Témoignage client :

Agrica et XaitProposal :

Le Groupe AGRICA harmonise et industrialise
la production de ses documents contractuels. 

Le Groupe AGRICA, acteur de référence de la protection sociale complémentaire du monde agricole, c'est :

  • 197 000 000 entreprises adhérentes
  • 1,6 million de cotisants
  • 908 M€ de chiffre d'affaires en assurances de personnes
Au sein de la Direction Déléguée Fonctions Techniques, le Département Contrats est chargé de rédiger tous les ans près de 1 000 documents contractuels liés aux assurances de personnes (prévoyance, santé, épargne retraite).
Groupe Agrica-1

Région
France

Taille de l'entreprise
800 collaborateurs 

Secteur d'activité
Assurance

Solution
XaitProposal

Les enjeux : harmoniser et industrialiser la rédaction contractuelle

Avant le lancement de XaitProposal, il y a 10 ans, la production de ces documents reposait sur le Pack Office (Word, PowerPoint, Excel) avec, en cas de besoins graphiques avancés, une sous-traitance du maquettage. Cela impliquait des délais allongés, un coût supplémentaire et des risques d’erreurs lors des phases de relecture et de validation.

L’enjeu était double :

  • Améliorer l’image et le confort de lecture des documents transmis aux clients
  • Industrialiser les processus pour gagner en agilité, fiabilité et rapidité.

"Sous-traiter la mise en forme représentait une perte de temps et un risque qualité."
Guillaume Huyghe

À propos de Agrica

Agrica est l'interlocuteur de référence du monde agricole sur l'ensemble de ses filières pour le développement et la promotion de la protection sociale complémentaire. Groupe professionnel, Agrica propose des solutions adaptées aux spécificités des métiers et des enjeux de ce secteur économique incontournable.

 

XaitProposal : une solution pour plusieurs types de contrats

Avec XaitProposal, le Département Contrats peut répondre à nos besoins sur la totalité des offres et couvre tous les types de documents suivants :

  • Documents contractuels : conditions générales, notices d’information, barèmes de cotisations
  • Documents précontractuels : IPID
  • Offres sur-mesure, produits standards ou accords collectifs

« Notre activité couvre un spectre très large de documents, et XaitProposal permet de gérer
cette diversité. »

Guillaume Huyghe
Responsable du Département Contrats

 
GUILLAUME_HUYGHE

Un rôle clé des administrateurs

L’équipe est composée de 9 rédacteurs, dont 4 administrateurs qui assurent :

  • Le paramétrage des modèles
  • La gouvernance des contenus (clauses, blocs, tableaux)
  • L’accompagnement des utilisateurs

Ils ont mis en place cinq types de modèles maîtres (masters) correspondant aux besoins récurrents de développement et adaptés aux évolutions réglementaires.

"En tant qu’administrateur, ce que j’apprécie, c’est la liberté de construire, d’adapter, sans jamais repartir de zéro."
Stéphane Chamont, Rédacteur de contrats assurantiels santé et prévoyance

XaitProposal-illustration-mar-2025

“On a gagné en réactivité et en fluidité.
Le temps gagné est réinvesti dans d’autres
projets.”

Guillaume Huyghe
Responsable du Département Contrats

Fonctionnalités clés adoptées

  • Duplication de documents pour produire rapidement des variantes (plusieurs versions pour une même offre)
  • Clauses réglementaires dynamiques, mises à jour automatiquement grâce à une base de connaissances partagée
  • Templates graphiques intégrés, supprimant le besoin de maquettage externe

"Avant, chaque mise à jour nous obligeait à tout reprendre manuellement. Aujourd'hui, avec les alertes intégrées, on sécurise toute la chaîne de production, notamment sur les aspects réglementaires dans les contrats d'assurance. C'est un vrai gain de temps, et surtout, on a l'assurance qu'il n'y a pas d'erreur."
"La duplication est un gain de temps extraordinaire, notamment pour les offres multi-entreprises." 
Stéphane Chamont

"Aujourd'hui, avec les alertes intégrées, on sécurise toute la chaîne de production, notamment sur les aspects réglementaires dans les contrats d'assurance. C'est un vrai gain de temps, et surtout, on a l'assurance qu'il n'y a pas d'erreur."

Stéphane Chamont
Rédacteur de contrats assurantiels santé et prévoyance

 
Stéphane CHAMONT

Bénéfices concrets : productivité, qualité et confort

La solution a permis de réduire de 25 % le délai de prise en charge des documents, tout en assurant la production de 800 à 1 000 contrats par an, d’une trentaine à une quarantaine de pages chacun.

Gains de qualité et de productivité

  • Suppression d’une étape de validation graphique externe
  • Amélioration de la qualité perçue
  • Documents harmonisés et conformes à la charte graphique
  • Retour très positif des équipes commerciales
  • Déploiement élargi à d’autres départements du groupe

Confort et fiabilité

  • Sécurisation des contenus réglementaires
  • Confort de rédaction grâce à une interface intuitive et un support réactif
  • Appropriation rapide par les nouveaux utilisateurs

« Le mot-clé pour qualifier l’impact de XaitProposal sur notre activité, c’est : confort. »
Stéphane Chamont



Résultats et perspectives

  • Objectifs initiaux atteints : harmonisation, accélération, fiabilisation
  • Développement de nouvelles pratiques collaboratives internes
  • Effet d’entraînement entre directions et équipes

"Aujourd’hui, tout le monde s’accorde à dire qu’il est plus simple
et plus agréable de rédiger des contrats sur XaitProposal. "

Guillaume Huyghe
Responsable du Département Contrats

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