Étude de cas :

Comment SPIE Building Solutions professionnalise la gestion de ses appels d’offres grâce à XaitProposal

 

Spécialisée dans les expertises dédiées à l’intelligence du bâtiment et à sa performance, SPIE Building Solutions, filiale de SPIE France, propose des solutions innovantes pour réduire significativement l’empreinte carbone des bâtiments, et les rendre plus sûrs, connectés et confortables. Elle contribue ainsi à améliorer les espaces de travail et la qualité de vie des occupants des bâtiments.

SPIE Building Solutions logo

Région
France

Taille de l'entreprise
3 000 collaborateurs 

Secteur d'activité
Performance énergétique des bâtiments

Solution
XaitProposal

Des offres à fort enjeu, une organisation à structurer

Chez SPIE Building Solutions, la réponse aux appels d’offres est une activité essentielle. L’entreprise intervient sur des projets techniques complexes, souvent multi-métiers, où la clarté, la rigueur et la réactivité dans les propositions sont indispensables. Avant XaitProposal, la production des offres reposait sur des outils bureautiques classiques et des processus peu homogènes.


En tant qu’ancienne responsable des offres Grands Projets, Thida Dumoulin a été confrontée au quotidien à ces limites : 

"Avant XaitProposal, nos mémoires techniques étaient réalisés sous Word ou PowerPoint, chacun avec ses propres modèles et pratiques. C’était très disparate, chronophage et peu sécurisé, surtout pour retrouver les données transverses telles que les données QSE, RSE ou les éléments de type politique RH. On perdait un temps précieux à chercher l'information ou à mettre en forme le document."
Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

Enjeux clés identifiés :

  • Professionnaliser la rédaction
  • Sécuriser et centraliser les données utilisées
  • Partager plus facilement l’information entre équipes
  • Améliorer la cohérence visuelle et marketing des dossiers remis
  • Limiter les risques liés aux erreurs de version, d’interprétation de charte graphique ou de contenu
“ L’objectif était clair : professionnaliser nos offres, harmoniser l’image de l’entreprise, sécuriser la donnée et fluidifier le partage d’informations.”
Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

À propos de SPIE Building Solutions

Filiale de SPIE France, SPIE Building Solutions est spécialisée dans la conception, la mise en œuvre et la maintenance de solutions intelligentes pour bâtiments tertiaires. Avec 3 000 collaborateurs et 90 implantations en France, la société est experte en performance énergétique, confort des occupants, sûreté et exploitation simplifiée.

"Nous avons mis en place une gouvernance claire, avec un référent par Direction d’Activités.
Aujourd’hui, 150 utilisateurs travaillent avec XaitProposal."

Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

XaitProposal, un levier pour transformer la réponse aux appels d’offres

Face à ces constats, SPIE Building Solutions a choisi XaitProposal pour structurer, centraliser et homogénéiser l’ensemble de son processus de rédaction. L’outil a été déployé dans 6 Directions d’Activités, couvrant les métiers du génie climatique et du génie électrique.

"Nous avons mis en place une gouvernance claire, avec un référent par Direction d’Activités. Aujourd’hui, 150 utilisateurs travaillent avec XaitProposal."
Thida Dumoulin

Cette approche permet à chaque équipe d’avoir accès à des contenus fiables, validés, de rédiger dans un cadre prédéfini, et de bénéficier d’une charte graphique d’entreprise harmonieuse. 

Des modèles personnalisés pour des usages multiples

Dès le déploiement de XaitProposal, SPIE Building Solutions a structuré ses usages autour de masters, modèles d’offres adaptés aux différentes typologies de réponses aux appels d’offres.

« Au départ, nous avions un seul master, puis très rapidement, nous avons ressenti le besoin d’en créer d’autres pour mieux répondre à la diversité des marchés. »
Thida Dumoulin

Aujourd’hui, l’entreprise s’appuie sur trois masters principaux : candidature, projets et petits travaux.

Pour répondre à une demande croissante des clients, SPIE Building Solutions prépare également un nouveau master spécifique aux fiches techniques électricité. Celui-ci permettra d’assembler rapidement des cahiers de fiches techniques incluant, par exemple, des documents relatifs aux armoires électriques ou luminaires, sous forme de PDF intégrés directement dans la proposition.

XaitProposal-illustration-mar-2025

"On n’a plus besoin de gérer les sommaires ou de chercher les dernières données RH ou QSE : tout est intégré, validé, actualisé."

Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

Des bénéfices immédiats sur l’efficacité et l’image de marque

Les retours des équipes sont unanimes : XaitProposal fait gagner un temps précieux et a renforcé la rigueur des réponses. L’outil élimine les tâches chronophages sur la mise en page (mise en forme, sommaire, gestion de la numérotation) ou la recherche de contenus et fiabilise les argumentaires avec une base de connaissances à jour.

"On n’a plus besoin de gérer les sommaires ou de chercher les dernières données RH ou QSE : tout est intégré, validé, actualisé."
Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

Gains concrets :

  • Gain de temps sur la recherche et l’intégration d’informations
  • Moins d’erreurs et plus de cohérence entre les offres
  • Respect strict de la charte graphique
  • Renforcement de l’image professionnelle auprès des clients
« Nos clients nous ont confié que la clarté de nos mémoires, notamment grâce à un sommaire précis, leur permet de vérifier facilement que leurs attentes sont bien prises en compte. Nous veillons à répondre point par point, avec un mémoire parfaitement structuré. »
Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

Une gouvernance agile

L’organisation mise en place autour de XaitProposal repose sur un pilotage centralisé avec des points réguliers pour faire évoluer l’outil selon les besoins des équipes : 

"J’adapte les contenus en fonction des besoins du terrain, comme avec le master fiches techniques, et je veille à maintenir à jour les données transverses telles que les données QSE, RSE ou les éléments RH."
Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

Des offres mieux ciblées, plus professionnelles

L’adoption de XaitProposal a permis à SPIE Building Solutions de structurer ses réponses aux appels d’offres autour d’un processus fluide et maîtrisé. Les équipes gagnent du temps, sécurisent leurs contenus, et renforcent l’image de l’entreprise dans chaque dossier.

Ce gain d’efficacité libère de la ressource pour travailler le fond des offres : organigrammes adaptés, plannings affinés, effectifs et ressources RH calibrés, données techniques mises en valeur… autant d’éléments clés qui permettent de personnaliser les réponses et de mieux convaincre les clients.

"Nos objectifs sont atteints : on gagne du temps, on sécurise nos données, et l’image de l’entreprise dans les offres est désormais maîtrisée."
Thida Dumoulin, Responsable Innovation, SPIE

Consulter d'autres études de cas