Étude de cas :

Dalkia Electrotechnics harmonise et accélère ses réponses aux appels d'offres grâce à XaitProposal 

Dalkia Electrotechnics, filiale de spécialité de Dalkia, Groupe EDF, conçoit, réalise et maintient des installations électriques pour les collectivités, les industriels, les sites tertiaires et la mobilité électrique. À travers sa marque Citelum, propose également une offre complète au service des Collectivités (smart city, lumière urbaine, vidéoprotection, signalisation lumineuse tricolore et supervision urbaine).

 

En résumé : L'impact de XaitProposal chez Dalkia Electrotechnics

  • Problématique initiale : Réponse aux appels d'offres décentralisée sous MS Word, hétérogénéité visuelle, pertes de temps.
  • Solution déployée : XaitProposal.
  • Résultats clés :
    • Gain de temps significatif dans la rédaction et la structuration des dossiers.
    • Rendu graphique professionnel et uniformisé à l'échelle nationale (+50 utilisateurs).
    • Meilleures notes techniques obtenues sur les marchés publics et privés.
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Région
France

Taille de l'entreprise
1 200 collaborateurs 

Secteur d'activité
Génie électrique

Solution
XaitProposal

Une ambition claire : professionnaliser les mémoires techniques à l’échelle nationale

Avec plus de 50 implantations en France et plus de 1 200 collaborateurs, l'entreprise se distingue par son expertise technique et sa capacité à proposer des solutions énergétiques sobres et durables.

Pour renforcer sa compétitivité sur les marchés publics comme privés, l'entreprise a initié un vaste chantier de transformation de ses pratiques de réponses aux appels d’offres. L’objectif : gagner en efficacité tout em améliorant la qualité et la cohérence de ses écrits commerciaux.

"Avant, les agences travaillaient sous Word et parfois à partir de Mémoires Techniques de référence. Chacun travaillait de façon individuelle. Il y avait une grande disparité sur le fond et le rendu graphique. Les rédacteurs perdaient du temps à rechercher et collecter les informations et également à mettre en page le document."
Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

 

Le constat : un processus cloisonné, chronophage, peu harmonisé

En amont du projet, les équipes constataient une forte hétérogénéité dans la production des dossiers : chaque agence rédigeait son propre mémoire technique avec ses propres outils, souvent à partir d’anciens documents.

Les constats :

  • Un contenu difficile à actualiser
  • Une disparité visuelle
  • Un manque de cohérence perçu par les clients

Cette organisation, bien que pragmatique au départ, atteignait ses limites à mesure que l’activité se structurait à grande échelle. Il devenait nécessaire de mutualiser les efforts et d’outiller les rédacteurs avec une solution adaptée aux enjeux de l’entreprise.

À propos de Dalkia Electrotechnics

Filiale de Dalkia (groupe EDF), Dalkia Electrotechnics est spécialisée dans le génie électrique. L’entreprise conçoit, réalise et maintient des installations électriques HTB, HTA et BT pour une large variété de clients : industriels, établissements de santé, data centers, infrastructures logistiques ou encore smart cities. Forte de plus de 500 collaborateurs répartis sur une trentaine d’agences de proximité, Dalkia Electrotechnics accompagne la transition énergétique des territoires avec des solutions techniques sur mesure et performantes.

Pourquoi choisir XaitProposal comme logiciel de Proposal Management ?

Face à ce besoin de transformation, Dalkia Electrotechnics a choisi de s’appuyer sur XaitProposal. Plutôt que de développer un outil interne, l’équipe projet a privilégié une solution éprouvée, évolutive, et rapidement opérationnelle.

"Je connaissais déjà le logiciel dans une autre entreprise ! 
Nous avions le choix entre développer un logiciel maison et XaitProposal. Nous avons pesé le pour et le contre et avons opté pour XaitProposal. C’est une solution pérenne, évolutive, compétitive. L’approche coût global est maîtrisée, un réel avantage par rapport au développement interne."
Madly Moysan


Les critères clés du choix :

  • Outil métier spécialisé : Conçu spécifiquement pour la création et la gestion de propositions commerciales et mémoires techniques.
  • Base de connaissances centralisée : Un accès instantané à des contenus à jour pour toutes les agences.
  • Évolutivité & Maintenance : Mises à jour fonctionnelles continues et coût maîtrisé.
  • Retour sur investissement rapide

Les résultats : efficacité, qualité et hausse de la note technique

Le déploiement de XaitProposal chez Dalkia Electrotechnics a permis de transformer en profondeur la façon dont les équipes rédigent leurs mémoires techniques.

Aujourd’hui, une cinquantaine d’utilisateurs construisent des réponses plus rapidement, avec un rendu graphique homogène, et une meilleure structuration des contenus. L'accès à une base documentaire partagée permet d'intégrer facilement les bonnes pratiques, les données à jour, et les messages clés de l’entreprise.

Résultats observés :

  • Gain de temps dans la rédaction et la mise en page
  • Amélioration de la qualité perçue des documents
  • Uniformisation des contenus d’une agence à l’autre
  • Meilleure note technique obtenue sur les appels d’offres
"Nous arrivons plus souvent premiers sur la note technique qu’auparavant. Les agences ont progressé grâce à l’outil. Aujourd'hui, les équipes peuvent constituer un Mémoire Technique qui répond à un niveau de qualité attendu par le donneur d’ordre et ce très rapidement. "
Madly Moysan 

 

Le coup de cœur : une mise en forme professionnelle en un clic

L’un des atouts majeurs relevés par les équipes est la mise en page automatisée offerte par XaitProposal. Plus besoin de jongler avec les styles Word : la charte graphique est directement intégrée dans l’outil, permettant de générer un document au rendu professionnel en quelques secondes.

"Ce qui revient toujours en démonstration, c’est la capacité à générer un document très professionnel en quelques clics."
Madly Moysan

XaitProposal permet également de valoriser les ajustements réalisés entre versions, par exemple à travers l’usage différencié des couleurs de typographie, ce qui facilite le dialogue avec les clients ou les donneurs d’ordre.

"XaitProposal est devenu un levier stratégique de compétitivité pour nos réponses."
Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

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“Aujourd'hui, les équipes peuvent constituer un Mémoire Technique qui répond à un niveau de qualité attendu par le donneur d’ordre et ce très rapidement.”

Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

 
 

Une conduite du changement et un accompagnement sur mesure

Le succès du projet repose aussi sur la méthode d’accompagnement mise en place par les équipes Xait, combinant ateliers collaboratifs, gestion de projet rigoureuse, et support utilisateur disponible.

"Le Chef de Projets Xait, la méthode de pas-à-pas et les ateliers documentaires facilitent l’appropriation du projet."
Madly Moysan

Une approche humaine et structurée :

  • Formation initiale des utilisateurs
  • Animation interne assurée par les administrateurs
  • Support client très réactif 

"L’assistance est hyper réactive. Nous avons eu une réponse dans l’heure pour un utilisateur bloqué. Il a pu envoyer son document client dans les temps."
Madly Moysan

“XaitProposal est devenu un levier stratégique de compétitivité pour nos réponses.”

Madly Moysan, Directrice développement projets complexes

Une adoption progressive… et durable

Comme dans tout projet de transformation, les débuts ont été marqués par quelques réticences. Mais les gains rapidement visibles ont su convaincre les plus sceptiques.

"Ceux qui étaient réticents au départ sont devenus les plus assidus."
Madly Moysan

En rendant accessible une information fiable et en facilitant la création de mémoires cohérents, XaitProposal est devenu un levier d’efficacité collective, en particulier pour les agences qui manquaient jusqu’ici de ressources ou de contenus réutilisables.

Et après ? Vers une généralisation de l’usage

La prochaine étape consistera à intégrer la nouvelle charte graphique à l’outil, à l’utiliser pour la production d’autres supports (CV, documents commerciaux) et à étendre son usage à d’autres entités, comme Dalkia Electrotechnics Fab.

"Nous allons encore étendre l’usage de XaitProposal. C’est devenu un levier stratégique de compétitivité pour nos réponses."
Madly Moysan

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