Etude de cas ETF

ETF, filiale de VINCI Construction, est un acteur majeur des infrastructures ferroviaires en France. Spécialisée dans la conception, la construction, la maintenance et la sécurisation des installations ferroviaires (voies, traction électrique, signalisation, génie civil...), l’entreprise intervient sur des projets complexes pour des clients publics et privés. L’Agence Grands Projets Réseau Ferré National (RFN) est en charge des offres majeures aux enjeux critiques, avec des dossiers pouvant atteindre jusqu’à 400 pages.

+50 % de temps gagné, +1000 pages de contenus valorisés et une qualité saluée par les clients : la transformation réussie d’une agence Grands Projets ferroviaires.

Enjeux : gagner en temps, en qualité et en structuration

Avant l’adoption de XaitProposal, ETF s’appuyait sur une plateforme interne de chiffrage (E cube), mais la rédaction des mémoires techniques reposait entièrement sur des fichiers Word. Chaque dossier nécessitait de rechercher manuellement les bons contenus dans des archives parfois lourdes et hétérogènes. Ce fonctionnement rendait le travail lent, stressant et parfois peu fiable en raison de délais serrés imposés par les donneurs d’ordre.

« On ne faisait jamais deux fois la même offre. Le modèle Word ne suffisait plus. Il fallait passer à autre chose. »
Emmanuel MANGE, Responsable Offres, Agence Grands Projets

L’entreprise avait tenté de structurer une bibliothèque documentaire, sans succès : l’absence d’automatisation freinait les équipes, et la qualité des livrables n'était plus au niveau des attentes, en interne comme chez les clients.

À propos de ETF

ETF (Eurovia Travaux Ferroviaires) est une filiale de VINCI Construction, spécialisée dans la construction, la rénovation et la maintenance des infrastructures ferroviaires. Implantée à Rueil‑Malmaison et forte de ses 1 000 à 2 000 collaborateurs répartis en 35 établissements, ETF réalise environ 500 M€ de chiffre d’affaires (2024), et contribue activement à la mobilité durable en France.

La réponse : XaitProposal comme moteur de transformation

« Outre la qualité de mise en forme, la facilité d’usage, c’est le principe du questionnaire pour piocher le contenu qui a été le déclencheur.»
Emmanuel MANGE

Dans le cadre de sa transformation, ETF cherchait un outil pour compléter sa plateforme E cube et industrialiser la rédaction des mémoires. L’objectif : structurer, fiabiliser et accélérer la rédaction tout en libérant du temps pour la personnalisation technique des offres. C’est lors d’une démonstration que XaitProposal s’est imposé.

Le gros point positif, c’est la facilité d’accès, XaitProposal est très simple à utiliser. Pour un rédacteur, une ou deux heures suffisent pour comprendre comment cela fonctionne. L’outil évolue, s’améliore en permanence et le support est réactif !
Emmanuel MANGE

Déploiement : un investissement décisif et structurant

Avec plus de 1 000 pages de contenus initiaux et 250 questions à modéliser, la mise en place a représenté un chantier d’envergure. Grâce à l’accompagnement expert des équipes Xait, ETF a structuré son master de contenu, intégré les documents existants, et formalisé un processus clair de création d’offres.

« La rédaction est désormais beaucoup plus sereine. Nous gagnons du temps (entre 40 et 50% peut-être même plus par rapport à Word) sans parler de la qualité globale du document : forme, contenus…De plus, on est plus exhaustif grâce au questionnaire qui nous permet de passer en revue l’intégralité des sujets. L’outil nous permet de consacrer plus de temps à la réflexion sur nos méthodologies, sur les innovations et à la personnalisation des projets. Notre expérience, nous pouvons la mettre au bon endroit, cela améliore la qualité des offres en général. »
Emmanuel MANGE

La crise sanitaire, survenue peu après le lancement, a permis à l’équipe de peaufiner son modèle et de perfectionner les contenus dans un contexte calme.

Résultats : un gain de temps majeur et une qualité décuplée

Aujourd’hui, 100 % des offres de l’Agence Grands Projets RFN sont produites via XaitProposal. Les résultats sont tangibles :

+50 % de temps gagné sur la rédaction et la mise en forme
Plus de 10 rédacteurs formés (contre 2 ou 3 auparavant)
Des livrables homogènes, lisibles, exhaustifs et personnalisés
Un usage pédagogique auprès des nouveaux arrivants
Des retours clients très positifs

« XaitProposal est une sorte d’outil de formation pour nos jeunes recrues. Répondre au questionnaire permet aux jeunes peu expérimentés de prendre l’habitude de se poser les bonnes questions pour établir les bonnes propositions de solutions techniques sur un projet. »
Emmanuel MANGE

Impact : apaisement, efficacité, différenciation

L’adoption de XaitProposal a permis de professionnaliser la réponse aux appels d’offres complexes tout en apportant un bénéfice qualitatif majeur.

« On est plus sereins. On gagne du temps. Et surtout, on peut enfin mettre notre expertise au bon endroit. C’est ce qui fait la différence. »
Emmanuel MANGE