Étude de cas :

Comment Laurenty standardise ses offres commerciales avec XaitProposal

Laurenty est un acteur historique dans les services aux entreprises, avec une large couverture d’activités : propreté, espaces verts, balayage de voirie, bâtiments…
Réparti sur 17 sites avec 4 500 collaborateurs, le groupe réalise 180 millions d’euros de chiffre d’affaires et adresse plus de 5 000 clients publics et privés. Une structuration multisite qui impliquait historiquement une grande variété dans la production des propositions commerciales.

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Région
Belgique

Taille de l'entreprise
4 500 collaborateurs 

Secteur d'activité
Services aux entreprises

Solution
XaitProposal

XaitProposal : un levier de transformation au service de la performance commerciale

« Un client pouvait recevoir deux offres de différentes entités du groupe Laurenty et celles-ci ne se ressemblaient en rien. »
Jonathan Prenten, Directeur Marketing & Communication

Face à ce constat, le besoin d’harmonisation s’est imposé : garantir l’image de marque, simplifier les processus, gagner du temps, disposer de contenus homogènes. Autant d’objectifs que Laurenty a cherché à atteindre avec XaitProposal.

Après avoir comparé plusieurs solutions, Jonathan Prenten a choisi XaitProposal pour sa capacité à scinder le fond et la forme et à embarquer les équipes dans une transformation en douceur. L’environnement de type éditeur de texte a rassuré les contributeurs, tandis que les fonctionnalités avancées ont permis une véritable montée en maturité documentaire.

« Il fallait une solution qui distingue le fond de la forme. Les rédacteurs passaient trop de temps sur la mise en page… une créativité qui ne servait pas l’identité de marque. »
Jonathan Prenten

Trois éléments ont été déterminants :

  • Une bibliothèque de contenus centralisée, à jour et réutilisable
  • Une mise en page automatique, assurant une cohérence graphique immédiate
  • Une souplesse de personnalisation pour s’adapter à chaque réponse, sans perdre le cadre global

À propos de Laurenty

Laurenty Group est un groupe familial belge, fondé en 1953, spécialisé dans les services aux entreprises, couvrant un large panel d’activités telles que le nettoyage, l’entretien des espaces verts, le balayage de voiries, le désembouage, les peintures et la maintenance de bâtiments, ainsi que le désamiantage et la construction/rénovation.

Présent dans 17 implantations en Belgique, au Luxembourg et dans le nord de la France, le groupe emploie environ 4 500 collaborateurs et gère 5 000 clients, pour un chiffre d’affaires de 180 M€.

"Quand les commerciaux émettent une offre,
ils n'ont pas peur de la forme.
Ils en sont fiers, ça les met beaucoup plus en confiance".

Jonathan Prenten, Marketing et Communication Director, Laurenty

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Un déploiement maîtrisé et participatif

La mise en œuvre de XaitProposal a suivi une démarche structurée : consultations terrain, groupes pilotes sur trois succursales, formations en présentiel, plateforme de formation interne, FAQ, suivi des usages via statistiques.

« On a fonctionné en mode projet. Le pilote a été concluant, puis on a déployé au national. Aujourd’hui, 100 % des offres de la division nettoyage sortent de XaitProposal. »
Jonathan Prenten

Le succès de XaitPropoal a été structurant pour une diffusion plus large au sein de l’organisation : les départements RH et QSE ont rapidement adopté l’outil pour leurs propres productions documentaires.

Des bénéfices tangibles : image, productivité, collaboration

Les résultats ne se sont pas fait attendre :

Un gain de temps spectaculaire : d’un délai de 4 à 5 jours pour créer une offre, Laurenty est passé à 1 minute 39 secondes pour produire un premier jet complet.

"Au sujet du temps, le gain est énorme. Avant, le temps passé à récupérer des fichiers dans une base de données, puis à les personnaliser et enfin à les consolider représentait de 4 à 5 jours ouvrables. Aujourd’hui, pour créer un premier jet d’offre, sur une offre complète, nous sommes passés à 1 minute 39 secondes !"
Jonathan Prenten

Une montée en qualité graphique largement saluée par les clients : plus de clarté, de lisibilité, et une identité visuelle cohérente.

"Côté graphisme de l’offre, le bénéfice est évident. La qualité est au rendez-vous. Nos clients ont spontanément remonté la clarté et facilité de lecture et la qualité graphique."
Jonathan Prenten

Une meilleure collaboration entre entités, grâce à une base commune et un outil partagé.

« Aujourd’hui, on peut soutenir une autre entité facilement. L’outil le permet. »
Jonathan Prenten

XaitProposal permet aussi de faciliter l'onboarding de nouveaux collaborateurs.

L’outil est un vrai plus pour l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Il leur facilite la prise de poste, les guide dans la création de documents.
Jonathan Prenten

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"Comme on a un outil commun, les collaborateurs commencent à mieux se comprendre et à collaborer. L'outil le permet. On recrée une unicité".

Jonathan Prenten, Marketing & Communication Director, Laurenty

Un outil aussi utile pour produire que pour intégrer

L’adoption de XaitProposal a aussi facilité l’intégration de nouveaux collaborateurs, qui peuvent s’appuyer sur un cadre structurant pour produire rapidement des offres professionnelles.

Les fonctionnalités préférées des équipes ? La mise en page automatique, les champs de fusion “magiques” et la table des matières dynamique.

"La mise en page automatique est très efficace et évite tout stress. Les champs de fusion ont aussi un côté magique : je n’ai pas trouvé d’autres outils qui permettent cela aussi facilement. Et enfin le sommaire / table des matières est également une fonctionnalité très appréciée."
Jonathan Prenten

Résultats mesurables

  • Temps de production divisé drastiquement : de 4-5 jours à 1 min 39 pour un premier jet complet

  • Amélioration significative de la qualité graphique perçue par les clients

  • Renforcement de la collaboration inter-succursales

  • Meilleur onboarding des nouveaux collaborateurs grâce à l’outil structurant

Retours utilisateurs

  • Fierté des commerciaux à envoyer des offres bien présentées

  • Outil perçu comme rassurant et professionnalisant

Cap sur la généralisation à l’ensemble du groupe

Fort de son succès dans la division nettoyage, Laurenty prévoit en 2025 de dupliquer cette approche à d’autres activités du groupe, comme les espaces verts et la construction. Une évolution naturelle vers une homogénéisation complète des pratiques documentaires au sein du groupe.

« En 2025, nous allons dupliquer la gestion de projet existante pour d’autres divisions du groupe. »
Jonathan Prenten

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