Bouygues Telecom, opérateur global de communication depuis 1996, déploie des réseaux, apporte des services et des solutions, et accompagne les usages liés aux télécommunications. Bouygues Telecom accompagne les particuliers, les entreprises et les collectivités en leur offrant une connectivité très haut débit de qualité.
Au sein de la division Entreprises, Bouygues Telecom Business s’engage aux côtés de ses clients ETI, Marchés Publics et Grandes entreprises pour les accompagner dans la transformation et la modernisation de leurs infrastructures numériques en adressant plus spécifiquement leurs besoins complexes de connectivité, d’intégration ICT et les services Cloud de nouvelle génération.
Depuis 1997, Bouygues Telecom dispose d’une activité dédiée aux entreprises, aux marchés publics et aux collectivités.
Chiffres clés de Bouygues Telecom Business :
Bouygues Telecom, acteur majeur des télécommunications en France depuis 1996, propose une connectivité très haut débit et des solutions adaptées aux particuliers, entreprises et collectivités. Face à la gestion des réponses aux appels d’offres, Bouygues Telecom a rencontré plusieurs défis majeurs :
“Avant, les équipes perdaient du temps à rechercher des contenus dans différents documents pour recréer de nouvelles offres. Désormais, tout est dans la base de connaissances. Celle-ci évite les informations erronées”.
“Il est primordial pour l’activité de réponse aux appels d’offres de disposer d’un outil qui facilite la collaboration sans compromettre la qualité des offres”.
Pour répondre à ces enjeux, Bouygues Telecom a adopté XaitProposal. L’outil est utilisé par environ 80 rédacteurs de mémoires techniques, ingénieurs avant-vente, coordinateurs d’appels d’offres et équipes de bid management.
Un groupe référent interne dédié à l’outil a été créé pour assurer la gestion et l’amélioration continue des contenus. Ce groupe, composé d’experts métier et de chefs de produits, permet d’optimiser l’utilisation de XaitProposal, de centraliser les retours utilisateurs et d’animer la communauté interne autour de l’outil.
“Le groupe référent permet d’améliorer en continue notre démarche. Il couvre le côté théorique et pratique. Nous pouvons faire des ajustements et coller au mieux à la réalité”.
Les contenus sont centralisés dans une base de connaissances unique, facilitant leur accès et leur gestion.
Le template assure un respect automatique de la charte graphique.
De plus, les erreurs courantes, telles que les coquilles ou les références d’entreprise incorrectes, sont automatiquement éliminées.
“Le template à notre charte graphique nous permet de gagner du temps dans la mise en page et de respecter notre identité visuelle”.
La mise en page est professionnelle et uniformisée, offrant un rendu visuel soigné et harmonieux.
Les mémoires techniques bénéficient d’une structuration optimisée, facilitant leur compréhension et leur lecture.
Grâce à XaitAssistant, les contenus sont automatiquement corrigés sur le plan orthographique et résumés de manière efficace.
“Nous avons le plaisir de tester XaitAssistant, la nouvelle fonctionnalité d’Intelligence Artificielle de XaitProposal. Le résumé des contenus est très utile et particulièrement dans le cas d’un nombre de pages limité. Et la correction nous a permis de nous apercevoir de fautes cachées, très pertinent !”
Le travail collaboratif est optimisé grâce à un suivi des modifications en temps réel, permettant à chacun de contribuer efficacement. Les pertes d’informations sont éliminées, garantissant une gestion fluide et sécurisée des contenus.
“Quand nous dupliquons un document, nous évitons les coquilles ! Cela sécurise la rédaction.”
“La fonctionnalité ‘Archiver’ est rassurante : rien ne peut être supprimé par erreur”.
“Le plugin tableaux nous a facilité l’intégration des tableaux. Avant nous réalisons des captures d’écran. On a gagné un temps précieux”.
Les équipes internes ont exprimé un fort enthousiasme vis-à-vis de l’outil, notamment pour son support réactif (problèmes résolus en quelques minutes) et l’automatisation de certaines tâches fastidieuses.
Du côté des clients, l’aspect visuel et la mise en page des offres sont particulièrement appréciés. Un architecte solutions fixes de Bouygues Telecom souligne que le rendu "change positivement" par rapport aux offres précédentes.
“Le service support XaitProposal est très réactif et nous apporte toujours des conseils et solutions concrètes”.
Les objectifs initiaux ont été atteints :
Dans une démarche d’amélioration continue, Bouygues Telecom prévoit d’optimiser encore davantage ses processus avec XaitProposal, notamment via :
L’objectif à long terme est de maintenir un haut niveau de qualité tout en améliorant continuellement l’efficacité des réponses aux appels d’offres.
L'équipe des administrateurs B. Propale. |