Étude de cas :

Structurer, accélérer, valoriser : comment Semeru Fayat transforme ses réponses aux appels d'offres avec XaitProposal


SEMERU, filiale de Fayat Energie Services, est spécialisée dans la conception de solutions intelligentes pour les bâtiments connectés, les transports, l’environnement ou encore l’aménagement de la ville.
Dans un contexte d’augmentation du nombre d’appels d’offres et de complexification des exigences documentaires, la direction de SEMERU a engagé une démarche de rationalisation de son processus de réponse.
L’objectif : gagner en professionnalisme, homogénéiser les livrables et optimiser le temps de production.

Semeru Fayat

Région
France

Taille de l'entreprise
500 collaborateurs 

Secteur d'activité
Transition énergétique et transformation numérique des entreprises

Solution
XaitProposal

Le défi : homogénéiser et professionnaliser la réponse aux appels d'offres

Avec l'augmentation du nombre d'appels d'offres et la complexité croissante des dossiers, SEMERU devait repenser son processus de réponse.

Avant XaitProposal : 

  • Des pratiques disparates selon les agences 
  • Une forte hétérogénéité des documents produits
  • Une perte de temps dans la recherche et la mise en forme des contenus
  • Une qualité et une image variables selon les livrables

"En fonction des agences et des activités, chacun rédigeait ses réponses à sa façon. Il fallait aller chercher les contenus dans d’anciens dossiers, ce qui rallongeait les délais et créait parfois de vrais coups de chaud."
Damien Girard, Responsable des offres au sein du Bureau d’Études

En 2017, la direction a donc initié une démarche de rationalisation : créer une base de contenus validés, appliquer une charte graphique commune et optimiser le temps de production.

Pourquoi XaitProposal ? Une solution alignée avec les enjeux de structuration documentaire

SEMERU avait besoin d’un outil capable de centraliser ses contenus, d’assurer une cohérence graphique et de fluidifier la production des offres. XaitProposal s’est rapidement imposé comme la solution la plus adaptée pour répondre à ces exigences.

« La capacité de XaitProposal à structurer les contenus, à faciliter leur administration et à produire des documents homogènes nous a convaincus. C’est une solution intuitive, pensée pour notre métier. »
Damien Girard

Le déploiement a démarré fin 2020, avec une première phase pilote sur l’activité bâtiments connectés. Cette étape a permis de :

  • Construire une base de connaissances commune et administrable

  • Définir des niveaux de responsabilité pour assurer la qualité des contenus

  • Mettre en place une charte graphique unifiée

L’accompagnement par les équipes Xait a joué un rôle clé dans l’adhésion : pédagogie, méthodologie et écoute ont facilité l’appropriation de l’outil par les utilisateurs.

À propos de Semeru Fayat

SEMERU, filiale du groupe Fayat Énergie Services, conçoit, développe et intègre des solutions technologiques pour bâtiments connectés, infrastructures urbaines, smart city, environnement et transport intelligent.

Grâce à sa présence dans plusieurs agences en France et à son expertise en IoT, supervision, GTB/GTC, sûreté et automatisme, SEMERU est un acteur reconnu pour transformer les environnements urbains et industriels avec des systèmes intelligents et durables.

"Des groupes de travail avec des utilisateurs éclairés de chaque activité ont été organisés. Xait a orchestré ces temps forts de façon très pédagogique, un vrai plus pour l’adhésion des futurs utilisateurs."

Damien Girard, Responsable des offres Bureau d'Etudes, Semeru Fayat

DAMIEN_GIRARD-(1) 2

Deux types de documents produits, un bénéfice partagé

SEMERU utilise aujourd’hui XaitProposal pour deux formats essentiels :

Les dossiers de candidature (DC1 / DC2)

  • Générés en semi-automatisation
  • Mise en page professionnelle et homogène
  • Suivi des dates de validité des documents administratifs

« Cette solution permet de se concentrer sur l’aspect qualitatif d’une candidature, plutôt que sur des tâches sans valeur ajoutée. »
Damien Girard

Les mémoires techniques

  • Intégration de contenus transverses et spécifiques métiers
  • Respect de la charte graphique du groupe
  • Création de masters par entité / expertise

« XaitProposal nous permet d’utiliser au mieux le peu de temps disponible pour produire une offre en se consacrant davantage à la réflexion sur nos méthodologies, sur les innovations et à la personnalisation des projets. Notre expérience, nous pouvons la mettre au bon endroit, cela améliore la qualité des offres en général. »
Damien Girard, Responsable des offres au sein du Bureau d’Études

XaitProposal-illustration-mar-2025

"XaitProposal nous permet d’utiliser au mieux le peu de temps disponible pour produire une offre en se concentrant davantage sur les besoins du client et de la solution technique plutôt que sur des problématiques de recherche de contenus ou de mise en page !"

Damien Girard, Responsable des offres Bureau d'Etudes, Semeru Fayat

Une solution pensée pour les rédacteurs d’offres

« L’avantage majeur reste la possibilité de générer en quelques clics tout le contenu générique pour dégager du temps à produire des argumentaires spécifiques et adaptés aux enjeux du client. C’est un point qui permet de convaincre facilement les futurs utilisateurs !»
Damien Girard

Damien Girard met en avant plusieurs atouts différenciants du logiciel :

  • Intégration facile des visuels (copier-coller optimisé)
  • Insertion fluide de documents PDF multi-pages
  • Gouvernance claire des contenus corporate et métiers
  • Structuration optimale pour éviter les erreurs de version ou de mise en page

Un gain de sérénité, de qualité et de professionnalisation pour les équipes... et les clients

Avec XaitProposal, la production des offres s’est transformée en profondeur. Les équipes abordent désormais la rédaction avec davantage de sérénité grâce à une structuration claire du processus et une interface pensée pour l’efficacité.

L’outil permet non seulement d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, mais aussi de garantir l’exhaustivité des réponses grâce au système de questionnaire intégré. Cela libère un temps précieux pour affiner les méthodologies, valoriser les innovations et personnaliser les propositions en fonction des besoins spécifiques de chaque projet.

XaitProposal joue également un rôle formateur auprès des jeunes collaborateurs. En les guidant à travers les différentes thématiques à couvrir, l’outil leur enseigne les bonnes pratiques pour élaborer des solutions techniques pertinentes, consolidant ainsi leur montée en compétences.

« Côté client, les premiers retours sont bons : le nouveau document est agréable à lire et facilite l’accès à l’information, c’est le but recherché ! »
Damien Girard

Le fait de pouvoir générer rapidement le contenu générique permet aux équipes de se concentrer sur des éléments différenciateurs et réellement personnalisés, en lien avec les attentes des donneurs d’ordres.

Conclusion : une nouvelle dynamique dans la gestion des offres

Avec XaitProposal, SEMERU a su :

  • Structurer et homogénéiser sa production documentaire
  • Optimiser le temps consacré aux candidatures et mémoires techniques
  • Renforcer la lisibilité et l’impact de ses offres
  • Fédérer les équipes autour d’un outil intuitif et professionnel

« Plus de problématiques de recherche de contenus ou de mise en page !  »
Damien Girard

 

Consulter d'autres études de cas