Étude de cas :

Structurer, fiabiliser, convaincre : la transformation des offres commerciales chez ESKER

ESKER est un éditeur de logiciels français qui accompagne plus de 1 500 ETI et Grands Comptes dans leur transformation digitale, principalement au sein des directions financières et du service client. L’entreprise connaît une croissance soutenue (+14 % en 2023) et opère à l’international à travers 15 filiales. Dans ce contexte de forte activité, la qualité des documents commerciaux devient un enjeu stratégique : il ne suffit plus d’envoyer une proposition, il faut convaincre, valoriser, et se différencier.

Face à la complexité croissante des offres, à la création de nouvelles équipes commerciales et au besoin de fiabilité, ESKER décide de faire évoluer ses pratiques.

La réponse : XaitProposal pour standardiser, automatiser et fiabiliser la création de propositions commerciales, tout en laissant une large place à la personnalisation selon les enjeux de chaque client.

 

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Région
Monde

Taille de l'entreprise
1 100 collaborateurs 

Secteur d'activité
Plateforme d’automatisation des processus financiers et documentaires

Solution
XaitProposal

Structurer, fiabiliser, valoriser : des objectifs clairs

Dès le départ, les objectifs fixés par ESKER sont ambitieux. Il s’agit de professionnaliser l’ensemble du processus de création des offres commerciales, de fiabiliser le contenu transmis, et de libérer les équipes de tâches chronophages sans valeur ajoutée.

« Nous souhaitions disposer d’un outil permettant de créer des propositions commerciales professionnelles et à jour. Les commerciaux devaient pouvoir se concentrer sur les besoins spécifiques de leurs interlocuteurs. »
Nathalie Chupin, Directrice des Ventes, ESKER SA

L’enjeu est aussi de renforcer l’image d’expertise portée par les offres, en assurant une présentation cohérente, structurée, et en lien direct avec les attentes exprimées par les clients.

À propos de Esker

Esker est un éditeur français de logiciels spécialisé dans l’automatisation des cycles de gestion Source-to-Pay (S2P) et Order-to-Cash (O2C). Sa plateforme cloud aide plus de 3 000 entreprises dans le monde à digitaliser et fluidifier leurs processus financiers et administratifs. Fondée à Lyon et présente sur quatre continents, Esker emploie plus de 1 100 collaborateurs et poursuit une croissance soutenue portée par l’innovation, l’expérience utilisateur et une expertise reconnue dans la dématérialisation.

Une organisation artisanale devenue trop lourde

Avant XaitProposal, les offres étaient créées dans Word à partir d’anciens modèles. Chaque commercial modifiait le contenu manuellement, sans garantie de cohérence graphique ni de mise à jour des informations.

« Nous rédigions nos offres sur Word et les réalisions en partant d’une précédente proposition. La révision était fastidieuse, nécessitait plusieurs valideurs… Ces propositions comportaient des erreurs, manquaient de personnalisation et de signal fort d’expertise. »
Nathalie Chupin

Cette méthode engendrait un fort risque d’incohérences, ralentissait la production, et alourdissait inutilement le travail des équipes. Un changement était nécessaire.


XaitProposal : un choix technique… et humain

Lors de la phase de consultation, deux solutions sont mises en concurrence. XaitProposal l’emporte rapidement, notamment grâce à l’ergonomie de la plateforme et à la qualité de l’accompagnement proposé.

« XaitProposal a convaincu grâce à la souplesse de l’outil et le rendu graphique plus adapté. Nous avons été bluffés par le professionnalisme de nos chefs de projet Xait : une immédiate compréhension de notre expertise, de nos enjeux, des réponses adaptées. »
Nathalie Chupin

Cette approche humaine et experte a permis de créer une dynamique de confiance dès les premières phases du projet.

Une mise en œuvre rapide et des résultats concrets

Aujourd’hui, environ 30 collaborateurs utilisent XaitProposal chez ESKER, dont des commerciaux, ingénieurs avant-vente et managers. Plus de 120 propositions commerciales complexes sont produites chaque année avec l’outil.

« Côté utilisateur, c’est très simple. En 15 minutes montre en main, un commercial peut rendre un document professionnel avec un minimum de personnalisation. »
Nathalie Chupin

Derrière cette efficacité apparente, un travail préparatoire rigoureux a été mené. Les offres sont construites à partir de « masters », des structures-types personnalisables selon les cas, alimentées par des modules de contenu validés, eux-mêmes mis à jour régulièrement.

« La modularité de notre offre est définie par un QCM pensé en amont et travaillé pour faire gagner du temps au rédacteur tout en le guidant dans sa réflexion à structurer son offre. »
Nathalie Chupin

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“XaitProposal permet de nous assurer que tous les documents créés sont à jour, à la charte de notre entreprise et adaptés aux besoins spécifiques de nos interlocuteurs. En quelques clics, je peux obtenir des argumentaires adaptés aux enjeux du client.”

Nathalie Chupin, Directrice des ventes

 
 
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Une logique d’amélioration continue

Chez ESKER, la rigueur éditoriale ne s’arrête pas à la première mise en ligne. Un comité de pilotage réunit chaque mois les équipes commerciales, marketing et communication pour identifier les contenus à faire évoluer.

« C’est une démarche d’amélioration continue indispensable pour faire vivre nos masters. »
Nathalie Chupin

Les retours du terrain sont analysés, les contenus sont affinés, et les masters enrichis pour coller au plus près des besoins du marché.

 

Adhésion rapide et retour sur investissement immédiat

La conduite du changement a été rapide. Dès les premières semaines, les utilisateurs ont adopté la solution.

« Nos équipes ont tout de suite trouvé l’intérêt. Ils savent qu’ils peuvent envoyer une proposition sans erreur, avec une information juste, fiable, rapide et véhiculer ainsi une image professionnelle. »
Nathalie Chupin

La solution allie gain de temps, meilleure qualité des documents et renforcement de l’image de marque.

“La conduite du changement a été très rapide. Nos équipes ont tout de suite trouvé l’intérêt. Ils savent qu’ils peuvent envoyer une proposition sans erreur avec une information juste, fiable, rapide et véhiculer ainsi une image professionnelle.”

Nathalie Chupin, Directrice des ventes

Et demain ?

ESKER ne compte pas s’arrêter là. Un nouveau master est en préparation pour une nouvelle offre, avec toujours le même souci de clarté, d’impact et de personnalisation.

« Nous allons disposer d’un nouveau master au printemps. De nouveaux contenus et toujours de la personnalisation ! »
Nathalie Chupin

 

Ce qu’ESKER a gagné avec XaitProposal

  • Une production d’offres structurée, rapide et sans erreur
  • Des documents cohérents, conformes à la charte et toujours à jour
  • Une image professionnelle renforcée auprès des clients
  • Un pilotage éditorial agile, basé sur les retours du terrain
  • Une adoption rapide et durable par les équipes commerciales

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