Etude de cas ATALIAN

Enjeux et défis : professionnaliser la réponse aux appels d'offres

Chez ATALIAN, la rédaction des documents commerciaux mobilise un large éventail de métiers :

Les ingénieurs commerciaux et les assistantes commerciales
Les responsables Grands Comptes et équipes de fidélisation
Les fonctions support (experts métiers et bureaux d’études)

Cela représente 160 personnes impliquées dans la création de :

Mémoires techniques
Candidatures aux appels d’offres
Devis pour les marchés privés

Avant XaitProposal, les équipes travaillaient sur Word ou PowerPoint, en partant d’anciennes offres réutilisées. Il n’y avait ni centralisation, ni harmonisation.

"On était arrivé dans l’ultra-personnalisation du contenant et de la forme, en oubliant de vendre notre identité, notre marque et de se concentrer sur les enjeux des prospects et clients."
Céline Stolorz, Directrice de l'Offre

À propos de ATALIAN

ATALIAN est un acteur mondial de référence dans le Facility Management, présent dans plus de 30 pays à travers 4 continents. Le groupe accompagne les entreprises dans l’externalisation des services aux bâtiments et aux occupants, en apportant des solutions sur-mesure et créatrices de valeur. Fort de ses 70 600 collaborateurs et de 21 000 clients, ATALIAN intervient dans des domaines clés comme la propreté, la sécurité, la maintenance et l’énergie, avec un chiffre d’affaires annuel de 2 milliards d’euros.

Un besoin clair : industrialiser la production et valoriser le savoir-faire

La création d’une Direction de l’Offre a marqué un tournant stratégique. Son rôle :

Supporter les équipes en créant des offres types par segment
Harmoniser les contenus
Conserver l’historique et structurer la base de connaissances

L’outil devait permettre de :

Gagner en efficacité
Faciliter la personnalisation des réponses
Centraliser l’information

Pourquoi XaitProposal ?

À l’issue d’un appel d’offres, ATALIAN a choisi XaitProposal, convaincu par :

La richesse fonctionnelle de l’outil
Les innovations orientées business (mini-sites, questionnaires Word/Excel)
Des interlocuteurs francophones à l’écoute

"Nous avons été rassurés par le fait que nos interlocuteurs étaient de langue française et également séduits par les innovations produits qui répondaient à nos enjeux business."
Céline Stolorz

Résultats concrets : homogénéité, gain de temps et montée en compétences

XaitProposal a transformé la manière dont les offres sont produites.

Sur le fond :

Uniformité des messages
Renforcement de l’identité de marque
Meilleur contrôle des argumentaires

Sur la forme :

Mise en page automatique
Gain de temps de 20 à 60 % selon le type d’offre
Réduction des erreurs grâce aux alertes sur les documents obsolètes

Sur le process :

Discipline renforcée grâce au connecteur Salesforce
Rigueur dans les étapes de création des dossiers

"Nous avons gagné du temps dans la réalisation des offres : entre 20% pour les offres complexes et jusqu’à 60% de temps pour les offres light ou des candidatures. Pour les candidatures, nous avons diminué le risque d’erreurs liées à des documents non à jour grâce aux alertes."
Céline Stolorz

Clé du succès : accompagnement et personnalisation

ATALIAN a pu s’appuyer sur un suivi constant et des formations efficaces :

Un chef de projet attitré
100 collaborateurs formés dès le démarrage
Sessions personnalisées en présentiel ou à distance

"Les équipes sont disponibles ensuite pour nous accompagner et répondre à nos questions si besoin."
Céline Stolorz

Et maintenant ?

ATALIAN prépare l’élargissement de l’outil à l’ensemble de ses activités et pays.

Objectif : passer de 19 à 37 masters pour couvrir tous les secteurs
Déploiement prévu de XaitWebProposal et XaitRFI

"De 19 masters, nous aimerions passer à 37 afin de couvrir tous les secteurs d’activité du Groupe, tous les pays et toutes les formes d’appels d’offres existants. Notre challenge va être de les faire vivre et les mettre à jour pour toujours s’aligner avec le marché. "
Céline Stolorz