparavant, nous avions un modèle d’offres sur Word avec des champs à modifier grâce à un système de couleurs ou encore des documents Excel à retravailler. Pour les réponses aux appels d’offres, nous passions beaucoup de temps à chercher les informations partout alors qu’on les avait déjà. Nous réinventions la roue à chaque offre. En complément, nous n’avions pas d’harmonisation graphique malgré beaucoup de temps consacré à la mise en forme.

Quelles étaient les limites de cette organisation ?

Corinne CHARLES BIDET : Avant XaitProposal, nous faisions tout sur mesure avec le temps que cela impliquait. Chaque dossier était constitué spécifiquement. Nous n’avions pas de tronc commun et personne n’avait la dernière version, la bonne version. Il y avait beaucoup de créativité de la part des commerciaux. Chacun y allait de sa petite idée sur des PowerPoint. Nous manquions de contrôle et de vision globale sur ce qui était adressé à nos clients.

Quels étaient les objectifs de Europcar lors de la mise en place de XaitProposal ?

Corinne CHARLES BIDET : Nous souhaitions harmoniser et homogénéiser et disposer d’un outil qui nous permettait de respecter la charte, la forme et le contenu. Nous avions également de fortes attentes sur la rédaction de nos contenus. Avant XaitProposal, nos argumentaires étaient présentés sous forme de bullet points, désormais nous avons des cahiers de lecture avec des argumentaires !

Delphine REPETYLO : L’objectif était également de standardiser et de gagner du temps. Nous souhaitions un outil qui nous permette de rédiger tout ce volume de documents (offres juridiques, tarifaires, réponse appels d’offres…) sans se poser de question. On y gagne tellement à ne pas oublier et à limiter les efforts sur les sujets à valeur ajoutée. C’est ce que nous permet XaitProposal : rapidité et fiabilité !

 

Que pensez-vous de l’outil XaitProposal ?

Delphine REPETYLO : L’outil est ergonomique et facile à utiliser. Récemment, des alternantes l’ont pris en main de façon immédiate. Deux fonctionnalités ont notre coup de cœur : les champs de fusion ; on note une fois les informations clés et elles sont reportées partout dans le document. Cela nous fait gagner un temps considérable et cela réduit le risque d’erreur. Deuxième fonctionnalité : les conditions d’affichage qui permettent de rendre visibles ou invisibles des parties de nos offres. En résumé, XaitProposal nous permet de réaliser nos documents commerciaux en quelques clics simplement. Nous gagnons du temps et nous sommes sécurisées, sur le fond et la forme.

Que pensez-vous de l’approche et de la méthode des équipes Jack ?

Corinne CHARLES BIDET : Nous apprécions de travailler avec les équipes de Jack qui sont d’un grand professionnalisme. Au-delà d’être extrêmement sympathique, notre Chef de Projet est très professionnelle, à l’écoute du client jusqu’à ce que cela nous convienne. C’est très rassurant.

Delphine REPETYLO : Nous avons eu besoin d’être formées et cela a été très rapide. Le contact avec les équipes Jack est fluide et efficace. Et l'équipe support est très réactive. Si nous avons une question, nous avons une réponse dans la journée.

Quel bénéfice tirez-vous de la mise en place de XaitProposal ?

Corinne CHARLES BIDET : Nous avons gagné en qualité, en présentation et en temps grâce à XaitProposal. Tout est désormais centralisé dans une base unique et validée. Pour tout ce qui est proposition de valeur, tous les documents sont générés grâce à XaitProposal. Aujourd’hui, nous avons une connaissance à 100% de ce qui sort de chez nous et qui représente notre entreprise.

Delphine REPETYLO : XaitProposal est un outil rassurant pour les équipes. Nous n’avons plus d’erreurs ni de risque d’oubli. Nous gagnons du temps et du confort. Nous sommes certaines que ce qui sort de XaitProposal est conforme.

Vos objectifs ont-ils été atteints ?

Corinne CHARLES BIDET : Initialement, nous avions envisagé de réaliser uniquement nos offres commerciales. Quand nous avons compris la facilité et les bénéfices, nous avons décidé de créer le master pour nos contrats cadres et également le cahier des tarifs. Non seulement nos objectifs ont été atteints mais nous sommes allés au-delà du besoin qu’on souhaitait couvrir. Chaque document un peu standard qui doit être rempli plusieurs fois par an, on le met dans le modèle XaitProposal, c’est une satisfaction totale.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Delphine REPETYLO : Des sujets d’amélioration continue : une nouvelle mise en forme, charte graphique…

Corinne CHARLES BIDET : …et de révision des contenus.

Documents EUROPCAR réalisés avec XaitProposal

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Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

Après de nombreuses années à travailler en tant que responsable communication d'une entreprise de veille commerciale et dans le BTP, Claire-Anne a appris, pour mieux répondre aux clients, à maîtriser le fonctionnement de la commande publique et de la réponse aux appels d'offres. Elle connaît les maux des rédacteurs d'offres et sait les valeurs ajoutées d’un logiciel pour mieux répondre aux attentes des donneurs d’ordre.

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Jack c'est vraiment tip top !

Sandrine Gominet

Coordinatrice appels d’offres, Direction Centre Service Opérations – TK Elevator France

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