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Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

05.05.2023

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6 min

Le Groupe AGRICA est l'interlocuteur de référence du monde agricole sur l'ensemble de ses filières pour le développement et la promotion de la protection sociale complémentaire.

Guillaume HUYGHE RESPONSABLE DU DÉPARTEMENT CONTRATS, DIRECTION DÉLÉGUÉE FONCTIONS TECHNIQUES - GROUPE AGRICA

 

En quelques chiffres :

  • 237 000 entreprises adhérentes
  • 1,4 million de cotisants
  • 703 000 bénéficiaires d’une retraite complémentaire
  • 715 millions d’euros de chiffre d’affaires en assurances de personnes
  • 8,6 milliards d'euros d’actifs gérés
  • + de 11 millions d’euros consacré aux activités sociales

Quelles entités sont concernées par la rédaction de documents commerciaux ?

Guillaume HUYGHE : Le Groupe AGRICA a deux grandes activités : la retraite complémentaire et l'assurance de personnes. Les collaborateurs du Département Contrats interviennent sur le volet des assurances de personnes, ils rédigent donc sur XaitProposal les documents relatifs aux régimes de prévoyance, frais de santé et épargne retraite.

Quels types de documents ? 

Guillaume HUYGHE : L’équipe du Département Contrats produit à la fois des documents contractuels du type conditions générales, notices d’informations, bulletins d’adhésions etc. et des documents précontractuels à valeur informative (IPID, exemples de remboursements…). 

Qui sont les personnes sont concernées et quels sont leurs rôles ?

Guillaume HUYGHE : Toute l’équipe du Département Contrats, soit 9 personnes, est polyvalente et est amenée à rédiger des contrats. 4 personnes sont administrateurs de XaitProposal et sont chargées du paramétrage des modèles de documents et de la gouvernance des contenus et, en ce qui nous concerne, des clauses contractuelles. Ces 4 administrateurs accompagnent les autres rédacteurs de contrats.

Comment étiez-vous organisés avant ?

Guillaume HUYGHE : Auparavant, nous utilisions le pack office, via Word ou PowerPoint. Et si nous avions besoin d’une mise en forme spécifique, nous faisions appel à un prestataire extérieur pour maquettage du document.

Quelles étaient les limites de cette organisation ?

Guillaume HUYGHE : Sous-traiter la partie mise en forme nous ajoutait naturellement du délai de traitement, du budget et également une charge supplémentaire de vérification des contenus mis en forme par le prestataire.

Qu’est-ce qui a motivé la mise en place de XaitProposal dans votre entreprise ? 

Guillaume HUYGHE : Nous avions deux enjeux majeurs :

Le premier enjeu était d’améliorer le service apporté au client. L’attention particulière apportée à la charte graphique des documents et l’harmonisation de tous nos supports apporte un confort de lecture par rapport à des documents Word. C’est un réel élément de différenciation.

Le second enjeu est l’industrialisation des processus de production de documents contractuels. Mener des opérations de masse de mise en œuvre de nouveaux régimes pour des groupes composés de plusieurs entités est facilité. De même, pour des opérations de mise en conformité, il est désormais possible et facile de dupliquer des contrats et de reporter des clauses types d’un document à l’autre.

XaitProposal était la solution qui répondait à ces deux enjeux d’amélioration du service client et d'industrialisation des process pour faire face à la volumétrie croissante d'activité à effectifs constants.

Quel était le principal challenge de ce projet ?

Guillaume HUYGHE : Le principal challenge de ce projet réside dans la diversité des documents à produire par le Groupe AGRICA. Nous avons un panel très large de documents selon le modèle de développement retenu : accord de branche, contrat entreprise, produit standard… L’outil XaitProposal permet d’absorber et de faciliter la rédaction de tous ces documents complexes et variés. 

Que pensez-vous de l’outil ? 

Guillaume HUYGHE : XaitProposal est un outil intuitif qui est rapide à prendre en main. J’apprécie particulièrement, comme mon équipe d’utilisateurs, la démarche d’amélioration continue avec les montées de version régulières et pertinentes.

En complément, le service support est réactif, ce qui est un plus au quotidien dans les usages.

Comment a été reçue la mise en place de XaitProposal par vos équipes ?

Guillaume HUYGHE : Bien sûr, opter pour un nouvel outil demande de l’investissement. Il faut se familiariser avec de nouvelles pratiques et une nouvelle façon de faire. Mais au final c’est très bien perçu par les équipes parce qu’elles ont immédiatement constaté un gain concret au niveau de l’activité.

En complément, nous bénéficions d’un effet d'entraînement grâce aux 4 administrateurs. Finalement, tout le monde s’accorde à dire qu’il est dorénavant plus simple et plus agréable de rédiger des contrats sur XaitProposal.

Qu’est-ce qui a changé pour vos équipes ? 

Guillaume HUYGHE : Leur manière de travailler a changé.
Avant, les équipes étaient tributaires d’un prestataire extérieur et devaient vérifier les documents maquettés. Aujourd’hui, la mise en page est automatique et l’information est sécurisée. Nous évitons un intermédiaire puisque le rendu graphique via XaitProposal est équivalent à celui d’un prestataire. Les pratiques ont également changé. L’outil XaitProposal apporte du confort de travail dans les tâches de rédaction de contrats.

Quels sont les bénéfices ?

Guillaume HUYGHE : Le gain est évident au niveau du délai global de prise en charge avec une optimisation des opérations à mener et la suppression d’une étape intermédiaire. Aujourd’hui, environ 90% de nos documents contractuels sont réalisés par XaitProposal.

Avez-vous eu des retours de la part de vos clients ? 

Guillaume HUYGHE : Nos clients internes, les commerciaux, apprécient l’harmonisation et l’aspect graphique des documents. Leurs retours sont très positifs. D’ailleurs, la solution s’est développée au sein d’autres directions du groupe : Direction Financière, Département Partenariat.

Vos objectifs ont-ils été atteints ? 

Guillaume HUYGHE : Nous avons répondu grâce à XaitProposal à notre souhait d’harmoniser, de de faciliter et de sécuriser la rédaction des contrats et de disposer de documents chartés facilement.

Le délai nécessaire pour la prise en charge des documents contractuels s’est réduit d’environ 25%, ce qui nous a donné la latitude de développer d’autres projets et d’absorber la charge croissante de réglementation.

Documents AGRICA réalisés avec XaitProposal

 
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Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

Après de nombreuses années à travailler en tant que responsable communication d'une entreprise de veille commerciale et dans le BTP, Claire-Anne a appris, pour mieux répondre aux clients, à maîtriser le fonctionnement de la commande publique et de la réponse aux appels d'offres. Elle connaît les maux des rédacteurs d'offres et sait les valeurs ajoutées d’un logiciel pour mieux répondre aux attentes des donneurs d’ordre.

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Jack c'est vraiment tip top !

Sandrine Gominet

Coordinatrice appels d’offres, Direction Centre Service Opérations – TK Elevator France

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