Étude de cas :

City One transforme la gestion de ses documents commerciaux avec XaitProposal, augmentant productivité et impact marketing

City One est un groupe français indépendant, leader dans les métiers de l’accueil et des services.

Accueil en entreprise, en événementiel, pour les lieux culturels, accueil et services aux passagers dans l’aéroportuaire ou le ferroviaire : les prestations de City One peuvent être déployées pour tous types d’entreprises et de missions.

Depuis l’adoption de XaitProposal, City One, a profondément transformé la gestion de ses documents commerciaux, représentant un volume de 300 appels d’offres par an. Cet outil a permis aux équipes de gagner en productivité en éliminant les pertes de temps liées à la mise en forme et à la recherche de contenus pertinents, tout en garantissant des documents fiables, modernes et parfaitement adaptés aux attentes des donneurs d’ordre.

CITY ONE

Région
France

Taille de l'entreprise
4 500 collaborateurs 

Secteur d'activité
Métiers de l'accueil et des services

Solution
XaitProposal

Avant XaitProposal : Temps perdu, contenus à risque

Avant XaitProposal, le processus de rédaction reposait sur des pratiques artisanales, peu adaptées à la montée en charge et à l’exigence croissante des donneurs d’ordre. La gestion documentaire manquait d’agilité, et les contenus se fragilisaient à mesure que les copier-coller s’enchaînaient.

"Nous avions une trame PowerPoint que nous dupliquions. [...] Il était devenu assez évident que nous devions trouver une solution fiable et performante."
Anne-Sophie Carbonnaux, Directrice Commerciale, City One

Les limites de l'ancien système :

  • Utilisation manuelle de trames PowerPoint à dupliquer
  • Forte dépendance à la mémoire des collaborateurs historiques
  • Risque d’erreurs ou d'obsolescence des contenus
  • Offres techniques parfois incomplètes ou mal calibrées
  • Temps excessif passé à harmoniser la mise en forme

"Les copier-coller sont dangereux. On perd sur les argumentaires et on prend le risque de copier des contenus qui n’ont plus lieu d’être. Les offres n’étaient plus toujours adaptées, elles comportaient parfois des contenus trop légers sur des sujets essentiels pour les donneurs d’ordre. Et nous passions beaucoup trop de temps à faire de la mise en forme."
Anne-Sophie Carbonnaux

À propos de City One

City One est un groupe français indépendant, spécialisé dans les métiers de l’accueil et des services depuis 1991.
Il accompagne les entreprises, les événements, les lieux culturels, ainsi que les plateformes aéroportuaires et ferroviaires, avec des prestations sur mesure en accueil, animation, intérim, logistique et concession d’espaces.
Acteur international présent en France, Belgique, Luxembourg et Maroc, City One emploie 4 500 collaborateurs et a réalisé 219 M€ de chiffre d’affaires en 2024, avec plus de 2 500 références clients.

Les enjeux de la transformation

City One avait besoin d’un outil qui structure, fiabilise et modernise la réponse commerciale, tout en s’adaptant à des équipes en croissance. XaitProposal a permis de répondre à cet impératif stratégique, en recentrant les commerciaux sur leur valeur ajoutée : le contenu et la personnalisation des propositions.

Objectifs visés :

  • Gagner en productivité : éliminer les tâches chronophages et répétitives
  • Fiabiliser le discours : garantir la cohérence et la pertinence des messages
  • Innover dans le format : produire des documents clairs, actuels et percutants
  • Faciliter la personnalisation : tout en offrant un cadre structurant

"Nous avions besoin d’un outil pour nous concentrer sur l’essentiel : répondre au cahier des charges et convaincre les donneurs d'ordres. "
Anne-Sophie Carbonnaux

Mise en place : un projet structurant et fédérateur

La mise en œuvre de XaitProposal a été pensée comme une opportunité de repenser les fondamentaux de la réponse commerciale.
Un projet structuré, piloté avec méthode, a permis de construire un socle solide pour l’avenir.

Étapes clés du déploiement :

  • Création d’une équipe projet transverse
  • Revue complète des contenus existants pour créer des bases solides
  • Définition de thématiques structurantes avec implication directe de la direction commerciale
  • Passage en production en quelques mois seulemen

"Nous en avons profité pour faire un reset de toutes nos propales. Nous avons mis en place une équipe projet qui s’est concentrée sur le choix et  l'élaboration des contenus. J’ai également participé à cette étape aux côtés des équipes pour déterminer les thèmes et voir comment on allait les aborder. En quelques mois, le projet était opérationnel."
Anne-Sophie Carbonnaux

 

Adoption : un outil intuitif, plébiscité par les équipes

La facilité de prise en main de XaitProposal a joué un rôle central dans sa réussite. Les équipes ont rapidement adhéré à l’outil, qui a redonné du sens et du plaisir à la rédaction de propositions.

Facteurs d’adoption :

  • Interface simple, claire et ergonomique
  • Fluidification du processus de réponse
  • Gain de motivation dans les équipes

"L’outil est intuitif. Il a été validé par l’intégralité de nos équipes."
Anne-Sophie Carbonnaux

Résultats : un impact mesurable et stratégique

Le passage à XaitProposal a généré des résultats concrets. Les documents produits sont non seulement plus fiables, mais aussi plus impactants visuellement et plus convaincants pour les jurys.

Bénéfices observés :

  • Temps de production réduit, meilleure organisation du travail
  • Contenus mieux structurés et adaptés aux attentes des donneurs d’ordre
  • Taux de transformation en soutenance en nette hausse
  • Image renforcée de City One grâce à des propositions modernes et professionnelles

"Les équipes gagnent du temps, nous sommes confiants dans la qualité des documents et les retours clients sont très bons. Notre taux de transformation en soutenance est très élevé." 
Anne-Sophie Carbonnaux

 

 

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“L’offre est devenue un réel outil marketing convaincant
au goût du jour.”

Anne-Sophie Carbonnaux, Directrice Commerciale, City One

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Fonctionnalités appréciées : des outils concrets pour des usages réels

XaitProposal n’est pas seulement un outil de mise en forme. Il apporte des fonctionnalités concrètes qui améliorent la qualité du contenu et facilitent la manipulation des documents, même en dernière minute.

Fonctions clés utilisées :

  • Mode plan : navigation fluide, duplication rapide de sections
  • Infomap : adaptation immédiate de la mise en page pour une meilleure lisibilité
  • Suivi de version et collaboration multi-utilisateurs en temps réel

"Côté fonctionnalités, le mode plan est un réel atout. Il permet de bouger et dupliquer des contenus facilement. Et j’apprécie également le changement rapide de mise en page pour augmenter la lisibilité du contenu (Infomap). "
Anne-Sophie Carbonnaux

“J’aime la façon dont XaitProposal évolue depuis 2 ans.
Nos remarques sont entendues. C’est une réelle collaboration”.

Anne-Sophie Carbonnaux, Directrice Commerciale, City One

Prochaines étapes : un déploiement ambitieux pour 2025

City One ne s’arrête pas là. Forts du succès initial, les équipes ont décidé d’étendre XaitProposal à d’autres entités et métiers pour amplifier les bénéfices à l’échelle du groupe.

Déploiement prévu :

  • Tripler le nombre de masters pour enrichir les modèles
  • Inclure de nouveaux métiers comme l’événementiel
  • Déployer XaitProposal dans toutes les agences en France et à l’international d’ici 2025

Conclusion : une transformation réussie et durable

Grâce à XaitProposal, City One a fait bien plus que digitaliser son processus de réponse : l’entreprise a industrialisé, fiabilisé et valorisé la production de ses offres commerciales. Ce projet a permis de renforcer la cohésion interne, d’améliorer la performance commerciale, et d’installer une culture documentaire moderne et efficace.

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