Étude de cas :

COLAS améliore la qualité, l’efficacité et l’uniformité de ses réponses aux appels d’offres en adoptant XaitProposal

Dans un contexte où la qualité des mémoires techniques devient un critère clé de sélection dans les appels d’offres, COLAS, acteur mondial de la construction et de l’entretien d’infrastructures de transport, a décidé de professionnaliser et d’harmoniser sa production documentaire.
En adoptant la solution XaitProposal, l’entreprise a su relever le défi d’une rédaction collaborative plus fluide, efficace et structurée.
Ce choix stratégique a permis d’optimiser le processus de réponse aux appels d’offres, tout en garantissant une cohérence de fond et de forme à l’échelle nationale.

Colas logo

Région
France

Taille de l'entreprise
65 000 collaborateurs

Secteur d'activité
Travaux Publics

Solution
XaitProposal

Contexte : une organisation éclatée et des mémoires hétérogènes

Spécialiste de la construction et de l’entretien d’infrastructures de transport, COLAS opère sur tous les continents et mène chaque année près de 100 000 chantiers. Avec un tel volume d’activité, répondre efficacement aux appels d’offres est un enjeu stratégique.

Avant l’adoption de XaitProposal, la rédaction des mémoires techniques se faisait de manière décentralisée dans chaque agence. Jean-Luc Gillot, de la Cellule Ingénierie, décrit une organisation peu harmonisée :

« Les mémoires étaient faits de façon indépendante dans chaque agence. Les rédacteurs d’offres rédigeaient majoritairement sur Word, certains sur Indesign. Ce qui impliquait beaucoup de copier-coller avec des risques d’erreurs, de coquilles sur le fond. Et sur la forme, il y avait autant de mises en page que d’agences : pas d’harmonie visuelle et une charte graphique malmenée, beaucoup de temps perdu sur ce point avec un résultat non satisfaisant. »

Problèmes identifiés :

  • Multiplicité des outils et des formats (Word, Indesign)
  • Risques d’erreurs liés au copier-coller
  • Non-respect de la charte graphique
  • Perte de temps importante en mise en forme

À propos de Colas

Colas, filiale du groupe Bouygues, conçoit, construit et entretient des infrastructures de transport et d’aménagements durables dans le monde entier.

Implanté dans plus de 50 pays sur les cinq continents, à travers un réseau de 2 000 unités d’exploitation de travaux et 3 500 unités de production de matériaux, Colas rassemble 64 000 collaborateurs engagés pour relier les Hommes et favoriser le développement durable des territoires en facilitant les échanges. Colas partage les valeurs fondatrices du groupe Bouygues, qui constituent le socle de notre culture commune et de notre manière d’agir au quotidien : le respect, l'engagement, l'esprit pionnier, la transmission.

En 2024, Colas a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 15,9 milliards d’euros, dont 60% à l’international.

“Les rédacteurs n'ont plus à chercher le contenu : il existe et profite à tous les bureaux d'études.”

Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie,
Colas

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Objectif : harmoniser et professionnaliser la rédaction des offres

La prise en compte croissante de la qualité des mémoires techniques dans les critères de notation a conduit COLAS à chercher un outil structurant.

« L’importance de plus en plus cruciale de la note technique dans les critères de notation a motivé notre direction commerciale à consulter des prestataires. Deux logiciels dont XaitProposal étaient en lice. La sécurité informatique et la base de connaissances commune à tous ont été les éléments différenciants. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie 

Facteurs de choix :

  • Une base documentaire commune et sécurisée
  • Une meilleure maîtrise de la qualité des contenus
  • Un outil structurant et collaboratif

Mise en place : adoption progressive et montée en charge

La solution XaitProposal est désormais largement déployée dans les agences du groupe.

« Aujourd’hui, plus de 500 personnes utilisent XaitProposal pour rédiger leurs offres. Environ 60% des offres sont rédigées avec XaitProposal, notre objectif est que 100% des offres le soient. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie 

Jennifer Flahaut précise que les documents rédigés ne se limitent pas aux mémoires :

« Les agences peuvent aujourd’hui répondre intégralement aux appels d’offres. D’une part, les rédacteurs rédigent les mémoires techniques et également les documents techniques tels que SOPAE, SOPAC ou encore SOGED. D’autre part, le volet candidature est réalisé grâce à XaitProposal : c’est un vrai bénéfice de retrouver les bonnes versions des documents administratifs et juridiques même en cas d’absence de collaborateurs. »
Jennifer Flahaut, Cellule Ingénierie 

Déploiement en chiffres :

  • 500+ utilisateurs actifs
  • 60% des offres déjà produites via XaitProposal
  • Objectif : 100% 
XaitProposal-illustration-mar-2025

“Nos mémoires techniques ont gagné en qualité autant sur le fond que la forme, un beau mémoire technique contribue à la réussite".

Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie,
Colas

Résultats : efficacité, fiabilité et image de marque renforcée

Les bénéfices sont multiples, tant sur le plan organisationnel que qualitatif.

« Premier bénéfice : assurer une fiabilité du contenu ! Les rédacteurs n’ont plus à le chercher : il existe et il profite à tous les bureaux d’études. Les rédacteurs d’offres se concentrent désormais sur le fond et pas sur la forme. [...] Il est indéniable que nos mémoires techniques ont gagné en qualité autant sur le fond que la forme, un beau mémoire technique contribue à la réussite. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie

« Quand une agence doit répondre à un marché spécifique, elle peut facilement récupérer le mémoire technique source pour s’en inspirer tout en bénéficiant de contenus à jour. [...] Les mémoires sont désormais uniformes avec une mise en page similaire d’une agence à une autre, un vrai atout pour l’image de marque de l’entreprise. »
Jennifer Flahaut, Cellule Ingénierie

Bénéfices constatés :

  • Amélioration de la qualité rédactionnelle et visuelle
  • Gain de temps sur la mise en forme
  • Réutilisation efficace de contenus validés
  • Image de marque renforcée par une homogénéité documentaire

Fonctionnalités clés : collaboration, personnalisation et pilotage

Jennifer Flahaut met en avant plusieurs fonctionnalités particulièrement utiles :

« Les champs de fusion facilitent et sécurisent, la base de connaissances fournit un contenu fiable et validé, le mode plan permet d’adapter nos offres facilement aux besoins du donneur d’ordre et le QCM permet de donner l’exhaustivité des informations disponibles et en constante amélioration. »

Fonctionnalités les plus appréciées :

  • Champs de fusion : automatisation des informations contextuelles
  • Base de connaissances : accès rapide à un contenu validé et à jour
  • Mode plan : structuration logique et adaptabilité des offres
  • QCM : exploration guidée des contenus disponibles

Perspectives : étendre l’usage à d’autres services

La dynamique ne s’arrête pas là : COLAS souhaite élargir l’utilisation de XaitProposal à d’autres services métiers.

« Nous travaillons à la mise en place du module PPSPS, Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé, pour tous nos conducteurs de travaux. Et nous souhaitons embarquer d’autres services dans l’aventure : Direction Technique, Grands Travaux, etc. »
Jean-Luc Gillot, Cellule Ingénierie

 

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