Étude de cas :

SAMSIC Group structure, professionnalise et valorise ses offres commerciales avec XaitProposal

Avec 136 000 collaborateurs, 30 000 clients et une présence dans 27 pays, SAMSIC est un acteur incontournable des services aux entreprises en Europe. À l’origine spécialiste de la propreté, le groupe breton a élargi son champ d’action aux environnements de travail et aux ressources humaines.

Dans ce contexte de croissance internationale, la qualité et l’homogénéité des documents commerciaux sont devenues un enjeu stratégique pour gagner en efficacité, renforcer l’image de marque et accroître les taux de transformation.

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Région
Monde

Taille de l'entreprise
136 000 collaborateurs 

Secteur d'activité
Services aux entreprises - multiservices

Solution
XaitProposal

Avant XaitProposal : des trames Word obsolètes et chronophages

Avant la mise en place de XaitProposal, la production des offres chez SAMSIC reposait sur une trame Word unique et dupliquée à l’infini, sans gestion d’obsolescence ni capacité de personnalisation fine.

« La trame d’origine perdait en qualité des données, l’offre en était appauvrie, incorrecte et manquait de cohérence. Et le résultat n’était pas satisfaisant : processus chronophage, difficile gestion de l’obsolescence, mise en page complexe et décevante, pas de collaboratif sur la même offre… »
Elena Moisey, Project Management Officer, Transformation Digitale des Forces de Vente, SAMSIC

Les limites du système précédent :

  • Une mise en page complexe et peu valorisante
  • Un manque de collaboratif entre les contributeurs
  • Une gestion des versions non maîtrisée
  • Un temps de production élevé, au détriment du contenu stratégique

À propos de SAMSIC Group

Fondé en 1986 en Bretagne, Samsic Group est un acteur familial devenu un géant international des services aux entreprises.

Avec plus de 136 000 collaborateurs répartis dans 27 pays, le groupe opère à travers trois pôles : Samsic Facility, Samsic RH et Samsic Airport, offrant des services allant de la propreté à la sécurité, en passant par l’intérim, l’accueil, et la maintenance.

Son modèle multiservice et son ambition à l’échelle internationale lui ont permis d’atteindre un chiffre d’affaires de 3,6 à 4 milliards d’euros.

"XaitProposal permet aujourd’hui de renforcer l’identité de la marque locale appartenant au grand groupe."

Elena Moisez, Project Management Officer Transformation Digitale des forces de vente, SAMSIC Group

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Des objectifs ambitieux pour un outil structurant

SAMSIC a lancé une consultation en 2012 avec une feuille de route claire  :

  • Structurer et professionnaliser la production des offres
  • Gérer l’obsolescence des contenus et la sauvegarde des données
  • Réduire les délais tout en améliorant la qualité
  • Favoriser l’adhésion internationale à travers un outil multilingue

« Xait avec sa solution XaitProposal était l’offre la plus aboutie tant sur le process, que dans les fonctionnalités logicielles et le résultat proposé. Nous avions surtout apprécié la gestion de variabilité à travers le QCM et la qualité de la mise en page du résultat final.»
Elena Moisey, Project management Officer, Transformation digitale des forces de vente

Le choix s’est naturellement porté sur XaitProposal, solution collaborative permettant de créer, personnaliser et publier des offres commerciales avec un haut niveau de cohérence et d’efficacité.


XaitProposal : une adoption maîtrisée et une valorisation reconnue

Baptisée Sam’Proposal en interne, la solution XaitProposal a été intégrée aux processus certifiés ISO de SAMSIC et déployée à grande échelle :

  • 30 masters documents adaptés aux métiers du groupe
  • 300 utilisateurs dans 7 pays
  • Disponibilité en 5 langues

« Notre plus grand défi était d’accompagner le changement. Il fallait convaincre chaque collaborateur de s’approprier Sam’Proposal à chaque étape d’une offre. »
Elena Moisey, Project management Officer, Transformation digitale des forces de vente

Les bénéfices concrets :

  • Un processus de co-rédaction simplifié
  • Une mise en page automatique et soignée
  • Un gain de temps sur la production
  • Un focus accru sur la qualité du fond plutôt que sur la forme
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"Les résultats sont sans appel : offres structurées, lecture fluide grâce notamment aux points d’ancrages forts et graphisme épuré. La forme c’est le fond qui remonte à la surface !"

Elena Moisez, Project Management Officer Transformation Digitale des forces de vente, SAMSIC Group

Une valeur perçue par les équipes et les clients

L’outil a non seulement convaincu les équipes internes, mais a aussi séduit les clients finaux.

« Les assistantes ont vu la valeur ajoutée : elles passent désormais plus de temps sur la personnalisation du fond que sur la mise en forme. »
« Nos partenaires nous ont dit : vos offres sont fluides, structurées, lisibles, avec un graphisme épuré. La forme, c’est le fond qui remonte à la surface. »
Elena Moisey, Project management Officer, Transformation digitale des forces de vente

 

Du contenu personnalisé au storytelling différenciant

SAMSIC est allé encore plus loin en explorant des approches narratives innovantes. L’équipe a conçu une offre autour d’un storytelling temporel, baptisée "Une histoire que nous allons vivre ensemble", centrée sur les étapes du partenariat.

« Ce n’est plus une simple structure thématique, mais un accompagnement du lecteur dans le temps, levier puissant pour lever les objections. »
Elena Moisey, Project management Officer, Transformation digitale des forces de vente


Cette approche a permis :

  • De rompre avec les conventions rigides
  • D’apporter de l’émotion et de la clarté
  • De valoriser la promesse de SAMSIC sur 3 ans de collaboration

Une relation durable et un partenariat de confiance

Depuis plus de 10 ans, SAMSIC travaille en étroite collaboration avec les équipes Xait.

« Nous sommes dans une vraie relation de partenariat, avec une équipe dédiée, à l’écoute et stable. C’est rassurant, structuré, et les résultats sont là. »
Elena Moisey, Project management Officer, Transformation digitale des forces de vente

 

Conclusion : une transformation réussie au service de la performance commerciale

Grâce à XaitProposal, SAMSIC a :

  • Industrialisé sans déshumaniser la production des offres
  • Renforcé son image de marque en France et à l’international
  • Optimisé le processus de réponse aux appels d’offres
  • Réconcilié fond et forme dans ses documents commerciaux

XaitProposal est devenu un outil stratégique, à la croisée de la performance commerciale, de l’efficacité opérationnelle et de l’innovation éditoriale.

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