Étude de cas :

ista réduit de moitié son temps de rédaction et renforce la qualité de ses réponses aux appels d’offres grâce à XaitProposal

Présent dans 24 pays, le groupe ista est un leader dans la transition énergétique des bâtiments. En France, avec 750 employés, 8 000 clients et 3 millions de logements gérés, l’entreprise accompagne les bailleurs sociaux et syndics de copropriété dans la réduction de la facture énergétique et de l’impact carbone.

Pour cela, ista répond à un grand nombre d’appels d’offres publics, souvent techniques, exigeants et structurés. Afin de garantir une qualité constante, homogène et professionnelle de ses réponses sur tout le territoire, ista a déployé XaitProposal dès 2016.

ISTA

Région
Monde

Taille de l'entreprise
6 150 collaborateurs 

Secteur d'activité
Performance énergétique

Solution
XaitProposal

Une organisation décentralisée peu efficiente

Avant la mise en place de XaitProposal, les 14 agences ista en France produisaient leurs mémoires techniques sous Word, avec une base commune. Ce fonctionnement générait plusieurs limites :

  • Hétérogénéité des contenus et des présentations
  • Risques d’erreurs ou d’informations obsolètes
  • Absence de traçabilité et de centralisation des contenus
  • Fichiers lourds et difficiles à manipuler

« Chaque agence produisait ses Mémoires Techniques sous Word avec une base commune. Rédiger sur Word était chronophage et produisait des résultats moyens, souvent avec des anomalies de mise en page et des informations parfois obsolètes ou erronées. Il n’y avait pas de traçabilité centralisée ni de mutualisation de l'évolution des contenus. Et nous générions des documents souvent très lourds (contenu et poids en Mo), sans parler des « Copier-Coller » parfois malheureux… »
Marc Fatout, Directeur Commercial Adjoint en charge du développement Public, ista

À propos de ista

ista est le leader mondial du comptage et de l’individualisation des consommations d’eau et d’énergie en habitat collectif. Présente dans plus de 20 pays, la société accompagne les gestionnaires, copropriétaires et locataires vers une meilleur maîtrise énergétique.
Basée à Massy, ista France compte près de 800 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires d’environ 95 M€. Grâce à sa plateforme IoT innovante et sa solution de télérelève, ista équipe plus de 14 millions de logements et participe activement à la transition énergétique des bâtiments.

"XaitProposal est une solution ergonomique et de plus en plus intuitive."

Marc Fatout, Directeur Commercial Adjoint en charge du développement Public, ista

XaitProposal, une solution intuitive et structurante

L’arrivée de Marc Fatout, Directeur Commercial Adjoint en charge du développement Public, a accéléré la transition vers une solution plus performante. Ayant déjà utilisé XaitProposal auparavant, il recommande son adoption :

"J'avais découvert XaitProposal dans une précédente entreprise et j'avais été séduit par la solution."
Marc Fatout

L'objectif principal de ista était d'améliorer l'impact et la qualité des Mémoires Techniques en les homogénéisant pour toutes les agences, en réduisant le temps de rédaction pour plus se concentrer sur leur personnalisation et perfectionner leur contenu et présentation.


Depuis l’implémentation de XaitProposal, les directeurs d’agences disposent d’un outil commun qui :
  • Centralise les contenus via des masters documentaires à jour 
  • Automatise les mises en page 
  • Garantit une cohérence graphique et éditoriale entre les agences 
  • Permet de structurer chaque réponse selon les plans imposés par les donneurs d’ordre

Parmi les fonctionnalités plébiscitées, le mode plan est très apprécié permettant de faciliter la réponse aux plans imposés de plus en plus exigés par les bailleurs : 

"Le mode plan de XaitProposal permet d’adapter simplement son plan à celui exigé par le donneur d’ordre : il est facile de déplacer les éléments et de modifier les titres avec les mots du client".
Marc Fatout

XaitProposal-illustration-mar-2025

"XaitProposal renforce l’efficacité et la qualité de nos écrits commerciaux. Nous avons pu minimiser le temps de rédaction et optimiser la qualité de nos offres !".

Marc Fatout, Directeur Commercial Adjoint en charge du développement Public, ista

Un impact immédiat sur la productivité et la qualité

La mise en œuvre de XaitProposal a produit des résultats concrets et mesurables sur les réponses aux appels d’offres :

  • Réduction de moitié du temps de rédaction 
  • Amélioration du rendu graphique des mémoires techniques 
  • Cohérence et qualité éditoriale renforcées sur tout le territoire 
  • Gain de temps réinvesti dans la personnalisation des offres

« XaitProposal apporte plusieurs avantages significatifs. Les utilisateurs bénéficient d’un gain de temps considérable, leur permettant de se consacrer à des tâches plus stratégiques comme la personnalisation des offres. Le rendu graphique des Mémoires Techniques est nettement plus professionnel et uniformisé d’une agence à l’autre. Enfin la gestion centralisée des Masters et de leurs mises à jour garantit une cohérence et une amélioration continue. »
Marc Fatout

L’outil a aussi permis à ista de mieux valoriser ses offres techniquement complexes et de renforcer sa position dans les consultations publiques :

« En règle générale, notre note technique nous positionne en tête de liste et nos clients apprécient la pertinence et la structuration de nos mémoires techniques. »
Marc Fatout

Un accompagnement réactif, un outil incontournable

ista salue également la qualité du support Xait, particulièrement utile dans les délais serrés imposés par les marchés publics :

« Répondre aux appels d’offres se fait dans un timing assez contraint. C’est primordial d’être assisté rapidement […] Et cela est toujours fait de façon efficace dans des délais courts par l’équipe support de Xait. »
Marc Fatout

Au fil des mises à jour, XaitProposal a su évoluer pour répondre aux besoins des utilisateurs :

« L’outil est aujourd’hui devenu incontournable. Les mises à jour et nouveautés sont aussi très appréciées. »
Marc Fatout

Un levier stratégique pour remporter les marchés

ista s’inscrit dans une démarche de qualité et de différenciation technique pour remporter ses marchés.

Grâce à XaitProposal, l’entreprise peut continuer à viser l’excellence technique et commerciale tout en structurant son processus de production documentaire :

« Nous sommes rarement les moins chers et notre note technique est primordiale pour remporter des appels d’offres. XaitProposal nous permet de garder une certaine longueur d’avance sur ce point et il serait compliqué de faire sans aujourd’hui. »
Marc Fatout

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