Étude de cas :

Dalkia Electrotechnics harmonise et accélère ses réponses aux appels d'offres grâce à XaitProposal 

Filiale de spécialité de Dalkia Groupe EDF, Dalkia Electrotechnics
crée et fait vivre des solutions et services de sobriété électrique
et de décarbonation des usages.

Dalkia Electrotechnics construit et maintient les installations électriques des Villes et Territoires, des industriels et des sites tertiaires, ainsi que des opérateurs publics et privés d’infrastructures de recharge pour la mobilité électrique.

Au travers de sa marque Citelum, Dalkia Electrotechnics propose également une offre complète au service des Collectivités (smart city, lumière urbaine, vidéoprotection, signalisation lumineuse tricolore et supervision urbaine). 

Dalkia Electrotechnics s’engage sur la performance des installations électriques en proposant une offre globale incluant sécurisation de l’alimentation, qualité de maintenance et garantie de performance énergétique.

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Région
France

Taille de l'entreprise
1 200 collaborateurs 

Secteur d'activité
Génie électrique

Solution
XaitProposal

Une ambition claire : professionnaliser les mémoires techniques à l’échelle nationale

Avec plus de 50 implantations en France et plus de 1200 collaborateurs, l'entreprise se distingue par son expertise technique et sa capacité à proposer des solutions énergétiques sobres et durables.

Pour renforcer sa compétitivité sur les marchés publics comme privés, l'entreprise a initié un vaste chantier de transformation de ses pratiques de réponses aux appels d’offres. L’objectif : gagner en efficacité tout en améliorant la qualité et la cohérence de ses écrits commerciaux.

"Avant, les agences travaillaient sous Word et parfois à partir de Mémoires Techniques de référence. Chacun travaillait de façon individuelle. Il y avait une grande disparité sur le fond et le rendu graphique. Les rédacteurs perdaient du temps à rechercher et collecter les informations et également à mettre en page le document."
Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

 

À propos de Dalkia Electrotechnics

Filiale de Dalkia (groupe EDF), Dalkia Electrotechnics est spécialisée dans le génie électrique. L’entreprise conçoit, réalise et maintient des installations électriques HTB, HTA et BT pour une large variété de clients : industriels, établissements de santé, data centers, infrastructures logistiques ou encore smart cities. Forte de plus de 500 collaborateurs répartis sur une trentaine d’agences de proximité, Dalkia Electrotechnics accompagne la transition énergétique des territoires avec des solutions techniques sur mesure et performantes.

Le constat : un processus cloisonné, chronophage, peu harmonisé

En amont du projet, les équipes constataient une forte hétérogénéité dans la production des dossiers : chaque agence rédigeait son propre mémoire technique avec ses propres outils, souvent à partir d’anciens documents.

Les constats :

  • Un contenu difficile à actualiser
  • Une disparité visuelle
  • Un manque de cohérence perçu par les clients

Cette organisation, bien que pragmatique au départ, atteignait ses limites à mesure que l’activité se structurait à grande échelle. Il devenait nécessaire de mutualiser les efforts et d’outiller les rédacteurs avec une solution adaptée aux enjeux de l’entreprise.

Pourquoi XaitProposal ? 

Face à ce besoin de transformation, Dalkia Electrotechnics a choisi de s’appuyer sur XaitProposal. Plutôt que de développer un outil interne, l’équipe projet a privilégié une solution éprouvée, évolutive, et rapidement opérationnelle.

"Je connaissais déjà le logiciel dans une autre entreprise ! 
Nous avions le choix entre développer un logiciel maison et XaitProposal. Nous avons pesé le pour et le contre et avons opté pour XaitProposal. C’est une solution pérenne, évolutive, compétitive. L’approche coût global est maîtrisée, un réel avantage par rapport au développement interne."
Madly Moysan

Les raisons clés du choix :

  • Outil métier spécifiquement conçu pour la production de propositions commerciales
  • Maintenance continue, évolutivité fonctionnelle
  • Possibilité de centraliser une base de connaissances à jour, accessible à toutes les agences
  • Retour sur investissement rapide

Les résultats : efficacité, qualité, compétitivité

Le déploiement de XaitProposal chez Dalkia Electrotechnics a permis de transformer en profondeur la façon dont les équipes rédigent leurs mémoires techniques.

Aujourd’hui, une cinquantaine d’utilisateurs construisent des réponses plus rapidement, avec un rendu graphique homogène, et une meilleure structuration des contenus. L'accès à une base documentaire partagée permet d'intégrer facilement les bonnes pratiques, les données à jour, et les messages clés de l’entreprise.

Résultats observés :

  • Gain de temps dans la rédaction et la mise en page
  • Amélioration de la qualité perçue des documents
  • Uniformisation des contenus d’une agence à l’autre
  • Meilleure note technique obtenue sur les appels d’offres
"Nous arrivons plus souvent premiers sur la note technique qu’auparavant. Les agences ont progressé grâce à l’outil."
Madly Moysan 
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“Aujourd'hui, les équipes peuvent constituer un Mémoire Technique qui répond à un niveau de qualité attendu par le donneur d’ordre et ce très rapidement.”

Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

 
 

Le coup de cœur : une mise en forme professionnelle en un clic

L’un des atouts majeurs relevés par les équipes est la mise en page automatisée offerte par XaitProposal. Plus besoin de jongler avec les styles Word : la charte graphique est directement intégrée dans l’outil, permettant de générer un document au rendu professionnel en quelques secondes.

"Ce qui revient toujours en démonstration, c’est la capacité à générer un document très professionnel en quelques clics."
Madly Moysan

XaitProposal permet également de valoriser les ajustements réalisés entre versions, par exemple à travers l’usage différencié des couleurs de typographie, ce qui facilite le dialogue avec les clients ou les donneurs d’ordre.

“XaitProposal est devenu un levier stratégique de compétitivité pour nos réponses.”

Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

Une conduite du changement bien accompagnée

Le succès du projet repose aussi sur la méthode d’accompagnement mise en place par les équipes Xait, combinant ateliers collaboratifs, gestion de projet rigoureuse, et support utilisateur disponible.

"Le Chef de Projets Xait, la méthode de pas-à-pas et les ateliers documentaires facilitent l’appropriation du projet."
Madly Moysan

Une approche humaine et structurée :

  • Formation initiale des utilisateurs
  • Animation interne assurée par les administrateurs
  • Support client très réactif en cas de blocage

"L’assistance est hyper réactive. Nous avons eu une réponse dans l’heure pour un utilisateur bloqué. Il a pu envoyer son document client dans les temps. "
Madly Moysan

 

Une adoption progressive… et durable

Comme dans tout projet de transformation, les débuts ont été marqués par quelques réticences. Mais les gains rapidement visibles ont su convaincre les plus sceptiques.

"Ceux qui étaient réticents au départ sont parfois devenus les plus assidus."
Madly Moysan

En rendant accessible une information fiable et en facilitant la création de mémoires cohérents, XaitProposal est devenu un levier d’efficacité collective, en particulier pour les agences qui manquaient jusqu’ici de ressources ou de contenus réutilisables.

Et après ? Vers une généralisation de l’usage

La prochaine étape consistera à intégrer la nouvelle charte graphique à l’outil, à l’utiliser pour la production d’autres supports (CV, documents commerciaux) et à étendre son usage à d’autres entités, comme Dalkia Electrotechnics Fab.

"Nous allons encore étendre l’usage de XaitProposal. C’est devenu un levier stratégique de compétitivité pour nos réponses."
Madly Moysan

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